安徽工程大学机电学院会议管理制度
(四)会议纪要原则上应在会议结束后1个工作日内完成审批和发布;涉及跨部门会审的纪要，原则上不得超出会议结束后1.5个工作日发布。需有关部门会审的，会审人未在接收到纪要初稿的0.5个工作日内答复的，视为对初始纪要内容的默认;
(五)经审批生效并公开发布的会议纪要内容具有制度和考核的约束性;
(六)与各类会议通知相对应，所有类型的会议纪要在发布时除发布给指定范围人员外，应同时抄送院办备案。
四、会议资料的归档
(一)会议有关资料作为学院文秘机要的管控范围，由院办统一归档、备案;
(二)会议通知、会议纪要在发布时同步抄送至院办存档(如上文规定)，除此之外，会议签到表(必备项)的扫描件或者原件、会议录音(如有)、视频(如有)、照片(如有)应统一补充提交至院办备案;
(三)院办负责汇总各类会议通知、会议纪要及纪要的审批记录(电子审批或者纸质签批)、会议签到表、会议多媒体影像资料等，进行归档，作为后续有关工作开展监督、过程调查、有关报道素材等的基本依据。
第四章 会务准备
第九条 资料准备
一、会议主导部门或人员需提前准备好上会材料，汇总至会议通知的发布人，随会议通知同时发送参会人员，以便提前参阅，熟悉有关议题议程。
二、文件命名格式为“部门+议题+材料名”，如人事处关于薪酬预算议题的薪酬测算材料。同一议题有多个文件材料需存放至同一文件夹打包发送，打包文件名格式为“部门+议题”。
第十条 场地准备
(一)学院级会议由院办负责场地安排及布置。部门级会议由发起部门自行安排，如需使用学院会议室需至少提前1个工作日填写《学院会议室使用申请单》(附件4)向院办申请。院办根据学院会议室的使用日程安排，在0.5个工作日内予以邮件或者电话答复;
(二)场地确定后承办人根据会务需求检查调试设备运行情况，如有异常及时安排维修，缺少设备及时向发起人反馈确定是否需要购置;
(三)会议组织方应根据会务需求准备或购置相关物品，及时向发起人反馈准备情况;
(四)会务当天提前2个小时对人员、场地、物品、设备等会务需求的准备情况进行检查，如发现问题及时采取补救措施。
第十一条 会议改期或终止
因特殊情况造成会议改期或取消，发起人应提前至少0.5个工作日告知承办人以便及时通知参会人员。
第五章 会后管理
第十二条 会场整理
会议结束后，承办人员整理会场物品，关闭设施设备，做好善后工作。
第十三条 纪要跟踪
院级会议的有关纪要由院办专人负责纪要落实情况的跟踪;部门级会议由部门指定人员负责纪要落实情况的跟踪。
第六章 纪律及罚则
第十四条 纪律
禁止以下行为(包含但不限于以下内容)：
一、禁止在会场内吸烟，违反者每人次负激励100元;
二、禁止在会场内乱丢垃圾，违反者每人次负激励20元;
三、入场后应将手机设置为静音或震动。禁止在会场内手机响起或者直接在场内接打电话(特殊紧急情况的应向会议组织方说明)。原则上应到会场外接听且不影响会议正常进行。以上违反者每人次负激励50元;
四、禁止在会场内随意走动;如必须临时离场需从会场两边轻声离场;以上违反者每人次负激励20元;
五、禁止在会场内窃窃私语、交头接耳或大声喧哗影响会议正常秩序;违反者每人次负激励20元;
六、禁止迟到、早退、无故缺席。如因特殊原因不能按时参会需根据请假审批权限请假并报会议承办人备案;针对迟到、早退的，每人次每分钟负激励10元;无故缺席的，会议时长在2个小时内的，参照对应会议时长的旷工计算;会议时长2个小时以上的，参照半个工作日旷工计算;
七、因承办人、纪要人个人原因造成工作延误，每人次负激励50元;
八、承办人未能做好清理现场、桌椅归位、关闭设备、电源等善后工作，每人次负激励50元;
九、以上处罚凡属于院级会议的，由院办下达《行政处罚通知单》(附件5)明确处罚事项和金额;属于部门级会议的，由会议主导部门报院办，院办核实后下达《行政处罚通知单》。当事人持《行政处罚通知单》单在2个工作日内将罚金以现金形式缴纳至财务处;
十、以上各类会议的罚金作为后期各类会议活动的经费，由财务处定期公开发布使用情况;
十一、针对拒不缴纳的，将处罚结果移送人事处，由人事处在当月薪资结算中以罚金的150%进行直接扣减，视为日常工作处罚;
十二、如有其他情节恶劣者可视情况叠加绩效扣分、公开通报批评等处分。
第七章 附则
第十五条 本制度由安徽工程大学机电学院院长办公室负责解释和修订。
第十六条 各部门内部的会议管理参照本制度执行。
第十七条 本制度自2015年1月1日起执行。
原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1973
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