ERP操作和使用技巧之财务管理
国内的ERP实施顾问有点全才的意思，即要懂销售、又要懂生产，还要懂财务。但是，事实上国内大部分的实施顾问很多都不是财务出身，在财务方面的管理没有经过系统的培训，实施ERP财务模块时，总给客户一种不熟练不专业的感觉。yjbys在这篇文章中将给读者朋友们梳理一下财务管理的流程及ERP操作技巧。
1企业ERP的应付账款管理
按照正常的情况，供应商根据企业的采购单送货给企业，企业验收完毕后收下。供应商拿到企业签收的单据后，就可以确认应付账款了。但是，在中国很多企业中，这个流程不一定行的通。为什么呢?因为即使你货送来了、拿到了企业的签收单，企业仍然不认为这些原材料已经是企业自己的财产了，而是供应商暂时寄放在企业的;只有当企业开始用这些材料或者材料用完的时候，企业才会通知供应商，说材料用完了，你们可以给我们开发票了，等待我们付款吧。
这个流程，当然不是很正规的流程。拒一些在国外实施过多个项目的专家来说，这个流程是国内企业特有的，不亏是中国特色的称号。虽然这个流程不正规，但是，对于企业却是有利的，因为他可以最大限度的减少企业的库存资金的占用，提高资金的使用效率，减少企业管理成本。相反，对于供应商是不利的。不过，供应商有时候为了获得更多的销售定单，也只能屈服与企业。一个愿打、一个愿挨，这也不是我们ERP实施顾问能够改变的了的。我们ERP实施顾问的任务，就是如何根据这个需求，转化为ERP可以实现的流程。
国内的一些ERP软件，毕竟是土生土长的，熟悉环境，占有优势。他们在系统设计的时候，就考虑到了这个虽特殊但是却常见的流程。如在入库单上设置一个开关，当物料入库时，开关是关着的，也就是说不能根据这张入库单生成应付账款;当材料开始用后，即ERP系统中开始领料，根据先进先出的原则，若开始动用这笔入库单的材料时，系统会自动把这个入库单的开关打开，财务就可以根据这张入库单产生应付账款。这说说简单，但是后台的会，要涉及到很多的程序。有些简单的ERP，只是在入库单上设置了一个按钮，当材料开始用时，有物料管理员手工去更改。这种处理方法欠简单。因为若一笔原材料有两张甚至更多的入库单，则物料管理员还要去判断，先结转那一张的入库单呢。
应付账款如此，应收账款也存在这种情况。如货发出去了，还不能产生应收账款，要等客户通知才能收款等等。这个情形同应付账款是类似。应付账款流程与应收账款流程是财务管理的开端，也是财务工作的主要流程。若能够这两大流程控制好了，ERP系统的财务模块也就成功了一大半了。我先给大家介绍一下财务管理的应付账款流程。
企业的应付账款有很多种类，如原材料的应付账款、电力能源的应付账款、房租的应付款等待，但是，大头是原材料的应付账款，我讲述的重点也是这个。在讲解以前，我们有必要先了解以下，ERP的应付账款流程跟一般的财务管理的应付账款管理系统两者的区别，这有利于我们更好的了解ERP系统的财务管理功能。我们都知道，一般的财务管理系统，他的起点就是凭证，也就是说，要财务人员手工的输入凭证，到企业的定单比较多，特别是生产企业原材料比较多的情况下，输入凭证就是一个非常大的工程。有些制造企业，财务部门甚至有一个专门的人员，负责这凭证的输入工作。但是，ERP系统不一样。ERP系统的应付账款凭证(指供应商的应付账款)一般都可以根据原材料入库单直接转换过来，可以节省财务部门很多的工作量。接下去，我就列举应付账款中的两个经典管理流程及操作要点。
2流程中应注意的操作技巧
第一、采购价格和数量有错误解决办法。在供应商送发票之前或者入库单转换成应付凭单作业之前，一般采购都要跟供应商进行对账，看看当月的账目是否有错误。万一不幸的是，若采购价格有错误怎么办呢?因为采购单已经入库结案，即使只入了一部分，系统为了数据的安全，也不会允许采购员通过采购定单边变更单更改价格;若采购员把原材料入库单先撤消审核、再删除、然后再变更采购单的话，改完后再走一遍入库流程，明显是不可能的。那该怎么办呢?
其实，在很多ERP系统在原材料入库单上有个小功能，通过此功能，可以在采购单已经结案的情况下，修改入库单价。如原来采购单上的单价为10元，而其实应该是15元，通过这个功能，可以把入库单的材料单价改为15元，计算库存成本时也是按照这个价格来计算，包括统计生产成本。但是，采购单的价格不会更改，这是为了保留历史记录。但是，在转换应付凭单的时候，就会以正确的价格，即15元的价格。
若数量有问题也可以做类似处理。如供应商总共送来5万套材料，但是，如质量或者其他原因，最后计价的数量只有4.9万套，此时，就可以在这里直接更改数量即可。这个工具，极大的方便了日常管理。
第二、发票信息的控制。若想要财务付款，一般需要四张单据，分别为采购单、供应商送货单、企业的入库单与供应商发票，缺一不可。特别是供应商增值税发票，以为这发票对于企业来说，就是钱。所以，财务人员也想省事，跟采购或者供应商说，你们没有发票就不用来向财务请款了，请了也是白请。也就是说，在转应付凭单的时候，就要有一个判断，看入库单有没有发票，及发票的金额是否准确等等。
在入库单上还有一个功能，通过这个功能，采购员可以把这张入库单的发票信息输入进去。在转换应付凭单的时候，财务人员可以选择，是全部转换呢，还是只转换那有有发票信息的入库单据。通过这个控制，那些不及时提供发票的供应商，就不用想急着收到款项。
但是，在实际作业中，有这种情况存在。如供应商不按照当月的货款来开发票，而是每月固定开票。如当月的货款虽然有550万，但是，其每月就开500万发票。此时，就有个发票的匹配问题。关于这个问题的处理情况，我会在应付账款的另外一个流程中，详细介绍。
第三、在应付凭证处发现采购价格有误。有时候由于人为的疏忽，采购员在对账时，没有发现什么问题。但是，财务人员在审核凭证时，发现了价格有问题。在应付凭单上有个查询工具，可以查询这个材料、这个供应商的历史交易信息，可以看到价格等记录，方便财务人员核对。若财务人员在核对时，发现价格有错误，该如何操作呢?