物业档案管理制度精选（15篇）

　　在不断进步的社会中，越来越多人会去使用制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。拟起制度来就毫无头绪？下面是小编整理的物业档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

物业档案管理制度精选（15篇）

物业档案管理制度1

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　(一)管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

　　3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行;

　　2、专人管理(由负责内勤的.管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业档案管理制度2

　　一、物业管理公司档案管理规定:

　　1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

　　2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

　　3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

　　6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

　　7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

　　8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

　　9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

　　二、物业管理公司保密规定:

　　1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

　　2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

　　3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

　　5.公司制定的'各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。

　　实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。

　　6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

　　7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

　　8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　三、物业管理公司档案资料:

　　1、物业管理公司验收档案:

　　1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;3.)机电设备保养合约;

　　4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

　　5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);

　　6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);2、物业管理公司二次装修档案:

　　1)用户单元二次装修图则及审批手续;2)二次装修期间管理处监督检查资料;3、业户资料:

　　1)入伙情况记录;2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);

　　4、物业管理公司管理文本汇编:

　　1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

　　2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

　　3.)物业管理公司各项管理分包合约;

　　5、物业管理公司设备维修保养类:

　　1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;3.)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;

　　4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;

　　6、物业管理公司设施设备检测类:

　　1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;3.)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;

　　4)避雷系统要有定期检测报告;

　　5)应有定期沉降检测报告;

　　6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

　　7)其它设施设备检测记录资料;

　　7、物业管理公司物业管理处运作类:

　　1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;2)物业管理公司管理费收缴情况3.)物业管理公司管理费财务报告

　　4)物业管理公司物业管理处运作报告;

　　物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)

　　(八)依据《中华人民共和国国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。

　　公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

　　确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

物业档案管理制度3

　　一、档案的建立。

　　1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

　　1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

　　1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

　　1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

　　1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

　　1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

　　1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

　　1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

　　1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

　　二、档案管理

　　2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

　　2.2档案管理要求：

　　2.2.1进行标准化的`档案管理。

　　2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

　　2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

　　2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

　　2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

　　2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

　　2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

物业档案管理制度4

　　1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

　　(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。

　　(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告'。

　　(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。

　　2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

　　(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;

　　(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;

　　(3)从物业管理协会会刊中收集;

　　(4)征订有关物业管理的.专业信息、刊物及法规汇编等资料;

　　(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;

　　(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;

　　(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

　　3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

　　(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

　　(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料;

　　(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;

　　(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

　　(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

　　a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

　　b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。

　　c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。

　　(7)档案材料的卷宗的处理:

　　a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

　　b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;

　　c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;

　　(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。

　　4、物业管理应保存的基本材料有哪些

　　物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。

物业档案管理制度5

　　第一章拟建立的规章制度

　　一、拟建立的公众管理制度

　　包括xxxx

　　二、拟建立的内部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。详细内容此处略。

　　三、拟建立的质量手册及程序文件

　　包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。详细内容此处略。

　　四、拟建立的工作手册

　　包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。详细内容此处略。

　　五、拟建立的质量记录文件

　　因数量达几百份,此处省略

　　第二章档案的建立与管理

　　一、物业档案建立的内容

　　档案建立的内容包括:业主入伙资料;客户家庭资料;客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

　　二、物业档案管理的具体措施

　　客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

　　1、客户档案的收集

　　设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。

　　2、客户权籍资料管理

　　从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。

　　3、客户档案的整理

　　各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

　　4、客户档案的归档

　　凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的.内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　5、档案的利用

　　为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　6、客户档案的管理

　　客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

　　第二节房屋管理与维修养护

　　1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。

　　2.无违反规划乱搭乱建,无擅自改变房屋用途现象。

　　3.房屋外观完好、整洁,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。

　　4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观,无安全隐患或破损。

　　5.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装

　　户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。

　　6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。

　　7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。

　　1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案)

　　2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录)

　　第三节共用设施设备管理

　　1.共用配套设施完好,无随意改变用途。

　　2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。

　　1)设备运行维修工作程序

　　2)设备巡查记录

　　3)设备保养记录

　　3.室外共用管线统一入地或公共管道,无架空管线,无碍观瞻。

　　4.排水、排污管道通畅,无堵塞、外溢现象。

　　5.道路通畅,路面平整,井盖无缺块,无丢失,路面井盖不影响车辆行人通行。

　　6.制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。

　　1)电室管理规定

　　2)配电系统工作内容及操作程序

　　3)路灯、楼道等公共照明设备完好

　　第四节安防、消防、车辆管理

　　1.小区基本实行封闭式管理

　　1)小区实行24小时封闭管理资料

　　2)治安管理规定

　　3)门卫管理规定

　　2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度,护卫熟悉小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。

　　1)护卫部工作、内务条令

　　2)护卫岗位职责

　　3)各种工作记录、资料照片

　　⑴护卫值班记录

　　⑵护卫训练记录

　　⑶夜间巡查记录

　　⑷来访登记表

　　⑸护卫培训日程、训练记录及资料

　　⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料

　　⑺护卫基础知识考核答卷

　　⑻护卫文明值勤,装修巡查等资料

　　3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施

　　1)警示牌标识卡等

　　2)突发事件及异常情况处理措施

　　3)常见治安刑事案件及处理措施

　　4)常见的几种可疑情况及处理措施

　　5)紧急情况记录表

　　4.消防设备设施完好无损,可随时起用,消防通道畅通,制定消防应急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火灾应急方案

　　3)消防通道畅通

　　4)定期进行消防巡视,检查维护消防设施、器材等资料

　　5)护卫随时巡查营业房消防设施

　　6)义务消防队员消防演练

　　5.机动车停车场管理制度完善,管理责任明确,车辆进出有登记。

　　1)机动车停车场管理规定

　　2)机动车停车场登记

　　3)护卫巡逻记录

　　4)护卫工作考核标准

　　5)交通指挥管理规范有序

　　6.非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放,管理有序。

　　1)非机动车管理规定

　　2)按规定位置停放、管理有序

　　3)护卫工作考核标准

　　第五节环境卫生管理

　　1.环卫设备完备,设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。

　　1)环卫设备台帐

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清洁工作清洁小区环境卫生资料

　　2.清洁卫生实行责任制,有专职的清洁人员明确的责任范围,实行标准化保洁。

　　1)清洁卫生工作标准及考核办法

　　2)清洁卫生工作考核表

　　3.垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀

　　1)消毒灭蝇工作资料

　　2)定期投鼠药资料

　　4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。

　　5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物,小区内卫生照片等资料。

　　6.房屋共用部位保持清洁,无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。

　　7.商业网点管理有序,符合卫生标准,无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。

　　8.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。

　　9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。

　　第六节绿化管理

　　1.小区内绿地布局合理,花草树木与建筑小品配置恰当。

　　2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。

　　3.花草树木长势良好,修缮整齐美观,无病虫害,无折损现象、无斑秃。

　　4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。

　　第七节精神文明建设

　　1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。

　　a提高业主自治自律行为宣传教育资料

　　1)经常进行政府有关法律法规宣传教育资料

　　2)建立业主产权区域建设,爱护小区公共设施资料

　　b小区安全文明消防宣传栏告示档案资料

　　c小区住户参与文化娱乐活动资料

　　d培训护卫消防安全知识,培训资料

　　第八节管理效益

　　1.管理服务费收缴率为98%以上

　　1)20xx年xx月至,收费报表

　　2.提供便民有偿服务,开展多种经营,便民服务项目资料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的财务报告

　　3.本小区物业管理经营状况。向小区住户公布物管费收支报告

　　资料

　　a业主档案资料的内容

　　1]业主情况登记表、照片、身份证复印件

　　2]业主临时公约承诺件

　　3]前期物业管理服务协议

　　4]室内装修管理协议书

　　5]消防安全责任书

　　6]业主装修检查记录表

　　7]室内装修申报表

　　8]装修申报所提供的平面图、管线图等

　　9]装修违规的整改通知书

　　10]业主与物业管理处达成的书面协议

　　11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录

　　12]其它

物业档案管理制度6

　　一、档案分类

　　1、一般文档:

　　①人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的招聘等相关工作业务资料，由经办人保存，年终根据内容价值酌情归档。

　　②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、成文时间编号装订成册。

　　③外部文件包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文、社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。

　　2、人事档案

　　①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。

　　②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。

　　二、档案管理规定

　　1、人事档案管理

　　①总办负责公司员工人事档案的管理;

　　②总办在员工入职当天建立员工人事档案;

　　③员工离职，办理相关手续后，总办将离职人员档案永久、专门存放;

　　④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定，查阅员工人事档案应经总办主任批准，并办理相关手续，档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

　　2、人事档案建立

　　①员工人事档案是公司为每个员工建立的`内部人事档案。凡进入公司工作的员工，总办需为其建立人事档案，包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。

　　②员工在入职前，需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责，连同求职申请表归档保存。

　　③员工试用期满考核合格后，公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。

　　④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。

　　⑤员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。其中不包含秘密内容，总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。

　　三、附则

　　1、公司所有人事档案仅供公司内部使用，由总办负责统一管理。

　　2、其他各部门人员应积极配合总办，做好档案管理工作。

物业档案管理制度7

　　档案管理作为物业管理的'重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。

　　1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责;

　　2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理;

　　3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找;

　　4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件;

　　6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。

物业档案管理制度8

　　一、物业管理企业档案管理规定：

　　1．企业各物业项目的档案资料规定由物业管理企业主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文献存档、注记工作。

　　2．有关物业管理企业验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务汇报、员工人事资料等档案规定集中存档，文献柜规定上锁，未经主管许可，他人不得动用。

　　3．物业管理企业档案资料必须按企业规定规定存档，做到图有袋、文有夹，汇报类文献编目录索引，档案类文献有存档文献清单及编号目录。

　　4．物业管理企业档案目录及存档文献清单每季度上报企业立案。

　　5．物业管理企业档案在历任主管调职、任职时应向企业或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

　　6．物业管理企业档案平常需常常使用部分应复印备份，原件寄存在档案中不得随意使用。

　　7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

　　8．企业将定期巡查上述规定所提及之规定贯彻状况，对不符规定的保管负责人将作合适处分。

　　9．物业管理企业档案资料因保管不妥而导致遗失、泄密的，对物业管理企业有重大影响及损害物业管理企业企业利益的，企业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

　　二、物业管理企业管理保密规定：

　　1．在工作范围获有关的企业、物业管理企业内部资料，业主、顾客单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联络、购/租合约及金额、尤其条款、物业管理企业及企业内部状况、业主及顾客个人状况等均属工作保密范围。

　　2．业主、顾客及员工资料统一寄存在办公室文献柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理企业主管每周审核，其他工作人员未经许可严禁查阅。

　　3．物业管理企业物业管理处文献柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

　　4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联络、员工个人联络、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

　　5．企业制定的.各类物业管理企业规章制度及工作指导，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级他人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指导员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

　　6．公布的各类告知通告，应限定期效，过时收回。

　　7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，积极为企业及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向企业汇报。

　　8．员工因执行保密规定不妥，致使企业、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，企业将按员工守则有关规定从重惩罚，并由当事人个人承担导致的所有法律责任。

　　三．物业管理企业档案资料：

　　1、物业管理企业验收档案：

　　1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

　　2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文献；

　　3）机电设备保养合约；

　　4）公共区域设施设备验收记录（管理企业）；

　　5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理企业）；

　　6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理企业）；

　　2、物业管理企业二次装修档案：

　　1）顾客单元二次装修图则及审批手续；

　　2）二次装修期间管理处监督检查资料；

　　3、业户资料：

　　1）入伙状况记录；

　　2）业主（租户）状况登记（包括名称、单元号、联络人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

　　4、物业管理企业管理文本汇编：

　　1）管理协议、管理公约、顾客手册等统一装订成册；

　　2）物业管理企业各类管理规章制度及装修规定等；

　　3）物业管理企业各项管理分包合约；

　　5、物业管理企业设备维修保养类：

　　1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；

　　2）各类设施设备有独立的维修档案，及平常巡检维修记录；

　　3）重要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日志、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；

　　4）物业管理处有顾客维修保修单，维修后应有回访记录；

　　6、物业管理企业设施设备检测类：

　　1）变配电间要有供电部门定期电气测试汇报记录；

　　2）电梯要有劳动部门合格证书及年检汇报；

　　3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测汇报，清洗工

物业档案管理制度9

　　物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

　　物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

　　一、档案管理运作环节

　　1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

　　2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

　　二、资料分类整理

　　收集后的`所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

　　三、档案内容

　　范围分类资料内容

　　房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

　　技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

　　管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

　　业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

　　日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

　　四、资料归档整理

　　1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

　　2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

　　3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

　　4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。

物业档案管理制度10

　　(一)意义

　　(二)文件档案的类别与形式

　　公司文件档案包括以下各类别的'书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

物业档案管理制度11

　　为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　一、档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　二、归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

　　6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　三、档案保管制度

　　1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　7、经确定需销毁的`档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　三、档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

　　四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

物业档案管理制度12

　　为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

　　一、档案资料的归档管理

　　1.归档范围

　　a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

　　b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

　　c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

　　d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

　　e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

　　2.归档要求

　　a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

　　b.归档的文件材料要完整齐全。

　　c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

　　d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

　　3.归档时间

　　a.文书档案在第二年上半年内归档。

　　b.员工档案及时归档。

　　c.财务档案按季度归档。

　　4.归档份数

　　a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

　　b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

　　5.不归档文件材料的范围

　　a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

　　b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

　　c.未经会议讨论和领导审阅、签发的'未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

　　d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

　　e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

　　f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

　　g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

　　6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

　　二、档案资料的保管

　　1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

　　2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

　　3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

　　4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

　　5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

　　6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

　　三、档案资料借阅管理

　　1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

　　2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

　　3.在借阅档案时应做到以下几点:

　　a.办理登记手续,定期归还。

　　b.要爱护档案,不得丢失。

　　c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

　　4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

　　5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

　　6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

　　7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　四、档案鉴定和销毁

　　1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

　　2.鉴定的主要项目有:

　　a.档案保管期限表。

　　b.对到期档案提出存、毁意见。

　　3.确定保管期限原则:

　　a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

　　b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

　　4.鉴定工作应该定期进行。

　　5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

　　6.销毁档案的程序:

　　a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

　　b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

　　c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

物业档案管理制度13

　　物业档案资料的管理是物业管理工作中不可或缺的一部分。科学、规范的档案管理能够有效地为各项管理工作提供指导和服务。针对金沙咀国际广场物业的特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定，对物业档案资料进行有效的管理。

　　部门架构

　　董事长

　　物业经理

　　档案管理员

　　档案资料建立和管理流程

　　收集：工程技术、维修、改造资料；智能化系统技术资料；业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装修审批表；历次管理活动书面、音像资料等。

　　整理分类：技术资料；业主/物业使用人资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业主文件、通知、活动记录；财务帐表及分布方案。

　　归档：按照公司的《物业档案资料的建立与管理制度》进行建立，建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库。

　　利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还。

　　档案的建立与收集

　　1.设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

　　2.坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

　　3.办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

　　档案资料的整理与分类

　　整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

　　1.档案资料的整理

　　1）各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。

　　2）各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。

　　3）应充分利用原有资料作为整理的基础。

　　4）档案的整理必须保持文件之间的历史联系。

　　5）档案的整理必须便于保管和利用。

　　6）收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。

　　人力资源管理制度、内部制度、财务管理制度、各部门管理制度、小区项目工程图纸、物品验收及移交管理等是企业内部的重要制度和文件，对于公司的管理和发展具有重要的`意义。其中，档案资料的归档管理是非常关键的一环。

　　归档范围包括各部门和公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容，以及兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容，还包括各部门在专门业务活动中形成的各种档案，如会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等。财务资料则由财务部门归档管理。

　　归档要求包括：归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；是传真件的应复印后以复印件归档；纸张及文件格式必须符合国家要求，字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；文件材料的归档必须办理移交手续；声像档案的归档要求更为严格。

　　归档时间方面，文书档案在第二年上半年内归档；建设项目在竣工验收后一个月内归档；各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。归档份数根据具体情况而定。

　　2、档案管理员需要实现档案信息的录入化、智能检索化以及利用光盘实现档案的全文存储。此外，还需要对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，以防止档案资料的流失。同时，定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，并随时监督电脑使用人员的执行情况。此外，还需要定期对系统使用人员进行最新的安全技术培训，以实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施，确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。

　　3、档案鉴定和销毁是档案管理中非常重要的环节。档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案资料管理员负责。鉴定工作人员的任务包括负责制订本单位档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。确定保管期限原则包括对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存；凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。鉴定工作应该定期进行。档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。如果在鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。销毁档案的程序包括列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告，由单位主管领导审批，并报告由档案室保存。档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章。销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。

　　4、档案管理人员的岗位责任制非常重要。档案管理人员需要热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案。他们还需要坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献。此外，他们需要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神。他们需要努力研究，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域。最后，他们需要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风。

　　档案管理是企业管理的重要组成部分，其工作要求工作人员严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。

　　为了规范资料的归存、借阅、复印和保密，档案管理人员需要贯彻《物业档案资料的建立与管理制度》，包括文件资料的收集管理、归档范围、平时归卷、立卷等方面。同时，他们还应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录，并对公司档案所有内容进行备份存档。

　　为了保证档案的安全，档案管理人员应与企业签订保密协议，并遵守保密守则。这包括不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记录等。此外，他们还应该避免在非保密本上记录机密资料，在私人通信中涉及机密，以及在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密。同时，他们还应该避免在不利于保密的地方存放机密文件和资料，以及不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。