女秘书的六大注意事项

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女秘书的六大注意事项

　　秘书是指协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。以下是小编帮大家整理的女秘书的六大注意事项，仅供参考，希望能够帮助到大家。

女秘书的六大注意事项

　　注意事项：

　　第一、不要代作决策。女秘书的职责是老板的助理，而不是老板的代理人。否则就是越权。

　　第二、要对机密守口如瓶。女秘书常常随同老板参与重要会议，有机会接触重要的文件，知悉公司的重要机密。身为秘书，切不可泄漏公司机密。

　　第三、切忌以“二老板”自居。老板常因工作忙碌而让女秘书代为传达指令，但这不表示秘书有权发号施令。以“二老板”自居，直接指挥同事，不但令人不服，使指令难以贯彻，同时也易成为员工与老板之间沟通的障碍。

　　第四、不可自我膨胀。在公司中，女秘书与老板接触的机会较多，也常被认为是老板的心腹。在这种情况下，许多女秘书往往自我陶醉，过度自我膨胀，表现出独霸一方的气势。这种类型的女秘书，往往令员工讨厌。

　　第五、切忌与老板发生恋情。女秘书与老板相处的时间自然要比他人多，当然也就容易成为老板倾吐压力与挫折的对象，两人之间因而容易产生恋情。但这种恋情的结果往往是女秘书被扫地出门。

　　第六、不可插手老板的家务事。老板因公事忙碌，可能会将家务事交由女秘书代劳。在这种情况下，女秘书要认清自己是公司的员工，是老板公事上的助理，而不是私务上的帮手。另外，代老板处理私事，也容易引起老板娘的不满。

　　建议1：

　　一、命令或指示要经过确认

　　任何工作都是从接受指示展开第一步，假如连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须留意：

　　1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务时抱着可有可无的态度，往往会使该过程流于公式化。相反地，若能表现出积极热烈的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。

　　2、自始至终专心聆听。不要中途打断或抢先回答上司的说明。即使心中怀有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。

　　3、不明白这处务必问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出在这里。因此，假如发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。

　　4、确认内容。囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为，有时甚至等到完成后提出报告时，才发现自己彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。

　　二、不要忘了上司所交等的事情

　　有时候工作一忙，往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。此时，除了规规矩矩向上司道歉外，别无选择。若因为一时提不起勇气认错而置之不理，反而会使事情更加恶化。

　　道歉时，若脸上挂着虚假的笑脸，或强词夺理地寻找各种借口，也会使对方更加恼火，倒不如干脆以谦虚的态度，坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。

　　但是这种情形只许一次，下不为例，假如三番两次地重蹈覆辙，那么管你如何赔礼，也难以换回上司对你的评价。

　　三、办公室拒绝闲聊

　　漫无边际的闲聊，影响工作和学习。现介绍四种表白无暇闲聊的婉转方法：

　　1、启示法。在自己工作场所的醒目处，写上“闲聊不过三分钟”，“浪费自己的时间，等于慢性自杀；浪费别人的时间，等于谋财害命。”以此记示来客，谢绝闲聊。

　　2、工作法。当发现聊客朝自己走来，可立即埋头工作，或眼睛注视空间，令聊客相信自己正在专心工作，让其知趣离开。

　　3、冷待法。当聊客打开话匣子，自己保持冷谈，只点头或摇头不予搭话，也可作简短的回答“是”或“不是”；若聊客仍然口惹悬河，则可起身做些杂务，令其扫兴而去。

　　4、推迟法。如对方并未闲聊，或自己喜欢与其交谈，但当时确无时间接待，可提议推迟在下班后或共同进餐时进行交谈。

　　建议2：

　　秘书在日常的工作交往当中，应当注意：

　　1、正确理解上司的指示，积极主动与上司沟通。

　　秘书每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作时，应当对不清楚的细节加以确认核实，避免造成沟通上的误解。有的秘书不习惯主动与上司进行沟通，上司布置任务之后，秘书立刻按照自己的理解去行动，结果却差强人意。例如，有位经理对秘书说：“请把这份文件处理一下”，秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。经理大叫起来：“我是叫你去复印啊！”其实，秘书在粉碎文件之前，完全可以先向经理核实：“您的意思是让我把它粉碎掉吗？”

　　2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。

　　孔子说“知之为知之，不知为不知，是智也”。有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机，到了新单位之后上司让她发一份传真，结果在发的时候将传真文件放反了，给客户发了好几次，发过去的都是白纸，导致客户非常生气，给工作造成了不小的损失。因此，秘书应当注重工作交往礼仪的实际训练，有不懂的地方，一定要向他人虚心请教，只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼，别人一般都会乐于指教。

　　3、正确对待错误与批评。

　　犯了错误的时候，不要怕丢面子，一定要勇于承认错误，并当面向他人道歉。遇到批评时，不要立刻就闹情绪或哭哭啼啼，正确的做法是立刻检点自己，“有则改之无则加勉”，只有认真总结经验才能真正取得进步。

　　4、关系好不等于没礼貌。

　　一位受大家喜爱和欢迎的秘书，一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了，秘书与同事之间的关系会变得很熟悉，这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。例如，有的秘书与上司熟了，对上司常常直呼其名，上司一般也不会介意。但是遇到有上级领导或重要客户来的时候，秘书仍然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬，也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系熟，也不能忘记礼貌。工作场合不要随意和他人称兄道弟或将上司称呼为“老大”。与他人勾肩搭背、拍拍打打，都是过于随意的做法。

　　5、不要贪图小便宜。

　　秘书在工作中要做到严格的“公私分明”，不要贪图小便宜，否则会导致单位利益和个人形象受损。例如，不要用单位的电话打私人长途电话，不要用单位的信纸写私人信件，不要用单位的纸张复印私人文本等等。与同事之间也要注意“礼尚往来”，不要随意向他人借钱或借钱给他人，平时吃工作餐时，不要随意让别人给自己付帐。无论是对单位还是对他人，都不要白吃白喝，贪图小便宜。

　　6、在工作交往当中与异性相处时，一定要注意分寸。

　　在工作中，男性和女性是平等的，不要歧视异性。要尊重异性，绝对不可对异性“动手动脚”或进行言语上的骚扰。要尽量避免不必要的身体碰触，也不要随意侵犯对方的私人空间。单独寒暄时，不要涉及两性之间的话题。不要谈论异性的身体或对方隐私，也不要送贴身物品（如香水、首饰、内衣等）给异性同事。

　　7、尽量避免制造人际矛盾。

　　与他人沟通时，尽量采取当面沟通的方式。对人有意见或看法时，可以当面提出、当面探讨，不要在背后对他人随意诉说，否则容易将本来可以摆在桌面上的沟通交流变成“小道消息和谣言满天飞”，最终最受其害的还是自己，而自己正是那个“小道消息和谣言的始作俑者”。“好事不出门，坏事传千里”，背后可以说别人好话，但一定不要在背后说别人坏话。

　　8、要有宽容的心。

　　秘书每天可能会遇到各种各样的人，当遇到自己不喜欢的人时，不要随意给对方贴上“讨厌”的标签。要善于发现对方优点，并向对方的长处学习，在内心里宽容对方，学会和各种各样的人融洽相处。

　　9、常常感谢他人。

　　得到他人的帮助，哪怕对方仅仅是给自己倒了一杯水，也要认真地说一声“谢谢”。懂得感恩的人，会让他人感到助人的价值，并且乐于付出。

　　10、谨言慎行。

　　秘书在工作场所一定要言行谨慎。单位的休息室、洗手间是可以放松的场所，但同时也是单位的公共场所。在这些地方，常常会有其他部门的人或单位以外的人，因此，不要以为在这里可以放松的随意说笑或议论他人。如果被议论的人恰巧在你看不到的地方听到了你的言语，很可能会对单位的人际关系造成看不见的影响，严重时还会造成不可挽回的损失。同样道理，在单位的电梯或走廊里，也不要随便“发言”。在会议中或会见客人等正式的场合中，更要注意谨言慎行，不要给他人留下鲁莽唐突的印象。

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