物业档案管理制度
在我们平凡的日常里，很多场合都离不了制度，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？下面是小编帮大家整理的物业档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
物业档案管理制度1
加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。
(一)管理内容：
1、工程档案：从接管开始的`所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;
2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;
3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;
4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;
5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：
1、制定档案制度，并严格执行;
2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;
3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;
4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
物业档案管理制度2
(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。
(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。
(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的.“维修管理”项目。
(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。
(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。
(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。
物业档案管理制度3
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的'书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
物业档案管理制度4
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。
2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。
3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。
2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。
（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
（4）文件的电脑存档。
（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。
（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。
3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的.情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。
五、文档的销毁
1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。
2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。
3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。
4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。
物业档案管理制度5
美术馆物业管理制度和档案的建立与管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
(一)档案制度建立与管理
1、主要思路
档案资料分类:依据美术馆的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的`需求。
档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。
档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重，互相补充，形成美术馆管理的无盲点网络。
区内各项管理工作必须建立档案资料，依照'采取的管理方式'中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。
2、建立档案、资料的分类检索
1)业主提供的资料
a、项目批准文件
b、用地批准文件
c、建筑执照
d、拆迁安置资料
2)技术资料
a.总平面图
b.单体建筑、结构、设备竣工图
c.消防、附属工程及地下管网竣工图
d.地质勘测报告
e.工程合同开
f.竣工报告
g.工程预决算
h.图纸会审记录
i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
j.隐蔽工程验收签证
k.沉降观察记录
l.竣工验收证明书
m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
n/新材料、构配件的鉴定合格证书
o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
p.砂浆、混凝土试块试压报告
q.供水的试压报告
r.绿化工程竣工图纸及相关资料
s.其他技术资料
3)管理处建立的资料
a.住宅区基本资料
b.住宅区分区资料
c.商业网点资料
d.娱乐设施资料
4)住户资料
a.住户入住资料
入住通知书
入住协议书
b.家庭人员档案
住户情况登记表
(二)管理处各项管理制度目录
序号文件名称文件编码
1管理处内部岗位设置、标准xx.00.01
2职业安全健康职责xx.00.02
3物料管理办法xx.00.03
4停电停水应急预案xx.00.04
5水浸应急预案xx.00.05
6治安应急预案xx.00.06
7文件质量记录管理办法xx.00.07
8犬类管理办法xx.00.08
9保安岗位架构图xx.01.01
10保安运作规程xx.01.02
11人员出入管理办法xx.01.03
12监控中心管理办法xx.01.04
13车辆管理办法xx.01.05
14保安岗位操作规程xx.01.06
15安保岗位标准xx.01.07
16燃放烟花爆竹管理规定xx.01.08
17保洁岗位监管规程xx.02.01
18绿化(地)养护监管规程xx.03.01
19消防安全管理办法xx.04.01
20火警应急预案xx.04.02
21消防设备(设施)运行管理办法xx.04.03
22消防设备(设施)操作规程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防设备(设施)维修保养规程xx.04.06
25弱电设备(设施)运行管理规定xx.04.07
26弱电设备(设施)操作规程xx.04.08
27弱电设备(设施)维修保养规程xx.04.09
28弱电设备(设施)安全管理制度xx.04.10
29电梯设备监管办法xx.05.01
30电梯故障紧急预案xx.05.02
31供配电设备(设施)安全管理制度xx.06.01
32供配电设备(设施)运行管理规程xx.06.02
33供配电设备(设施)操作规程xx.06.03
34供配电设备(设施)维修保养规程xx.06.04
35电工安全操作守则xx.06.05
36给排水设备(设施)安全管理制度xx.07.01
37给排水设备(设施)运行管理规程xx.07.02
38给排水设备(设施)操作规程xx.07.03
39给排水设备(设施)维修保养规程xx.07.04
40管道维修工作规程xx.07.05
41房屋设备(设施)安全管理制度xx.09.01
42房屋设备(设施)运行管理规程xx.09.02
43房屋设备(设施)操作规程xx.09.03
44房屋设备(设施)维修保养规程xx.09.04
45房屋、设备设施巡视内容与要求xx.09.05
46设备完好率标准xx.09.06
47房屋、设施维修保养规程xx.09.07
48服务供方质量监管规程xx.10.01
49雨
天防滑管理办法xx.10.02
50业户管理办法xx.11.01
物业档案管理制度6
为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。
1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。
2、设立相应的.档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。
3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。
4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。
5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。
6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。
7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。
8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。
10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。
11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。
12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。
物业档案管理制度7
1、目的
使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、适用范围
公司所有档案的管理。
3、公司资料室文档资料管理
3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。
3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。
3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。
3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。
3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。
3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。
3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。
3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。
3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。
3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。
3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。
3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。
4、各部门文档资料管理
4.1各部门文件分类及编制要求：
4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。
4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。
4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：
（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。
（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。
（3）通知类：内部各类通知。
（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。
（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。
（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。
（7）对外文件类：
①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；
②对客户发文等：
③其它类：如电话表、名单、启示等。
4.2质量管理部应保管的资料：
4.2.1发展商提供的资料：
（1）产权资料；
（2）技术资料（含图纸）；
（3）交接手续及清单等。
4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。
4.3各类文件更改要求：
各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。
4.4各类文件发放要求：
4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：
（1）部门负责人以上人员阅；
（2）主管级以上人员阅；
（3）内部传阅；
（4）张帖。
4.4.2重要文件的'发放应办理签收手续。
4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。
4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。
4.5电脑文档管理：
4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。
4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。
4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。
4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。
4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。
物业档案管理制度8
1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);
2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力量，消防设施、设备的分布;
3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，公安机关对案情案卷，保卫部对案情的调查案卷，公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的判决通知书，公安机关的`外调介绍信，案情通报;
4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的各类行文、饭店各项安全管理制度，对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、意见和建议，各项安全培训与考核记录，有关安全会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作计划和总结;
5、档案分类装存，编排序号，建立目录，严格履行借还登记手续。
6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。
物业档案管理制度9
1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。
2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。
3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。
4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。
5.人事档案内装材料禁止单页借出。
物业档案管理制度10
档案室管理规定
一、归档制度
1、归档范围
公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。
2、归档要求
归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。
3、归档时间:输完毕后,应立即归档。
4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。
5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。
二、保管制度
1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。
2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。
4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的.规定范围内。
6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。
7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。
三、档案借阅、复印程序
提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室
具体要求:
1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;
2、要爱护档案,::不得丢失;
3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;
4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;
5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;
6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。
物业档案管理制度11
一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的文件资料进行分类，整理、立卷，做好文件索引，归档存放、管理。
二、各类档案资料设专柜存放保管，分类编号、编注目录，以便查阅。
三、经领导批示传阅的文件，须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。
四、注意做好保密工作。借阅文件，须经领导批准。若需抄摘或复印，应事先请示，未经批准不提抄摘或复印。
五、业主档案资料设专柜存放、保管，未经业主许可或公司领导批准（除本公司有关工作人员外）不得查阅或泄露业主档案资料。
六、定时检查、核对档案件数，做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作，发现异常或丢失，及时向领导汇报，查明原因。妥善处理。
七、对已失去作用的'档案资料要进行销毁或用碎纸机处理，销毁档案资料要经过认真鉴定，列出清单，送领导审批后指派专人监销，防止泄密。
物业档案管理制度12
一、物业管理企业档案管理规定：
1．企业各物业项目的档案资料规定由物业管理企业主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文献存档、注记工作。
2．有关物业管理企业验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务汇报、员工人事资料等档案规定集中存档，文献柜规定上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理企业档案资料必须按企业规定规定存档，做到图有袋、文有夹，汇报类文献编目录索引，档案类文献有存档文献清单及编号目录。
4．物业管理企业档案目录及存档文献清单每季度上报企业立案。
5．物业管理企业档案在历任主管调职、任职时应向企业或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理企业档案平常需常常使用部分应复印备份，原件寄存在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．企业将定期巡查上述规定所提及之规定贯彻状况，对不符规定的保管负责人将作合适处分。
9．物业管理企业档案资料因保管不妥而导致遗失、泄密的，对物业管理企业有重大影响及损害物业管理企业企业利益的，企业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理企业管理保密规定：
1．在工作范围获有关的企业、物业管理企业内部资料，业主、顾客单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联络 、购/租合约及金额、尤其条款、物业管理企业及企业内部状况、业主及顾客个人状况等均属工作保密范围。
2．业主、顾客及员工资料统一寄存在办公室文献柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理企业主管每周审核，其他工作人员未经许可严禁查阅。
3．物业管理企业物业管理处文献柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联络 、员工个人联络 、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．企业制定的各类物业管理企业规章制度及工作指导，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级他人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指导员工培训，严禁任何形式的`抄袭及复印。
6．公布的各类告知通告，应限定期效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，积极为企业及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向企业汇报。
8．员工因执行保密规定不妥，致使企业、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，企业将按员工守则有关规定从重惩罚，并由当事人个人承担导致的所有法律责任。
三．物业管理企业档案资料：
1、物业管理企业验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文献；
3）机电设备保养合约；
4）公共区域设施设备验收记录（管理企业）；
5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理企业）；
6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理企业）；
2、物业管理企业二次装修档案：
1）顾客单元二次装修图则及审批手续；
2）二次装修期间管理处监督检查资料；
3、业户资料：
1）入伙状况记录；
2）业主（租户）状况登记（包括名称、单元号、联络人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
4、物业管理企业管理文本汇编：
1）管理协议、管理公约、顾客手册等统一装订成册；
2）物业管理企业各类管理规章制度及装修规定等；
3）物业管理企业各项管理分包合约；
5、物业管理企业设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
2）各类设施设备有独立的维修档案，及平常巡检维修记录；
3）重要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日志、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
4）物业管理处有顾客维修保修单，维修后应有回访记录；
6、物业管理企业设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试汇报记录；
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检汇报；
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测汇报，清洗工
物业档案管理制度13
一、档案管理总则
1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。
2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。
3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。
二、管理结构和职责
1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:
①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;
②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;
③组织培训各部门兼职档案管理员;
④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;
2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:
①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;
②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;
③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。
三、公司档案归档范围和要求
1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。
2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;
3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;
4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;
5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。
四、档案的管理
1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;
2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。
3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外,应采取补救措施,以减少档案的.损失;
4、档案管理部门应建立登记制度,对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;
5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案,并及时与总办档案管理员对接;
6、常用档案在使用中,档案管理员必须保持一份复印件存档,以便其他相关工作的查阅;
7、凡领用档案原件交相关部门留存者,必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整,并节省公司人力、物力,缩短办文时间;
8、部门撤消或变动,以及项目结束时,应将其档案收集齐全,妥善整理,严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续;
9、档案分电子文档和实物存取文档两种;
10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。
五、档案的利用
1、积极开展档案的利用,各部门因工作需要可查阅档案,充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用;
2、凡借阅档案的人员,必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注,必须保证档案的保密性,按时归还,如有损坏、涂改、丢失等,应及时追查责任。
六、档案的销毁
1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
2、按规定需要销毁的,凡属密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经总办主任批准。
3、经批准销毁的档案,档案管理人员应认真填写销毁清单,并由专人监督销毁。
七、附则
1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。
2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则,报总办备案;
3、有关档案管理的其他规范,与本规范配合执行。
4、对档案管理工作每半年进行一次检查,发现因管理不善,造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行,并且应采取一切补救措施。
八、项目图纸移交规定
1、针对地产公司开发的新项目,在正式出施工图时给物业公司发放的图纸(包括各专业相关图纸),作为公司的绝密文件,由专人负责保管。
2、工程竣工验收后,地产公司向物业公司提交整套工程资料,物业公司专人接收并签字确认。
3、服务中心成立后,项目资料移交服务中心,由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。
九、档案管理流程图:
1、项目资料:
相关部门分类整理
列出清单
部门经理审查签字
项目结束后移交公司档案员
档案管理员归类、编目组卷
建立电子档案
2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物:
3、档案借阅
填借阅申请单
总办审批
登记借阅
按时归档:
物业档案管理制度14
一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查
1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;
1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;
1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。
1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理
2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的'档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。
2.2档案管理要求：
2.2.1进行标准化的档案管理。
2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。
2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。
2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。
2.2.5坚持档案资料收集的系统化。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
物业档案管理制度15
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料
包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
(1)业户档案的收集
物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。
(2)业户权籍资料管理
从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。
(3)业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
(4)业户档案的归档
xxx华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的'先进手段进行档案资料的管理。
(5)档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
(6)业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
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