CPA十年项目管理经验交流
CPA十年项目管理经验交流
转载自：中国会计视野“会说”版面
作者：孙玖
发布日期：2016-06-29
声明：本文由会说作者撰写，观点仅代表个人，不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络，感谢原作者。
导读：项目经理管控十八条原则：绝无简单项目;绝不开科目底稿;大胆启用新人;勇于承担责任;审计思路清晰;底稿美观漂亮;钻研内控程序;牢记基本程序;需要发挥程序;牢记服务意识;咨询搞定客户;指导搞定下属;汇报搞定领导;交流搞定同级等
本文系笔者在2010年离开注册会计师行当，进入企业做财务时，应邀写的一篇关于项目管理经验总结的文章。这是本人点击浏览量最高、被转载最多，也是自己拿到稿费最多的文章。当然，对我而言，还是记录自己会计师生涯中所达高度的一份铭刻。特此纪念，那个十年!
【首次发表时作者按】：本文系根据我近日在事务所一次内部培训的讲话整理而成，实际上也可以看着是我告别审计行业的一次演讲。许多地方没有整理完全，希望其中之内容也能对视野网友有些帮助。
今天，我将给大家讲讲我从业十年中的项目管理的经验，与其说是培训，不如说是分享与探讨。本次交流的内容，完全是自己十年的项目管理经验的提炼和浓缩，没有参考任何一本教科书，任何一篇已发表文章，任何其他人的观点，全部为自己平常点滴感悟的积累。
大家都已经知道，我即将离开事务所，去企业做财务工作，应老板之要求在临走前希望把自己的一点心得与大家进行分享。我不保证我所说的内容百分百准确，但是这没关系，因为本来就是交流，大家听后有什么意见，或者在今后的审计生涯中发现我的观点是不正确的，请一定要记得告诉我，我们可以坦诚的进行探讨，十分期待各位对我的指正和补充。
今天我要讲的内容主要包括如下几点：
我的项目管理理解感悟
项目管理的十八大原则
与学习相关的三条格言
我的十年工作经历,大致可以分为前五年的审计员经历和后五年项目经理经历，其中有一年多是在证券公司担任投行项目经理的经历。事务所的项目管理与投行项目管理相比，前者一般参与人员更多，时间短，任务急;而后者则时间跨度长，任务先松后紧，并且同一时间会有多个项目同时进行，因此在项目管理上是不完全相同的，但大多数原则还是通用的。
第一部分、我的项目管理理解感悟
项目经理不只是一种称谓，实际上是一种理念，当我们开始站在项目管理的角度思考问题的时候，就已经是项目经理了。项目经理不仅是业务主力，还一定是管理者。项目经理的职责是项目计划、项目控制、项目管理的综合，因此一定是项目组中最累的角色。项目经理的成长永无止境，这个成长过程伴随我们的知识、能力、智慧的增长而增长。
这些感悟，我暂时不展开详细论述，等我接下来就项目管理的十八大原则讲完，请大家再来对照思考，看大家是否能够认同我的说法。
第二部分、项目管理的十八大原则
在讲我的项目管理原则之前，我简单的将审计项目管理对象分为如下三大管控领域：
人员与时间管理
风险与质量控制
人事与公关处理
上述三大领域，我各总结出六条原则，总共为十八大原则，我称之为项目管理的“降龙十八掌”，请大家听完后评价是否名副其实。
人员与时间管理原则
先讲人员与时间管理原则，因为接到任何一个项目，就面临在制定《总体审计策略》时对人员与项目时间的规划与管理，所以我就从计划开始说起。
原则一、绝无简单项目
任何时候，你接到一个项目，不管是你的负责经理、部门经理或合伙人如何强调这个项目风险小，简单，容易做，你千万别相信这是真话!一切从严要求，以最高级别最高规格的级别去完成自己的工作，才是正途。无数血的事实证明，领导是记不得说过这些话的，如果你希望不会哪天被质控部追的焦头烂额的话，请相信绝无简单项目。
永远别相信有简单项目，也是对自己工作的尊重。自己把人生中最宝贵的时间献给了项目，领导却告诉你这个项目的工作不是很重要，不是在污蔑我们吗?所以，为了对自己的青春负责，为了对自己的前途负责，我们必须认真对待。
退一万步讲，如果真的是简单项目，我还是建议你以最高级别最高规格形式去做，这是用公司资源给自己练兵的最好的方式。如能从平凡中作出出人意料的工作，于自己于下属都是有益的。
绝无简单项目，就是要你珍惜每一个项目的机会，管理好每一个项目，要知道未来的合伙人、未来的财务经理财务总监的素质就是从你管理的每一个项目经验中而来!
原则二、绝不开科目底稿
由于项目经理本身需要对项目风险和底稿质量进行管控，日常中对企业内外部环境的访谈调查，对财务报表进行分析，对审计员进行指导和复核，对特殊审计领域的跟踪，自身需要完成的底稿一大堆，如果还要去做科目底稿，特别是主要循环的科目底稿，就不可能去谈项目管理和控制了。否则审计风险和审计质量控制就无从落实。
项目经理自己不负责具体科目底稿，对项目经理自身的能力实际上是一种全面考验。项目经理需要思考一个问题：在不用自己动手的情况下，如何指导审计员来贯彻自己的审计思路，完成重要审计领域的审计程序。只有这样，项目经理就不得不思考项目指导的问题了。
项目经理自己不负责具体科目底稿，对审计员的学习和提高是至关重要的，只有项目经理不再做主要科目审计程序，审计员才有可能接触到主要循环和领域的审计，审计员才有可能得到全面的锻炼，为审计员的成长为未来的项目经理打下基础，人才梯队才有可能形成。
每个人都有自己的工作位置和职责，自己的事情不好好做，专门去管别人，把触角深到自己负责范围以外的领域，是不称职，甚至不道德的表现。
当然，不开底稿不是意味着项目经理就不去涉及实质性测试，而是以指导的形式进行。个人观点：虽然自己花2个小时能做完，还是不如花4个小时去指导，然后审计员再做4个小时去完成。有些无形价值不是简单用工时价值体现的。捍卫了事务所的审计系统，培养了事务所审计人才(包括经理和审计员的双向锻炼)。
原则三：大胆启用新人
项目经理敢不敢用新人，实际上反映了自己是否足够的自信，是对自己的指导和传授能力的考验，是对自己是否形成了一套审计体系的考验;不启用新人，新人永远得不到锻炼，回想我们自己的成长经历，不也是一路摸索，一路跌跌撞撞着走过来的'吗?
启用新人，还包括一层意思，就是固定团队内也要常换岗，不固定岗位，虽然可能丧失少许效率，但长远来看，于员工于事务所有百利而无一害。
大胆用新人，一定要有同情心。所谓同情，就是多想想自己刚毕业，刚出外勤，刚负责科目底稿时的悲惨场面，那种战战兢兢，那种无地自容，我想每个人都经历过，所以耐心的善待新人就是抚慰自己的过去。
大胆用新人，最关键是有耐心。自己理论知识扎实，才能教别人清晰，如果自己不耐烦，可能还是自己没有清晰和恰当的表达，所以先自省。千万别表露情绪，否则你一个不经意的动作可能就伤害了一个幼小的心灵，改变了某个人的命运。
大胆用新人，表示你对别人的信任，在智力团队内，信任是最好的鼓励。你相信别人，给别人机会，实际上某种意义上来说，你就是这个人人生中最重要的人，或称“贵人”。
回想起自己这么多年的工作经历，我是遇到了不少这样的“贵人”的，是他们的鼓励和赞扬，才让自己一直充满信心的在这个行业中保持进取之心。包括，引我入行的贾老师，一直视我为兄弟的张工，待我如亲人般的王姐，还有德高望重的郭老师，勤恳谨慎的证券公司李总，现在的事务所的黄总、苏总等等!当然还有视野里的网友，他们的回贴和点评，都曾经是我勤奋的动力!当然，还有其他一些兄弟的支持，我就不象奥斯卡颁奖典礼一样罗列了。当然，如果哪天我真的功成名就的话，肯定会写部回忆录来褒扬下这些人，呵呵!
"投之以桃，报之以李”，受到这么多贵人相助，我自己这些年也发现、鼓励和培养了一些优秀的新人。包括一些现在已经出国工作的朋友，一些证券公司的朋友。
我们每个人无论今后是否从事审计工作，未来的人脉关系都很重要，在工作中多提携新人，培养新人，实际上就是给自己积累人脉，佛教里面所谓的广结“善缘”。所以多与人为善实际上不仅是道德要求，也是经济价值最优化的考虑。我今天之所以在这里与大家分享我的武功密笈，成为大家的“一日之师”，也是希望日后还能有缘与在座诸位进行互利合作的可能。
原则四：勇于承担责任
下属开的每张底稿项目经理都要看过，保证符合项目经理心中的标准。不会出现日后底稿不符合要求，把责任推给下属。事实上，名义上是给下属授权，实际只是官僚和不负责的表现。
下属真的犯了错，自己也没有及时发现，到了事后就不能去责怪下属，指正教育可以，但不能在你的上司面前去推卸责任。这是为人品格和领导艺术问题。当然不是说要包庇下属，而是该保护的保护，该教育的教育，该指正的指正。
勇于承担责任，实际上就是要求自己经常反思项目管理方式和方法，要把具体个案上升到方法论的高度来总结，只有这样自己的能力才可能有质的飞跃。
勇于承担责任是一种生活艺术。我们常说：不与领导争名(多替领导扬名);不与同级争利(有好的项目多想别人);不与下属争功(有功下面的，过自己担)，这样你的人生之途就会顺利很多。
不争并不是以为着退缩，而是更高级别的争。因为我们要争的是更高的理想，更广阔的天地，我们不屑在一个茶壶的世界里争，在这里再兴风作浪，又能掀起多大的波澜呢?
原则五、先紧后松原则
这个原则实际上很容易理解，与其让事情逼着自己跑，不如自己逼着事情跑。情势之差异，给人感受和效果都是完全不一样的。对一个项目，越往后实际上杂事越多，纠纷越多，所以必须保留一个清醒的头脑来处理，比如报表左调右调，附注改了又改，如果还有很多其他善后事项处理，肯定就会出大疏漏。
先紧后松还有一个好处：我个人喜欢玩喜欢吃，所以在出差的项目，到了一个地方之后，好玩的景点，好吃的东西都想去领略一下，所以为了这个企图，我都会要求项目组进场就赶进度，然后一起休息一下。并且一般情况下，这也是项目组共同的心声，因此先紧后松原则为促进事务所和谐执业，建设和谐社会也是有益的。
原则六、戒急戒焦戒躁
我在执业现场中，发现了一个特点，有许多项目经理容易着急。着急会引起几个问题：
(1)容易让自己失去头绪，抓不住工作的主次;
(2)容易动摇军心，让下属也跟着不知所措;
(3)最关键是会让你丧失威信，难以服众。
所以现场负责人一定要稳住。发现自己有掌控不了的情形，一定要及时与领导沟通，协商解决，但是不要表露出自己的情绪。当然最关键还是充实自己的能力，提高解决问题的能力。如果自己总能将客户打理妥当，把重大问题解决清楚，为项目组和谐团结就会打下很好的基础，因为大家都觉得能从你身上学到东西。
风险与质量控制原则
项目经理最基础的任务就是把控项目风险与质量，人员与时间管理都是过程管理，而风险与质量管理是目标管理。接下来我再简单对如何进行风险与质量控制分享下我的个人经验。
原则七、审计思路清晰
审计思路清晰一方面是表现在对审计系统的理解上。目前审计准则的思路，就是先了解和分析企业外部环境，了解企业实际经营能力和状况，了解企业经营和管理控制流程;然后在此基础上对财务报表进行分析，确定重要错报领域，进而编制审计计划;最后在计划的指导下对内控和帐项进行进一步的测试，最终得出审定结果的过程。
项目总体控制思路是如此，每个负责具体循环科目底稿的人在编制自己实质性测试底稿时也要体现这个思路：先调查描述自己这个科目核算业务内容，核算流程，然后做总体合理性分析，再做细致分析，最后做抽查、盘点、函证等测试。
项目经理负责总体层面工作，审计员负责科目层面工作，互通有无，相互印证。
这个表可以这么理解：
第一、每个科目都是一个小的项目，其审计思路与整个企业的项目管理是一致的;
第二、项目经理通过质量控制程序来同步指导审计员工作的开展。
上述审计准则的审计思路与我们认识事物研究事物的一般规律是吻合的。即，一方面从宏观层面充分了解，再定量分析，确定是否具备总体合理性;另一方面，从具体操作层面了解，并分析，进而详细测试，从概率层面抽查印证。
审计思路清晰另一方面是表现在对审计程序进行分配的原则上：
上述分类之目的是为消除重复测试，但这些都只针对常规程序，到了特殊风险应对时，则不受此限制。
审计思路清晰第三方面是表现在重要性水平的理解和对抽样方法的理解上。
重要性水平概念一定要时刻牢记，否则会做一些吃力不讨好的实行，而该关注的没有关注。抽样样本量一定要和企业的重要性水平，风险评估结果等结合起来，否则没有说服力。
比如，我们进行样本总体定义时，一定要扣除已经单独测试的部分，如关联方往来，工资福利费、诉讼费等。这部分内容回头再详细描述。
原则八、底稿美观漂亮
我们看四大和香港人开的底稿，都是非常美观漂亮的。之所以要强调美观和漂亮，是因为对审计员而言，底稿就是我们工作的全部，底稿就是我们的产品，自己拿出来的产品，如果是一塌糊涂的，如何对得起自己的辛苦劳动?如何对得起自己的生命?如何对得起自己的观众?
永远记住：底稿是给别人看的!所以，我们要对自己负责，不要让领导看了你的底稿，觉得你是一个没有责任感的人!不要让后人看了你的底稿，说这都是什么玩意?不要让别人看不起自己的产品!要对得起历史，经得起检验。
底稿美观漂亮，主要体现在：简洁+清晰。
简洁就是：
(1)尽量消除冗余信息，把底稿最简单化;
(2)同一个事项，只在一个地方详述，其他地方只引用;
(3)一张底稿说一个事情，时刻考虑底稿打印效果;
(4)该标识的地方少用文字。
清晰就是：
(1)每张底稿有自己的目的，过程，说明和结论;
(2)底稿的过程一定要体现目的，底稿的说明[NOTES]一定要描述且只描述过程中体现的数据;
(3)底稿层次一般为：主表[总体控制]+明细表[明细分析]+盘点/函证[获取外部证据]+凭证抽查[结合内控的内部证据] ，体现了我们前面说的审计思路清晰原则。
底稿的美观漂亮，取决于：
(1)事务所的基础建设，理论上我们的模板本身需要体现这个原则，但遗憾的是鼎信诺没有做到。
(2)对于基本测试程序，所里要有一套设计完整的底稿，要求明确细致且强化训练，这也是我们目前的欠缺。
(3)要求审计员有这个意识，不断严格要求自己，多发挥主观能动性。
(4)一次性就把底稿做得清晰美观，实际上比回头再改效率高多了，也节省了领导看底稿的难度。
(5)多加班，或者下班了，回家了把自己底稿多修饰下吧，统一字体，把数字分节号打上，把标识清晰起来，重要地方用颜色标住下。
请记住：吃亏是福，别计较太多!
原则九、重视控制文件
项目经理一定要重视编制控制文件。我们简单归纳下项目经理需要完成的工作：
◆编制项目控制文件(了解阶段，计划阶段，测试阶段和总结阶段);
◆财务报表分析;
◆TB表(含合并TB表，调整分录汇总)的编制;
◆重要事项的备忘录。
◆审计报告的撰写。
其中完成前这些工作，同时又是项目管理的工具。完成这些工作不是为达到结果，而是要利用这个过程来圈定审计重点，设计审计程序，控制审计过程。
控制文件——与审计员互动的武器
只有认识到了，通过编制这些控制文件，真项目正掌握了项目风险点，发现了企业异常的时候，你才能真正体会项目管理的乐趣。
比如编制未审计报表分析底稿，我个人一直要求分析到明细，这样才能真正了解到每个科目的内容。只有项目经理分析到了这层，才可能真正指导审计员的分析思路和指出进一步需要关注的内容。项目经理才能和审计员互动起来
控制文件——与客户沟通的法宝：
编制了解企业实体与环境底稿，编制企业控制环境评估文件，还有内控文件，都是我们与客户高层直接沟通的最好的机会。也就是我们学习我们不熟悉领域的最好机会，甚至是我们展示自己专业水平，获取客户高层认可的最好的机会。
我个人的经验：每次当我与客户访谈完这些高层次问题之后，客户的领导都非常开心。说实话，企业领导平常都不一定专业的关注过我们提出的问题，毕竟有系统性思维的科班出身的管理人员是少数。谈话的过程实际上也是双方提升的过程。我们的优势是：我们拥有系统的工具，虽然我们用的也不是很熟练。
控制文件——与领导联系的最佳途径：
领导是需要有掌控感觉的人，领导最担心的就是失控。因此经常需要与领导进行沟通，沟通的内容包括：现场进展，遇到什么问题。因此，平常编制《重大事项备忘录》就非常关键了。
领导很忙，所以我们一定要以书面形式向领导汇报，即使口头汇报过的，也要补充以书面的电子邮件来确认和备案。
一些不能确定是否可在底稿中反映的问题，也应当先以备忘录形式记录下来，以备查验。