秘书工作该具备的气质

秘书工作该具备的气质

　　秘书工作对秘书工作者要求特别高，要做一个合格的秘书，必须善于学习、勤于实践、敢于创新、甘于奉献，使自己具备一点即通的灵气、举重若轻的大气、与时俱进的锐气、默默无闻的“傻”气。

　　一、善于学习，培养一点即通的灵气

　　当今社会已进入知识经济时代，日进千里，领导者素质越来越高，趋向于高学历、高水平，秘书工作所面临的环境也越来越复杂，要求秘书工作者必须具备一点即通的灵气，举一反三的悟性。求木之长者，必固其根本;欲流之远者，必浚其泉源。培养灵气必须加强学习，学习之匙能开所有问题之门。一是端正学习态度─从零点起。态度决定一切，要有一种为人徒的心态，谦虚谨慎，一切从零开始。要有求饥若渴的学习欲望，学习上要不知足;要有只争朝夕的学习精神，舍得花时间，甘于流汗水。二是丰富学习内容─破万卷书。加强政治理论学习，加强党的方针政策学习，学会用马克思主义的方法、立场和观点来观察、分析和解决问题;加强秘书业务知识学习，熟悉工作流程，提升业务能力，提高工作效率;加强市场经济、法律和行政管理等相关知识学习，加强文学修养，拓宽知识领域，优化知识结构，熟悉新鲜事物，克服本领恐慌。三是拓展学习方法─采众家长。常言道：山不辞碎石方能成其高，海不辞滴水故能成其大。只有不断地汲取他人的智慧和长处才能不断地提高自己的能力。人伴良贤智转高，要向领导同志学;人民群众是智慧的创造者，要向群众学;三人行必有我师，要向同事学和业务骨干学;他山之石可攻玉，要借鉴其它单位的成功经验。

　　二、勤于实践，培养举重若轻的大气

　　秘书工作每天都要面对许多纷繁细乱的事物，要和各种人群打交道，经常会遇到各种预料不到的事情，这就要求秘书工作者必须有一种举重若轻的大气，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具备驾轻就熟的工作方法。实践出真知，实践出人才，只有通过不断的实践才能培养举重若轻的大气、驾轻就熟的工作方法。一是做小事要用“放大镜”。小事中孕育着大事，这是秘书工作的特点，如日常值班、上传下达、会场布置、后勤服务、接人待物等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，对全局工作造成不得的影响。因此必须胸怀大局、放眼宏观，要能“一叶而知秋”，拥有洞穿事物本质的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中见大、以大代小和以小促大。要建章立制，对看似小事的经常性工作，写在纸上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新意。二是遇事杂要像“计算机”。办公室工作千头万绪，任务琐碎繁杂。要避免眉毛胡子一把抓，头脑要像计算机一样有条不紊，绘制一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，不能乱为。要分清主次，避免重要工作没抓住，次要工作用力过了头，吃力不讨好，事倍而功半。要领会意图，不了解领导意图，是盲人骑瞎马，到处乱撞，干不好还会南辕北出。吃透了领导意图，办事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解。要遵守规矩，没有规矩不成方圆。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，能处理的敢拍板，要反馈的不截留。三是碰急事要像“稳压器”。办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，秘书工作者必须敏感、冷静，不能盲为。要泰然处之，不管事情多么突然，多么紧急，要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。要沉着应付，在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四，使问题复杂化以致妨碍问题的解决。要有主见，面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。四是做难事要像“救火队”。在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事，秘书工作者必须坚持做到：不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞;不怕得罪人，将自己的荣辱名利抛于脑后;不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、饿扁肚子也心甘情愿。

　　三、敢于创新，培养与时俱进的锐气

　　创新乃活力之源，乃事物进步的根本动力，没有创新，工作无异于无源之水，臭气熏天。秘书工作最忌墨守陈规。作为一个秘书工作者，要有前瞻性和发散性思维，要想领导之所想，想领导之未想，如果做不到这点，由领导支配着自己，被领导牵着鼻子走，这样是不合格的。因此，做什么事情，秘书都要想在前面，要走在前面，要写在前面，要有一股与时俱进的锐气，一股初生牛犊不怕虎的生气，要敢于突破常规，开拓创新。一是创新要从面上着眼，纲举目张。要创新思维方式，要打破惯例，开阔思路，用新的观念谋划工作，分析新情况，研究新问题，探索新路子。要创新制度，加强制度建设。要提高秘书工作效率，追求零误差必须要实现规范化和制度化管理，要用科学合理的制度规范每一个工作环节。要创新工作方法，发挥主观能动性，谋新策、出新招、创新意，把创新的理论和要求体现到工作中去。要创新服务内容。出主意当参谋，实现由被动服务向主动服务、滞后服务向超前服务、常规性服务向创造性服务转变，使服务内容更周到，领导同事群众更满意。要创新服务方式。要适应信息技术快速发展带来的新变化，努力创新服务手段，探索电子化办公，提高工作效率。二是创新要从点上着手，循序渐进。千里之行始于足下，创新也可以是一种改进，要从细节上总结升华，量的不断积累才会有质的飞跃。要从日常工作中做起，要从每一件小事做起，要从每一个工作环节做起。拓宽工作领域，拉长工作链条，改进工作方法，规范工作流程，都是一种创新。比如，遇到一件从来没经手过的事情，经过认真思考，最后圆满完成了工作任务，得到了领导的认可，及时把这种临时性的做法予以总结，使之经常化、制度化，这就是创新。再比如，在借鉴别人、总结自己的基础上，把原来的工作方法进一步规范化、科学化，使之更加符合工作的特点和规律，更能符合形势和任务的要求，这同样是创新。总之，要多留心，多借鉴，多研究，创造性地开展工作，要用一种蓬勃的锐气使工作不断推陈出新。

　　四、甘于奉献，培养默默无闻的“傻”气

　　秘书工作具有从属性、辅助性、被动性，秘书工作必须以服务为第一要务，并切实将服务意识转化为自觉行动。要搞好服务秘书工作者就要有吃苦耐劳、无私奉献的精神，要有一股默默无闻的“傻”气。树立不为名、不为利、埋头苦干的为民思想，两耳不闻名利事，一心只干手中活。甘为绿叶衬红花，甘为他人作嫁裳。一要树立“吃亏是福”的思想。秘书一天到晚忙个不停，工作强度大，工作时间长，工作内容杂，辛苦幕后无人知，风光台前没有份，如果没有不怕吃亏的精神，没有吃亏是福的思想，就耐不住清贫、守不住寂寞、干不好工作，得不到领导、同志的认可。二要树立苦中作乐的思想。秘书工作艰苦，生活清苦，作习毫无规律，上班要先于人，下班要后于人，晚上要挑灯熬夜，平时要随喊随到，动手的事多，动脑的事多，精神压力大，身体负荷大，生活空间小，工作待遇低，整天处于一种高度紧张和忙碌的工作状态，没有一种苦中作乐的思想是无法胜任的。三要树立“逆来顺受”的思想。受气是秘书工作者的家常便饭。工作中一件事做得不好或不是很圆满，有时会换来领导批评;下面的同志或群众来访，有情绪有委屈不管三七二十一，首先往秘书身上发;在家里，家属不理解，还要受委屈。所以秘书工作者必须要树立“逆来顺受”思想，能够正确对待批评和牢骚，学会换位思考，要把领导批评当作一种爱护，把群众的过激情绪当作是对组织的信任，把家属的牢骚当作是对自己的关心，只有这样才能心中无气，潜心工作。

　　秘书工作该具备的气质

　　一、要有深邃的思想观点，贵在创新

　　深邃的思想观点是当好参谋之本，做好秘书工作之魂。只有思想深邃，当参谋才有灼见，定事情才能精深，工作才能卓有成效。为此，应重点把握好两个方面：一是认识要深.认识不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质，不仅了解事物的现状，还能根据事物发展趋势有所预测。认识事物最重要的一点，就是把看到的事物的主要矛盾，对主要矛盾做出全面透彻的分析，才能准确地把握事态的发展变化。

　　同时，要善于从征兆中发现大问题，做到“平凡中见奇”。二是观点要新。当然新的思想和观点，不是“闭门造车”，别出心裁，更多的还是对在实践中提出的问题，有所提炼、概括和升华。如：能从司空见惯的现象中讲一点与人不同的见解，讲人人心中所想，笔下所无的东西;能把一些分析的意见，进行系统归纳和概括，能把原则性思想观点具体化;能提出突破性措施和建议，等等。这些都是“创新”。

　　二、要有广阔的视角，贵在灼见

　　角度是观察问题的立脚点。角度不同，对问题的认识就不同。正像苏轼诗云：“横看成岭侧成峰，远近高低各不同。”这说明看问题的角度是非常重要的。要写好材料，必须把握好自己看问题的角度。角度越正，看问题就越深。要站在改革的角度看问题。改革是当今集团公司的主旋律，是各项工作的主题。要“高站一步”，看问题的角度要高。同时坚持站在客观实际的角度，观察分析问题，这样，才会使我们看问题更全面、更扎实，提出的办法和措施更实际、更有针对性，才能站得高，看到远，站得牢，看得实，才能眼观六路，耳听八方，从而获得真知灼见。

　　三、要注意调查研究，贵在求是

　　实践证明，调查研究是认识事物、获得真知灼见、掌握第一手资料的重要手段。作为一名秘书，必须苦练调查研究的基本功，在求是上狠下功夫。

　　第一，要勇于从实际出发，敢于求是。敢，就是敢于面对现实，服从现实。面对现实，是指任何时候都不要拘泥于书本、文件和权威人士的结论和理论，根据实际情况，敢于提出自己的观点和看法;服从现实，就是发现真实情况和任何情况下，任何人面前，都敢于坚持和反映。搞调查研究必须具备追求真理的品质。如果不忠于事实，先入为主，按框框找例证，这种调查比不调查的危害更大。

　　第二，详细占有材料，实中求是。事实是“是”的载体，“是”是事实的灵魂。要求出“是”，必须掌握事实。但这种事实，不是支离破碎的、道听途说的、似是而非的，而是要具有真实、丰富、完整、系统的特点，是客观存在的，是事物的本来面目，而不是主观想象或主观强加于客观的东西。

　　第三，善于透过现象看本质，深中求是。由于“是”隐藏在现象的后面，只有深入下去才能透过现象，认识本质，弄清事实真相。

　　四、要善于分析综合，贵在升华

　　分析与综合是写好材料，当好秘书的两个关键环节。分析是综合的基础，综合是分析基础上的归纳和概括。首先要注重对情况的分析。情况分析不透，就不能写出好的材料，只有周密系统地分析，才能认清事物的面貌，把握事物的内在联系，有针对性地提出解决问题的办法。分析情况要重点把握四个要点：一是要全面。“不因爱而溢其美，不因恨而憎其恶”。既不能报喜不报忧，也不能只见问题，不见成绩。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相结合，从定量分析中，把握形势发展趋势，并从量变的积累中把握形势发展的本质。三是要动静结合。既要静观其姿，又要动观其势。就当前企业生产形势来说，不仅要看统计报表所反映的数据或直观反映，更重要的是要在调查研究的基础上，分析其发展趋势，有所预测。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗帜，是方向。从典型中提练出的东西，最有说服力，要善于运用典型，分析典型，挖掘它们的内涵，从中提练有价值的东西。其次要善于综合。综合的过程，是用已有知识繁衍新知识的过程，所以综合就是革新，综合就是创造，把丰富的材料加以去取精、去伪存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成观点概念，并不断繁衍新的知识。

　　五、要有丰盈的储藏，贵在积累

　　“天才在于勤。勤奋在于积累”。有的秘书定材料之所以质量不高，很重要的一条原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘书，必须在积累材料上下一番苦功。一是思想观点积累。思想观点具有继承性，借鉴别人的东西，开阔自己的视维，丰富自己的头脑。无论是看东西，还是听讲话，或者闲谈，只要发现好的思想观点，就随时记下来，日积月累，就成为写材料的良师益友。二是数据的积累。要逐年积累，经常分析、研究，一方面，恰当运用这些数据，使写出来的材料更有说服力。三是正反典型如同一面旗帜，给人以示范，一句话，它是先进思想的凝聚，影响社会各个方面，感染力强。反面典型如同一面镜子，给人以教训，给人以深思，给人以财富，典型材料积累多了，写讲话，写报告，就思如涌泉，论证有力，就事论理，思想深邃。实践证明，只有通过积累，才能不断丰富知识，增强素质，提高写作水平，才能真正成为文秘战线上的“行家里手”。

　　六、要有准确的表达能力，贵在修辞

　　有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。因此，口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。那么，秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果，才能进行成功的交际呢?近年来，有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白;诚实;语言生动;口齿清楚;条理分明，表达准确;说话得体;正确等等。

　　在秘书的口语表达中，掌握一定的修辞艺术，会有效地提高语言表达能力，从而实现有效的沟通。秘书在进行口语表达时，要注意与其所处的环境相一致，根据不同的交流对象和内容来确定合适的表达方式。秘书的工作涉及方方面面，针对不同的内容，秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。主要表达方式有：委婉式、直截了当式、赞誉式、迂回式。

　　古人云：“辞不可不修，说不可不善”。修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的，这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养，掌握一定的修辞方法，以提高驾驭语言的能 力。

　　七、要抓住中心，创新工作，贵在奉献

　　作为办公室的文秘人员，最主要的服务就是办好会，办好文、搞好信息调研。一要细致规范，做好会务服务工作。细节决定成败，规范体现水平。会务服务的好坏影响着会议的成功与否，我们要结合单位实际制定出详细的会务工作方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作小组，明确各小组的工作职责。二要严格认真，做好公文处理工作。在这里只谈一下公文的审核工作，公文的审核要重点把好内容、程序和格式关。在内容审核上，首先要把好政策关，看文件是否符合现行政策规定，是否完整体现了发文机关的意图;其次要把好文字关，看文字表达是否准确、通顺、简练，谋篇布局、结构是否符合问题要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。在程序审核上，重点要把好签审关，要看公文是否严格按照公文处理程序进行签审。三要积极主动，做好信息报送工作。信息工作是秘书工作的重要组成部分。

　　信息内容的选择要抓住“三点”，做到“三贴近”。一是通过抓重点工作贴近领导意图。二是抓热点问题贴近群众需求。三是通过抓亮点总结经验贴近上级需求。为上级的决策提供科学的依据。要提高信息质量就要快、实、准。要快，就要要超前的收集信息，及时地将信息报送，做到参谋在前，谋划在前。要实，就要深入调查研究，不调查，就没有发言权;不调查，信息也就失去了它的科学性。要准，忧喜结合，信息的一个基本原则就是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。

　　南宋著名诗人陆游在《冬夜读书示子聿》这首诗中写道：“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”意思是说，从书本上学习到的知识，总是不够扎实，也不够用的。只有经过自己身体力行地去实践，才能够获得全面的知识。这两句话将理论与实践的关系、直接知识与间接知识的关系，讲得十分透彻。告诫后辈不要把自己关在书斋里死读书，读死书，而要走向社会生活，才能从实践中获得真知，提高工作能力。

　　作为一名秘书工作者，我们应该从陆游的诗句中获得有益的启示。经常听到说某人在学校里是优秀的学生，每次考试都是全优，可是一旦走向社会却不能适应工作，甚至找不到工作，成为一个“高分低能”的人。这就是“文凭不等于水平，学习好不一定能力强”的道理。这样的例子比比皆是，前段时间炒得沸沸扬扬的博士乞丐就是一个典型的例子。所以，一个合格的秘书不仅要善于学习，而且要更加善于工作;不仅要努力读书学习，而且更要重视社会实践。如果把学习与工作当作互不相干的两张皮，只会学习而不会工作，那就真成“百无一用是书生”了。