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公务接待手册

时间:2021-06-23 15:47:00 公务接待 我要投稿

公务接待手册

  某公司

  务

  接 待 (草案)

  办公室 X年X月X日

  册商 手

  一、总则

  1、为规范公司商务接待活动,在保证商务接待效果的前提下,加强商务接待费用控制,特制订本手册。

  2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一,参加接待的工作人员要遵守纪律,有礼有节、热情大方,树立公司的良好形象。

  3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核,适用于公司的全部商务接待活动的管理。

  二、管理职能

  公关部是公司接待工作的管理部门,公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。

  三、商务接待工作原则

  1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广,必须坚持重点、兼顾一般,按照对等接待、各负其责、相互配合的原则,上下一致,齐心协力,共同做好接待工作。

  2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务,提高办事效率、热情周到,视客情适度接待,提倡节俭,反对浪费,注重思想情感交流,不推诿扯皮,不应付拖拉。

  3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由管理中心另行审批。

  四、接待职责分工

  1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。

  2、接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下: ①公关部:提供一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。 ②前台秘书或总裁秘书:负责来客引入及会议室的环境保持。 ③商务接待秘书:提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。 ④商务接口部门:负责接待洽谈并陪同始终。 3、公关部主任对接待工作负有全面责任。

  五、商务接待标准

  公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。主要划分为4个级别:普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。

  1、普通接待

  2、中级接待

  3、高级接待

  4、特殊接待

  六、商务接待流程

  1、商务接待的申请与审批①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门主管审核,主管副总裁审批后,报管理中心商务接待秘书申请安排接待; ②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议; ③公司高层领导的`商务接待活动,由其助理、秘书填写《商务接待申请》,并作为接待负责人; ④商务接待秘书接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认; ⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批,审批层级如下:

  ⑥准进行审批; ⑦商务接待秘书将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,作为预支、报销接待费用的预算凭证。 2、商务接待的实施 ①商务接待秘书依据获批的《接待行程安排表》,落实各项接待安排的责任人及物品Z办; ②商务接待秘书将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人,以及接待活动相关领导,以便合理安排时间; ③商务接待秘书依据接待行程安排,协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排; ④商务接待秘书依据接待行程安排,制作《来宾接待手册》,交由接待负责人,送至来宾; ⑤接待负责人或公司,应根据接待行程安排,前往车站、机场接送来宾,并陪同来宾办理入住、结算手续; ⑥如接待负责人无法陪同,可由商务接待秘书或司机代为行使接待负责人职责; ⑦接待负责人应严格执行接待行程安排,保证各项接待活动的有序衔接; ⑧公司领导与来宾合影后,由商务接待秘书将照片制成相框,交由接待负责人送达来宾,留作纪念;

  ⑨来宾送行后,接待负责人应适时致电来宾,在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见,以及对公司接待安排的满意度,并及时填写《商务接待总结报告》,以便公司进行改进。

  3、商务接待行程的变更①商务接待过程,如来宾要求对行程安排进行调整,现场陪同人员(接待负责人、司机及其他陪同人员)应及时将调整意见通知商务接待秘书; ②商务接待秘书收到行程调整意见后,应立即对《接待行程安排表》进行调整; ③如行程调整仅限时间安排调整,商务接待秘书应将调整后的《接待行程安排表》报管理中心主任审批后执行,并将《接待行程安排表》副本发至相关人员; ④如行程调整导致预算增加,商务接待秘书应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行,并替换原《接待行程安排表》正、副本; ⑤商务接待秘书应根据调整后的行程安排,重新制作《来宾接待手册》,并送至来宾。

  七、费用报销

  1、商务接待结束后,参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至商务接待秘书,统一办理报销手续,无故超过30天未提供票据的,不再予以报销,由财务部由责任人的工资中扣回预支费用;

  2、实际发生费用在已获批预算额度内的,由商务接待秘书持发票至财务部报销; 3、实际发生费用超出获批预算额度的,由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因,按照商务接待审批权限进行审批,获批后方可报销;

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