公文的概述及写作

公文的概述及写作

　　公文的概述

　　（一）公文的功能

　　1、公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在公务活动中发挥领导与指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。

　　2、公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于上级机关对发生的问题及时进行处理。

　　3、公文用于发布法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。

　　4、公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交通信息、商洽事务，在工作上取得协调与配合。

　　5、公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。

　　6、公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动的性质、状态，因此，具有重要的凭证作用。

　　（二公文的主要类别

　　依据不同的标准，可从多角度对公文进行类别划分，而其中较有实用价值的有如下几种：

　　1、根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，公文可分为通用公文与专用公文两类。

　　（1）通用公文。指党、政、军机关和人民团体、企业、事业单位和其他社会组织在公务活动中普遍形成和使用的公文。

　　（2）专用公文指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的公文。

　　2、制发公文的机关根据公文传递方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。

　　（1）上行文。指向所属上级机关发出的公文。

　　（2）下行文。指向所属下级机关发出的公文。

　　（3）平行文。指向同一组织系统或专业系统中的同级机关以及向非同一组织系统和专业系统的不相隶属的任何级别的机关发出的公文。

　　3、根据内容性质的差异，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等数类。

　　（1）规范性公文。指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章、制度等。

　　（2）领导指导性公文。指由领导指导机关制发的用于颁布法规、规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的公文。

　　（3）公布性公文。指内容可直接向国内或国内外公开发布的公文。如通告、公告等。

　　（4）陈述呈请性公文。指向所属上级机关陈述情况，汇报工作，提出建议，请求指示或批准的公文。如请示、报告等。

　　（5）商洽性公文。指无传递方向限制而内容多为平等协商讨论一般事项的函件等。

　　（6）证明性公文。指以对某组织或个人的身份、使命、资历的介绍和对有关各方面就共同完成一个目标而需要获取和履行的权利、利益、义务、责任的规定，以及对某些事件的证实为内容，可作为专门凭据的公文。如介绍信、证明信等。

　　4、根据公文涉及秘密的程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文等六类。

　　（1）对外公开的公文。指不涉及任何秘密可对国内外公之于众的公文。

　　（2）限国内公开的公文。指虽不涉密但不宜或不必向国外公布而只需在国内公开发布的公文。

　　（3）内部使用的公文。指虽不涉密，但不宜或不必对社会公开，只限在本机关、组织系统或专业系统内部使用的公文。

　　（4）秘密公文。指含有一般的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受损害的公文。

　　（5）机密公文。指含有重要的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受严重损害的公文。

　　（6）绝密公文。指含有最重要的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

　　5、根据对公文处理时间方面的限制和要求，公文可分为：平件、急件、特急件三类。

　　（1）平件。指无特殊时间要求，按工作常规依次传递处理的公文。

　　（2）急件。指内容较重要并紧急，需优先迅速传递处理的公文。

　　（3）特急件。指内容重要并特殊紧急，需打破工作常规随到随优先迅速传递处理的公文。

　　6、在机关内，根据来源可将公文分为收文、发文两类。

　　（1）收文。指本机关收到的来自外部的公文。

　　（2）发文。指由本机关制成发往外部的或只供内部使用的公文。

　　公文的格式要素一般包括：

　　（一）发文机关（版头）

　　发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

　　版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：

　　1、由发文机关全称或规范化简称加"文件"两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称"大版头"。例如，"浙江省人民政府文件"、"浙江省人事厅文件"。

　　2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称"小版头"。例如，"浙江省人民政府（通知）"、"××市教育委员会（函）"。

　　3、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

　　至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。

　　（二）公文份号〖ht〗公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。

　　（三）秘密等级〖ht〗公文的秘密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角"公文份号"之下。其具体标识为"★"，"★"前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按30年、20xx年、20xx年认定。

　　（四）紧急程度

　　紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为"特急"、"急"两种，标注在版头左上角"秘密等级"下。电报分别标注"特急"、"加急"。

　　（五）发文字号〖ht〗发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第12号文件，发文字号为"国发〔1998〕12号"。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。

　　（六）签发人签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧："签发人：×××"。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

　　（七）标题

　　公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

　　公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》，这里"国务院"是发文机关；"关于加强血吸虫病防治工作"是事由；"决定"是文种。事由一般都用介词"关于"和表达主要内容的词组组成介词结构。

　　拟写公文标题时，应特别注意以下几点：

　　1、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如"关于"的"关于"，"通知"的"通知"。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

　　2、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加"等"字，也嫌过长，但概括为"废止部分规范性文件"，就显得既明确又简洁。

　　3、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。

　　4、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。

　　5、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。

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