如何选择会议场地

1，会议场地的选择

如何选择会议场地

改革开放后，人民大会堂开始面向商业活动开放。为了突出会议的权威性，彰显企业的高端形象，建议企业举行重大会议活动选择高端场地。会议场地的选择，直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次，这也是随后进一步计划方案的基础，选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重中之重，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？

2，列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重中之重条件，便于各个场所的比较和选择。这一方面，也可以参考sino-meeting的会场搜索系统，该系统内的数据将对选择场地的过程，大大提高效率。

3，根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配

比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境；重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜；对于交易会和新产品展示会，需要选择有展示空间的场所，会场交通必须便利等等。

4，亲临现场实地考察

考察会议场地非常重中之重，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；要对会议中的重中之重流程和环节心中有数，在考察场地的时候，能问到的.问题越多，今后出现风险的机率就越低。

5，会议整体规划

敲定了会议场地，计划的工作就进入了快车道，通过以下步骤，整个会议计划方案就会很快出炉了：整体计划框架草拟，按照之前的工作和现有的所有信息，先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好招开计划动脑会，这个会议上，你需要把专业的会议计划人士找来，比如sino-meeting；也要把主要的决策人员找来，在你的草拟方案基础上，展开讨论和动脑落稿-再讨论-修正-再讨论，一般，从第一稿的计划书到最后落实的方案，如果计划人员经验到位的话，最多3次往返讨论，就可以把方案细化到执行层面，是否到了细化到了执行面，关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重中之重的执行文件。

如何选择会议场地 [篇2]

1、明确会议的时间、地点、规模。这三点是一个会议的基本组成要素。想要找到合适的会议场地就要首先明确这三点。时间用来确认会议场地的档期。地点用来查找符合条件的会议场所。规模用来确定会议场地的尺寸，大小，层高等等。

2、明确几种常用的会议摆台形式。最常用的几种会议摆台形式是：剧院式、课桌式、宴会式、董事会等等。不同的摆台形式对会场的面积及配备的设施要求都不同，明确自己会议的摆台形式可以更好的确定自己所要求的会议场地的面积大小。

3、明确了会议的时间、地点、规模、摆台等等后。会议的基本要求已经确定下来。这时候需要您在所确认的地点附近内查找符合您要求的会议场地，当然如今会议场地供应商如此之多。酒店、展览中心、创意会场等等哪一个是您最佳的选择呢？在所确定的区域内必定有多家场所符合您的要求哦，那就进入下一步吧。

4、根据会议场地的布置方案，您会对会场有一个进一步的要求。比如层高多少、前厅多少、会场是否允许有柱子存在等等。这样在符合的会议场地中您将pass掉一些不符合要求的会议场地。那么接下来您要做什么呢？

5、与会议场地的提供商联系，查询档期及报价。会议场地的供应商有分为直接供应商和间接供应商。直接供应商是指酒店、会议场所的拥有者及直接销售者，间接供应商是指公关公司、会场预定网站如酒店哥哥网等。两者各有优缺。与直接供应商联系一切事物就要您亲力亲为。而间接供应商可以为您将所有事情规划好。接下来就要在档期允许的会议场地里比较报价了，当然您最好参考交通是否便利，会议场地附属服务是否周到，在全部比较好后我相信您会有中意并符合您要求的会议场地选择方案了。

6、接下来您要为您满意的场地做预定并支付一定的定金，签订会场租赁合同并完善您要求的服务信息及会议场地配备要求。以确保在您会议成功圆满。

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