加强应收账款内控制度建设

摘要:本文分析了应收账款存在的风险,提出了应从信用管理控制、销售管理控制、财务管理控制、责任监督控制等四个方面入手建立应收账款的内部管控制度,降低企业经营风险,保障企业健康发展。

加强应收账款内控制度建设

关键词:应收账款信用控制风险

应收账款是企业在正常经营过程中,对外销售货物、提供劳务等而应向购买货物或接受劳务的单位或个人收取的款项,是企业流动资产的重要组成项目。应收账款是企业采取赊销方式产生的,其存在对企业经营的影响具有正负两面性,一方面可以增强企业市场竞争力,促进销售,扩大市场份额,增加销售收入,减少库存,给企业经营带来诸多积极影响。另一方面应收账款的存在又具有一定风险,过高的应收账款会大量占用企业流动资金,影响企业流动资金的正常周转和运营能力,增加企业管理成本,增大应收账款坏账损失的机率等。国内企业现行的重销售和利润目标的考核机制,使得企业通常把扩大销量放在首位,追求利润增长,而相对忽视企业现金流,认为货物发出去了才有货款回笼,客户所欠的货款是迟早要收回来的,应收账款风险意识不强。 1 应收账款存在的风险

1.1 夸大企业经营业绩

我国现行的会计记账基础是权责发生制,企业发生的当期赊销全部记入当期收入,就是企业产品已经发给客户,销售发票已经开出,对应的货款却不能同步收回,而销售已告成立,销售收入必须确认。这种货款尚未回笼的销售,势必使产生没有现金流入的损益,也就是说赊销可以使企业产生更多的销售收入和利润。因赊销产生的利润没有相应的现金流入,而是以应收账款债权形式存在,一旦收不回,这部份利润就属虚增,因此,会计准则要求企业按照应收账款余额的一定比例提取坏账准备,如果实际发生的坏账损失超过提取的坏账准备,会给企业带来更大的损失。

1.2 降低企业资金使用效率,增加资金成本

企业应收账款的不断增加,一方面必然占用大量的流动资金,使得流动资金周转放缓,资金逐渐紧缺;另一方面企业通过赊销扩大了市场份额,增加了销售收入和利润,因赊销的货款尚未收回,而赊销产生的销售税金、所得税等各种税费必须按期支付,增加了现金的流出,加大了企业资金压力。为确保正常经营所需资金,企业不得不举债补充流动资金,造成财务费用增加,资产负债率上升。

1.3 管理难度加大,增加企业管理成本

由于企业应收账款的大量存在,特别是逾期应收账款的比例不断上升,导致被占用在应收账款上的资金丧失了其时间价值,增加了资金的机会成本。为加快货款回收,企业势必采取措施加大应收账款催收,如:如提高承兑汇票收款率,以物抵债,债务重组,委托讨债公司收款等。在应收账款的催收过程中,企业需要投入大量的人力、物力和财力,增加了管理的难度和成本。 2 应收账款的内部控制制度

目前,我国企业的应收账款管理还存在许多问题,很多企业没有建立一套较完整的应收账款内控制度,如未对应收账款进行风险信用管理、没有建立赊销制度、日常销售控制制度、责任监督制度等。没有将应收账款的事前控制、事中控制和事后控制有机结合起来,形成一套完善的全过程控制制度。对应收账款的风险意识不够,风险防范意识淡薄,运用法律手段解决债务纠纷的意识不强,造成大量坏账的产生。因此,企业应加强应收账款内部控制制度建设,从源头和制度上控制应收账款风险。

2.1 建立客户信用管理制度

（1）开展客户资信情况调查。企业在没有对客户资信状况进行调查,没有较全面准确地撑握客户信息的情况下,急于赊销是造成应收账款呆坏账的'重要原因之一。因此,企业在经营过程中应通过各种渠道收集有关客户的信息,包括客户的财务状况、资金状况、市场网络、营销能力、行业地位、产品品质、以往业务记录、履约信用、组织管理、负责人个人资料等,建立客户信用档案。客户信息取得的渠道主要有:客户公开披露的财务报告和其他信息,企业的营销人员及相关人员对客户进行实地调查,与同一客户往来的其他单位交换有关信息资料,从监管的职能部门如工商、银行、财税等部门间接了解。

（2）评定客户信用等级。企业可根据收集的客户信用资料,结合企业的实际经营情况,运用科学分析方法,对客户的资信进行综合评定,确定客户的信用等级。企业对客户信用实行动态管理,结合客户实际业务往来信誉情况,定期梳理和重新调整客户的信用等级。

（3）制订合理的信用政策。基于风险控制原则,企业应根据客户信用等级,对客户进行分类管理,对不同信用等级的客户实行不同的发货控制政策,信用等级越高给予的赊销政策相对宽松一些,信用等级越低赊销控制就越严,低于最低信用控制标准则实行现款销售。为促使客户尽早付款,企业还可根据付款期限和付款方式附加相应的现金折扣。

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2.2 完善销售管理制度

（1）建立销售合同管理制度。销售合同是明确业务双方权利和义务的法律依据,也是企业催收应收账款最重要的凭据之一。企业应建立完善销售合同管理制度,明确销售合同管理部门,销售合同的签订办法、程序,审批权限。除即时结清货款的交易外,所有业务要签订书面合同,涉及重大交易的合同应咨询法律顾问,并提请企业经营班子研究决定。合同管理部门应加强合同

台账管理,平时注意收集、记录、整理各类应收账款债权凭据,如送货回单、对账单等,做好风险防范的法律基础工作。

（2）建立发货审批制度。正常情况下，销售发货部门根据企业信用政策实行发货控制，但实际营销过程中存在较多的特殊情况，需区别对待发货。因此，企业应结合客户信用等级管理，明确赊销的审批权限，分别规定各业务部门、业务经理的赊销审批权限，超权限的须逐级报经上级经理或总经理审批。审批制度要明确各级审批责任人的权限和职责，实行“谁审批，认负责”，把赊销业务风险控制在企业可承受的限度内。

（3）建立业务台账管理制度。企业销售部门应当分业务部门、分区域、分业务员、分客户设立应收账款业务台账,序时记录各客户每笔业务的发生日期、发货数量、金额、开票、收款额、收款方式、欠款余额等详细信息。定期分析、编制客户信用政策执行情况信息,对超出信用控制范围的客户,提请有关责任部门和责任业务员采取相应措施催收货款。业务员须分客户登记应收账款业务台账,逐笔记录所管辖每个客户的发货、开票、收款、欠款余额情况,并定期与业务部门销售台账和财务应收账款明细账核对。

（4）定期对账管理制度。对账工作是应收账款日常风险控制的一个重要环节,有些客户把拖欠供应商的货款作为公司筹资的一种主要手段,尽可能增加欠款额度和延长付款周期,将供应商的应收账款作为一种“无息贷款”,长期占用,因怕供应商通过法律途径索取货款,往往拒绝对账,或只对账但不签章确认债务,到了付款时又以账目不清为由,拖延甚至拒绝付款,所以企业必须重视和规范日常对账工作,建立定期对账管理制度。①要有明确的对账时间和内容要求,规定多长时间必须与客户对账,对账工作作为业务部门和业务员的一项主要工作,与绩效挂钩,要给业务员和客户养成定期对账的习惯。②业务员每月与财务部门提供应收账款分户往来明细账核对,出现不一致时,查明原因,调整记录。③业务员根据与财务核对一致的台账,定期与客户进行核对,取得对方确认并签章的对账单,作为双方对账的原始依据。④企业每年要组织财务、审计和信用管理部门全面清查各项应收账款。根据客户往来及对账情况分析,不定期抽查业务员台账,在业务员的配合下直接参与部分客户的现场对账,提高对账单的有效性和可靠性。

2.3 加强财务管理控制制度

（1）总额控制制度。应收账款总额控制可分为绝对额控制和相对额控制。企业应根据年度经营计划、经营策略等因素,确定当年的应收账款绝对控制最高限额,同时辅以货款回收率的相对指标控制,并分解到各业务部门、业务员、重点客户。对那些往来多、金额大或信用较差的客户更应加强总额控制,不得超信用限额赊销以免发生坏账。

（2）账龄分析制度。财务部门应结合对客户销售贡献、利润贡献等价值贡献分析,每月对应收账款进行账龄分析,并及时反馈给业务、信用管理等相关部门。相关部门应把逾期的应收账款作为收款工作的重点,分析产生逾期的原因,采取相应的收账方法,对经营情况恶化,资金异常紧缺的客户,要采取果断措施收款,尽可能减少损失。

（3）坏账准备金制度。有赊销就有应收账款,有应收账款就有发生坏账的可能,因此,企业在会计核算上应遵循谨慎原则要求,合理估计可能发生的坏账损失,根据应收账款账龄确定一定的计提比例,按应收账款年终余额计提坏账准备,建立弥补损失的坏账准备金制度。对逾期应收账款,特别是长期挂账的应收账款要逐一分析原因,核实确认,对确实不能收回的应及时作为坏账损失处理。同时对已作坏账处理的应收账款,企业不能放弃对它的追索权,对处理的坏账属于逾期3年以上的应收账款,应当实行账销案存管理,做好后续跟踪和债权追索工作。

2.4 强化责任考核监督制度

(1)建立责任考核制度。企业业务部门、业务员往往为了追求销售业绩而盲目扩大销售,加之内部控制不到位,导致应收账款大量增加。因此,企业应强化对业务部门的管理,以每个业务部门和业务员作为一个责任中心,明确业务员为应收账款的第一责任人,业务员部门为应收账款的第一责任部门。对应收账款的收回实行终身负责制,加强对业务员销售回款率和应收账款占用额的考核。一是应收账款的产生与业务员的收入挂钩,超出规定期限未收回的应收账款,业务员应承担一定的资金占用利息,直接在其当月业务提成中扣除;一旦发生呆账,就根据谁经手、谁审批、谁负责的原则,按内部制度进行惩处,其呆账金额由相关责任人员共同承担,从其年度考核奖金中扣除,年度考核奖金不足扣除的,结转下年度扣除,直至扣完为止。二是建立风险抵押金制度,业务员交纳一定额度的风险抵押金,或从业务员月度业务提成收入和年终奖励中提留一部份作为风险抵押金,作为发生较大坏账的扣除准备金。

(2)建立责任催收制度。业务员是应收账款收回的第一责任人,业务部门作为业务员的管理部门,要时刻关注业务员及客户的应收账款情况,提醒业务员及时依约向客户收款。公司内部相关职能部门要做好应收账款动态分析、跟踪工作,对逾期的应收账款,要业务部门采取多种方式抓紧催收,并将逾期应收账款的回收与业务部门月度绩效考核挂钩。对于业务员确实难以收回的应收账款,公司要组织相关人员成立清欠小组,负责催收。

(3)建立内部审计督查制度。企业应建立销售管理专项审计制度,定期或不定期地对应收账款事前、事中、事后的内部控制制度执行情况进行专项审计。通过审计及时发现销售管理存在的问题和漏洞,防止因管理不到位出现客户信息失真,信用政策不合理,合同签订不规范,赊销审批不严,到期货款不及时催收,不按要求对账,货款挪作他用等现象,造成应收账款长期挂账。督促相关部门严格执行应收账款内部控制制度,提高风险防范意识,减少应收账款坏账损失。

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