公文写作基础：公文写作层次和段落
公务文书结构的主要环节公务员写作在安排结构时，要把握好这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。
1、层次
层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。
层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。
公文的层次安排，有两种基本形态：一种是并列式，一种是递进式。
开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。
对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。
如果是从事物的表象逐步深人去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深人的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。
2、段落
段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。段落的划分使文章的结构更明晰、醒日。
相对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：
首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。
其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。
其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适?这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切害J得七零八碎的，读者也难以接受。一般说来，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度，特殊情况可以例外。
公文写作指导
(1)明确行文目的与要求
每一件公文的制发都是有其具体目的的。为了确保公文的目的能够得到实现，公文撰稿人在写作之前对这些目的应该具有真正、深入的了解，以免无的放矢，文不对题。对此，撰稿人还要明确有关写作的具体要求。因为，在公文写作中，文章主题的确立、材料的取舍，以及表达方式的确定和文种的选择都是以行文目的及行文要求为依据的。
公文的行文目的是指公文制发者希望通过发布公文而实现的结果或某种状态。行文要求则是指为实现这一结果或状态而由制作者向受文者提出的有关公文的执行、答复等事项的具体规定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的内容都是为实现这一目的服务的。同时，公文的表达方式及文种的的选择也要服从于实现行文目的需要。离开了行文目的，公文的内容、表达方式及文种的确定和选择就失去了依据和意义，文件自身也就因此而丧失了存在的价值。
在现实管理活动中，公文的行文目的与要求一般是根据现实的需要而确定的。制作者依据机关领导的授意而行事。授意必须清晰具体、确定无疑。要明确交待文件的收受对象、目的要求和主要内容。撰稿人要对机关领导的授意进行认真、细心地体会，并据此组织材料和写作。
(2)确立主题
公文的主题是指公文在汇报工作、说明事物、阐明政策中所表述的基本观点或主张，也就是公文的中心思想。从根本上来说，每一件行政公文的目的都是为反映某个问题，或依据一定的主张解决某个问题的。因而，公文的目的能否实现，在一定程度上取决于主题是否鲜明、正确。主题没有得到鲜明正确表现的文件是没有任何实效的。它们不仅无法为受文者提供某些有益的认识，有时甚至还会适得其反，即增加了受文者对某一问题认识的不确定性，从而使他们迷惑不解、手足无措。
现实生活中，有一部分公文的主题是根据机关领导的授意而确立的，还有一些公文的主题则是必须经过全面深入的调查研究才能确立。在确立主题的过程中，撰稿人最主要的任务是使主题具有高度的针对性，符合实际工作的需要，不仅有助于解决问题，同时还应便于受文者理解和执行。
(3)选择文种
文种，也就是公文名称。它是文件的一个不可缺少的组成部分。主要用以概括公文的性质、用途和作者的职权范围以及行文目的。公文文种不仅决定着文件的内容、结构及语言表述，同时也关系到公文的权威性和有效性。在撰写公文之前，作者必须正确地选择文种。
选择文种的依据主要以下四点：
其一，遵循国家关于公文处理法规的有关文种的规定。我国法规规定的公文种类包括命令、决定、指示、公告、通知等，公文制作者应根据实际需要从中选取，而不能生造或错用。
其二，依据作者与主要受文者之间的工作关系选择相应的文种。在选用文种时，如果不遵循机关之间的工作关系，在一定程度上会妨碍公文效用的发挥，严重的甚至会构成制作者的违法失职行为。
根据作者与主要受文者之的工作关系选择文种，要求撰稿人首先对这些关系有清楚的认识，以此来指导自己的行为。一般来说，当机关之间的关系不平等时，即是指导与被指导，领导与被领导的关系时，上级机关一般采用指导性、公布性的下行文种，如规定、决议、命令等，下级机关则使用陈述、申请性的上行文，往往采用商洽性文种，如函。呈请性或指令性的文种则不宜使用。
其三，依据制发机关的职权范围选用恰当的文种。
在现实管理活动中，有一些公文文种对使用者有明确的限制条件。只有具备这些条件的机关才可以采取这些文种。如命令，它是一种领导性文件，下级机关向上级机关行文或平行机关之间相互行文是不能够使用的。同时，也决非一切处于领导地位的机关或组织都可使用。任何机关都必须严格按照自身的职权范围行文，否则，所制发的公文一律无效。
其四，依据行为目的选择文种
各机关应依据公文的行文目的及表现主题的需要来选用文种。所选议程应该有助于实现行为目的和行为要求，有助于使公文主题得到正确、鲜明表现。在上行文中，报告和请示在性质上比较相近，但在表现主题、表明行文目的和要求等方面的作用却是不同的。报告可用于汇报工作、反映情况和提出建议，却不能表现有关请示事项的工作汇报或情况反映。文种选择不当，将会影响行文目的及行为要求的实现。
(4)调查研究、收集材料
材料对于公文写作来说是必不可少的，它既要确立公文主题的基础，同时又是表现主题的重要手段或工具。没有材料的支持，公文的主题就无法有效地表达出来，并为受文者很好地理解和接受。
在明确了行文目的与要求、选定公文文种之后，撰写者便应该通过深入调查研究来收集和占有材料。收集材料是占有材料的基础和前提，在收集过程中，材料的数量越大越好，要全面收集各种类型的材料。只有材料丰富、翔实，撰写人才有可能准确的把握事物的来龙去脉及其发展规律和条件。从而使文章具有较强的针对性及直接应用性。占有材料则是在广泛收集材料的基础上，经过认真分析或筛选而获得、吸收有用材料。
材料的来源除了现成的档案资料外，主要的是撰写人通过广泛、深入的调查研究所获得的第一手材料。在调查研究过程中，作者应该注意防止或消除各种主观因素的干扰。调查可采用会议、访问、问卷等方式来进行。对于调查所获得的资料，要进行认真的分析和整理，从中筛选出符合主题要求的材料，以求实现观点与材料的`统一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的说服力和有效性。
(5)选择恰当的表达方式
说明、叙述、议论是公文常用的三种表达方式。在写作之前，撰稿人需要根据公文的性质、行为目的与要求以及受文对象的实际状况等因素，确定一种或几种符合主题表现要求的表达方式。
撰拟文稿
必要的准备工作完成以后，撰拟文稿的工作便可以进行了。它包括安排结构、拟写提纲、书定文稿三个步骤。
(1)安排结构
公文的结构即公文的组织构造，它是指公文的数据构成。在公文写作中，安排结构的涵议是指具体确定公文的数据构成，同时对数据的表达次序、相互间的衔接酴以及正文开头结尾的方式等进行筹划。
其一，确定公文数据构成
为维护公文的权威性和有效性，公文的数据项目必须完整有效。各项数据的确立应以使公文发生效用的各种要求为依据，绝对不能把一切与有效实现行文目的无关的数据也强扯进来，数据的确立应该坚持少而精的原则，并且构成一个统一、完整的体系。
为保证公文的质量，各项数据所表达的信息必须完整正确，使受文者能够准确把握作者的意图，同时消作思想认识上的不确定性。其次，数据项目的选择也还应参照公文的具体情况而进行，不可生搬硬套。
其二，确定正文的表述次序
正文数据项目的次序安排一般需要撰稿人根据实际情况进行灵活处理。例题的表述次序，可以使公文层次精晰、条理分明，同时也为受文者阅读和理解公文提供方便。在现实生活中，有些公文依据事物发展的时间顺序排列次序，其特点是以文件所反映的客观事物发展的时间顺序为数据排列的主要线索。有些公文则按事物总体的各部分的性质及相互关系进行排列，也有的以事物构成要素的逻辑次序为线索。但是，不论采用何种方式，都必须考虑到不同文种的特点，并根据该文种反映信息的角度及方式进行排列。
其三，安排好层次、段落间的衔接与转换
公文的层次及段落物衔接与转换应该做到前后连贯，形成一个严密完整的有机整体。这一问题如何处理得当，不仅能够使公文结构更加周密严谨，文风顺畅通达，而且也有利于受文者阅读和理解。
具体衔接和转换方式的选择，应该视具体情况而定，尽量选取有效而又简洁的形式。同时，恰当地运用各种关联词，使之有效而又简洁的形式。同时，恰当地运用各种关联词，使之很好地发挥出承上启下的作用，从而进一步维护和突出公文的整体性。
其四，写好开头与结尾
公文的开头和结尾也是整篇内容的一个重要组成部分。它们的表述是否恰当或有力，在一定程度上也会对公文的质量产生影响。
公文的开头大都采取开门见山式，直接、平实是其显著特点。就其具体的表现形式来说，主要包括以下几种：以简要文字交待制发公文的目的和根据;简明揭示全文主题;概述有关制发公文的背景;阐明基本观点，以提问的形式表达出公文的结论;表明批准、批转、转发执行的态度;表示贺意、敬意、谢意等。
公文的结尾，又称结语，其功能主要在于维护公文的完整性，加深受文者对正文的理解。具有简练的特点。其形式也多种多样，主要有：使用专用词语，总结全文;对主题进行简要概括或强调，以加深读者的理解;再次强调行文目的或行为要求，发出号召，提出要求和希望;说明生效、施行时间或处罚措施等有关事项。
(2)拟写提纲
提纲即指公文的写作计划。在动笔之前，撰写人对全文的结构安排应有通盘考虑，据此对材料及各层次、段落的衔接与转换作出恰当的安排。
公文的提纲一般包括下述内容：公文标题;公文的开头;公文正文的表述层次与各层次中的论点、论据与安数安排;各个层次、段落间的衔接、转换、呼应;公文的结尾及其它数据项目。
(3)书写文稿
公文提纲拟定之后，就可以据此写作文稿。文稿应在各式规范的发文稿纸上形成，在写作时，公文中的人名、地名、数字、引文必须准确;引用公文需先引标题;后引发文字号，日期应写具体的年月日。此外，字迹要清晰规范，公文的结构层次也按统一规定书写。
审核修改
对于初创文稿的审核和修改也是非常重要的。审核修改的步骤是：首先由撰写者自己仔细推敲修改，对于重要的文稿则需提交组织讨论或请示领导。领导核稿是最后一道关口。
公文审核修改的内容主要是：文稿内容是否符合国家的法律、法规、政策;文字表述的准确性：文稿中所提工作原则、措施的可行性;书写字迹及文稿格式的规范性等内容。
签发定稿
签发是指机关或组织的领导人在对文稿作出终审核准之后，批准正式定稿并予以签署。这是公文生效的必经程序。它实际上是对文稿的一次全面核查。只有这项工作完成以后，公文才可发挥执行效用