行政部主管工作职责

　　岗位职责

行政部主管工作职责

　　1、具体执行行政事务工作，制定每年、每月和每周工作计划；

　　2、负责草拟公司的行政规章，经签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度；

　　3、负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向经理报告；

　　4、协助上级经理协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势；

　　5、负责督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥；

　　6、具体承办公司各种资质和认证的报批、年审、复检等；

　　7、根据经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况；

　　8、负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等；

　　9、负责做好公司营业执照等文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档、借用和保管工作；

　　10、负责管理、起草、修改各类合同，完成后报上级经理审批，协助完成公司招、投标书的制作等；

　　11、负责计算机及网络的配置、构建和维护，负责公司网站的建立、维护、管理与更新，在公司进行网络宣传方面提供实施方案及技术支持；

　　12、协助组织与安排公司活动；

　　13、负责公司本部环境卫生、防火、防盗及交通等安全管理工作；

　　14、负责对协助上级经理对外事务协调，负责审查公司质量环境体系文件，内部文件、记录及内刊；

　　15、按照上级经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，提供决策依据；

　　16、认真完成上级经理交办的其它工作。

　　职责规定

　　1、对公司证件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失、过期负责；

　　2、对下属工作质量造成的不良影响负责；

　　3、对得知公司出现重大异常情况后未及时向上级经理反映，以致造成损失负责；

　　4、对办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责；

　　5、对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传遗失现象，影响工作负责；

　　6、对未及时根据公司方针目标的有关要求，进行工作落实和检查负责；

　　7、对合同档案管理不当，导致合同缺失、续签延迟或产生坏账负责；

　　工作细化

　　在本部门经理领导下开展工作，对本部门经理负责，每周五下午向本部门经理提交一周工作小结；

　　1、对本职工作作细致的总结和规划，制定每月工作完成情况和下月计划，于每月底报上级经理查阅；《本月工作完成情况》《月工作计划》

　　2、全面汇总和熟悉公司规章制度，包括质量和环境认证体系文件，每季度核查一次制度和体系文件的完整和规范情况，及时更新和补充，尽量做到完善和行之有效；《公司规章制度一览表》

　　3、负责联络公司各部门的工作进展情况，汇总后每月向上级经理汇报一次，汇报文件须包括已完成情况、未完成事项以及未完成原因，积极提供解决方案，重要紧急事项每日作口头汇报。注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向经理报告；《工作联系单》《联络工作执行情况汇总》

　　4、积极联络办公室各职能部门工作，确保办公室各项功能的有效发挥；

　　5、具体承办公司各种资质和认证的报批、年审、复检等工作，熟知公司各类证照，每年一月份向上级经理上报本年度各类报批、年审复检计划，经审批后严格按计划执行；《证照年审复检年计划清单》

　　6、每月第二周星期二安排公司办公例会，做好会议通知和安排工作，并于会后2个工作日内完成会议纪要的编写，检查会议精神的贯彻落实情况，临时会议根据上级经理指示合理安排；《会议签到表》《会议纪要》

　　7、负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等；

　　8、负责做好公司营业执照等文件及重要档案资料的`编号、打印、收发、整理、登记、归档、借用和保管工作；《文件发放回收记录表》《文件/记录销毁清单》《外来文件接收登记表》《外来文件处理表》《文件/资料借阅登记表》《内部文件接收登记表》

　　9、负责公司各类合同的起草、修改和执行情况的监督管理工作，将有效期内的合同统一扫描归档，制作电子清单，并实时与各管理处、财务部联系，做好合同执行情况汇总，每月月末将合同汇总清单报至上级经理审查，涉及各部门的合同必须以电子档的形式发至各部门，及时进行更新，对即将到期合同进行汇总，原则上于到期日前2个月纳入到预到期合同汇总表，每月上报；《合同用印单》《合同台帐》《合同履行情况表》《预到期合同汇总表》

　　10、时常登陆公司网站，检查网站运行情况是否良好，每月对公司网站更新一次，每年年底对公司网站运营所达到的效果进行汇总并提出相关意见和建议；

　　11、根据公司每两年内实行一次旅游和体检活动，于每年年初制定活动计划，报上级经理审批后执行，在协助组织与安排公司活动中充分做到合理、安全、有效，临时活动也须上报活动计划；《公司活动计划》

　　12、负责公司本部环境卫生、防火、防盗及交通等安全管理工作；

　　13、负责协助上级经理对外事务协调，负责配合品质管理部审查公司质量环境体系文件在各部门的落实情况及全程跟踪实施质量环境体系认证工作；

　　14、按照上级经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，提供决策依据；

　　15、熟悉掌握物业行业法律法规，实施了解市场行情，协助完成公司招、投标书的制作和招投标工作。

　　16、认真完成上级经理交办的其它工作。

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