酒店管理知识之例会的作用
例会在酒店内部管理过程中，必不可少，作用重大。例会开得好，就能起到沟通信息、协调工作、解决问题、改善管理、带动经营等作用，达到统一认识、部门协调、团结一致、达成统一认识等目的，实现各个部门充分协调，全体员工团结一致，从而不断提高经营管理水平和服务质量水准，也有利于形成开放、透明、民主的企业文化氛围。各酒店的例会名称不一，形式多样，模式不定，成效各异。如何建立科学高效的例会模式，值得研究。
一、 会议要素及形式选择
会议的要素包括会议时间、会议内容、会议主持人、会议参加人、会议程序、会议结论、会议记录等。与会人员一般包括酒店领导、各部门经理和主管。如果有重大问题布置或总经理专题讲座，则可扩大至领班人员参加。
企业组织形态不同，例会形式就应不同。例会形式一般有日例会(晨会)、周例会、月例会、季度例会等。小酒店和规模较大的酒店的部门一般应召开晨会，约10—30分钟;单个酒店应选择周例会，约1—2小时;酒店或酒店管理(集团)公司应选择召开月度例会或季度例会，可为半天或一天。董事会应选择召开季度例会或半年例会等。根据需要，酒店也可召开专题月例会，如安全月例会、成本控制例会。
二、 会议程序及分析内容
例会开得是否有效，关键有二：一是在于各部门的汇报是否详细、分析是否齐全到位;二是在于是否形成明确结论和详细安排。
会议程序应该事先规定好。以三星级酒店为例，应先从财务部、各业务部门、行政与后勤保障部门的.次序开始汇报。财务部汇报上月整体经营情况，并进行必要的对比分析(于上月、与往年同期、与预算、与考核指标)分析;公关营销部汇报上月营销情况;客房部汇报上月客房接待、保障、客房服务工作情况;餐饮部汇报上月餐饮经营、服务等情况;工程安全部汇报上月工程维护、治安消防等情况;综合办公室汇报上月人事、培训、党群、采购、安全等情况。最后酒店领导讲评、讲话。
三、 汇报的基本内容
酒店召开月(周)例会时，各部门主要汇报的内容是：
1. 财务部工作月报：
l 通报上月酒店的整体经营和各部门收支、执行预算等情况，并进行详细财务分析;
l 各项合同签订、执行情况通报;
l 应收帐款处理情况;
l 对今后经营提出财务相关建议;
l 下月主要财务工作计划。
2. 公关销售部工作月报：
l 主要竞争对手及本店的住房率;
l 平均房价，市场占有率等;
l 客人构成情况分析，包括接待总人数、比例，特别是南航客人的人数及占总人数的比例、客人性别比例、散客人数与比率、协议单位(前六名)开房情况，团队比率等;
l 客户关系管理和市场开拓情况，如签约合同单位(总数、新签、续签、退约)、前10名重要客户排名榜、走访客户情况，销售计划与方案等、主要客户在店活动和消费情况;
l 会议销售与接待保障情况，会议主办单位、规模、类别(培训、会议、展览、聚会等)、接待人数、收费、会议住房、会议就餐;