公司标准行文规定

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公司标准行文规定

公司标准行文规定1

　　一、目的

公司标准行文规定

　　为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。

　　二、范围

　　本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

　　三、职责

　　1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；

　　2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；

　　3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；

　　4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。

　　四、发文分类

　　公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；

　　公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

　　1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

　　2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；

　　3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；

　　4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

　　5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；

　　6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

　　7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

　　8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

　　9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

　　10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；

　　11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；

　　五、发文格式

　　1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；

　　2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；

　　3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；

　　4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体；

　　5、页眉页脚：

　　对内行文页眉靠左“北京中农可信生化科技发展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；

　　对外行文页眉靠右“北京中农可信生化科技发展有限公司”；页脚同对内行文；

　　6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；

　　7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；

　　六、行文要素要求

　　1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：

　　文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；普通指在工作当中随时让员工

　　可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的'保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。

　　对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；

　　发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：可信（20xx）XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号：用Times New Roman体，5号）各部门频布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；

　　2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

　　3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。

　　七、发文管理

　　1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。

　　2、文件编制、审核、批准流程：

　　制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人力资源部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人力资源部发放；

　　会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人力资源部存。

　　3、公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；

　　4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人力资源部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；

　　5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁；

　　八、其他注意事项

　　1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；

　　2、公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

　　附1部门文件格式：

　　1、销售管理文件：KX-XS-001

　　2、客服管理文件：KX-KF-001

　　3、技术管理文件：KX-JS-001

　　4、物流管理文件：KX-WL-001

　　5、财务管理文件：KX-CW-001

　　6、行政人力资源管理文件：KX-XR-001

　　7、电子商务管理文件：KX-DS-001

　　附2行文流转表格：

　　1、发文登记表

　　2、收文登记表

　　3、文件签阅表

　　4、文件销毁审批表

　　5、文件格式

　　发文登记表

　　收文登记表

　　文件销毁审批表

　　文件格式：

　　关于××××的请示/报告

　　正文

　　妥否，请批示。

　　年月日主送：抄送：

　　北京中农可信公司文件

　　xxxx字【２０xx】xx号密级：签发：

　　关于xxxxx的通知/决定

　　正文

　　公司年月日

　　主题词：抄送：

　　会议纪要

　　会议时间：年月日会议地点：会议主持：会议记录：与会人员：会议主题：内容简要：

　　会议主持人签字：

公司标准行文规定2

　　制度名称（宋体小二、加粗，单倍行距，段前0.5行，段后0行）

　　（空一行，行距：固定值10磅）

　　1.一般规定（章：黑体小四、加粗，序号与标题间空二字节间距）

　　1.1本规定制定的依据。（节：1.1、1.2、1.3.。）

　　页面设置为A4纵向，上边距2.4cm，下边距2.3cm，左边距2.8cm，右边距2.5cm。

　　正文、段落。正文、段落中的中文字体使用小四号宋体，数字及西文为小四号Times New Roman字体，英文词组第一个字母需大写。每段落两端对齐，固定行距22磅，段前、段后0行，缩进左、右0字符。 1.2本规定适用范围。（所有标题采用黑体小四、加粗）

　　1.3本规定解释和修改部门。注：

　　1.（“注：”与“1.”间空一字符，中文宋体和阿拉伯数字Times NewRoman三号加粗字体）

　　注：1.对附注内容进行说明时，应在进行标识的段落结束后或图表下方进行说明描述。（中文小五号仿宋GB2312和西文采用小五号数字Times New Roman字体）

　　1.4本规定所涉及的关键术语解释。

　　1.5必要的原则和概括性描述。

　　2.具体事项

　　2.1制度管理内容涉及相关部门和单位的职责分工。

　　2.2管理相对人的权利、义务。

　　2.3管理的具体要求。

　　2.4管理流程（应按实际操作业务流程的逻辑顺序进行描述，可以完全流程化的配套建立流程，不能完全流程化的要表述清楚）。

　　2.5奖惩考核。

　　2.5.1条：使用阿拉伯数字对条编序。如：2.5.1、2.5.2.。

　　2.5.2同一条文中有两个以上（含两个）的.条文时，才可细分序号。

　　2.5.3条一般不列标题，序号后为正文内容，但有无标题要求全文应进行统

　　a)列项

　　b)列项可以在章、节、条、款内独立使用

　　c)图表：

　　（图）表1标题（序号与标题间空一字符，四号宋体及Times NewRoman字体，加粗居中）

　　当图表需要转页接排时，设置格式为“允许跨页断行”“在各页顶端以标题行形式重复出现”

　　3.附则

　　作为每项管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不设立序号。

　　在制度条文结束后加一条粗实线，作为终结线，置于正文结束后、附件前，与正文间空一行。居中，粗细1.5磅，长度4cm。

　　附件（XX.XX.XX）(编号方法：如此附件为规章制度名录中一、规章计划下1.统计管理制度文中第一个附件，则编号为：01.01.01，以此类推)

　　附件标题（居中，小四号仿宋GB2312字体西文使用小四号Times New Roman字体）

　　附件内容中文均使用小四号仿宋GB2312字体，西文使用小四号Times New Roman字体，固定行距22磅，标题行可加粗。附录

　　附录部分使用中文小四号仿宋GB2312字体及西文小四号Times New Roman字体，其它内容采用与制度正文一致的页面、版式规范。

公司标准行文规定3

　　一、目的

　　为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。

　　二、范围

　　本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

　　三、职责

　　1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；

　　2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；

　　3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；

　　4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。

　　四、发文分类

　　公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；

　　公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

　　1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

　　2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批的事项；

　　3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；

　　4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

　　5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；

　　6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

　　7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

　　8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

　　9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

　　10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；

　　11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；

　　五、发文格式

　　1、公司统一文字排版上下边距为2。2cm，左右边距为2。0cm，表格排版上下左右边距为2cm；

　　2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；

　　3、文字行距1。5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；

　　4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体；

　　5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限公司”

　　靠右“XXX管理文件CY—XX—001（编号格式见本规定附录）”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限公司”；页脚同对内行文；

　　6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；

　　7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；

　　六、行文要素要求

　　1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级，具体划分（详见附件3）；涉及公司保密的文件应当标明密级，其中密件、机密文件、极机密文件与绝对文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：超彦[20xx]XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号用Times New Roman体5号）各部门发布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；

　　2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

　　3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的`右侧。

　　七、发文管理

　　1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。↓保管

　　2、文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人事部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人事部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人事部留存。

　　3、公司内部行文，各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件、极机密文件与绝对文件范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；

　　4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人事部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；

　　5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁。

　　八、其他注意事项

　　1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；

　　2、公文在讨论期间需要打印时，均应先使用单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

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