物业管理师管理务实要点：档案的检索利用与保存
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物业管理档案的检索利用与保存
(一)常用的纸介质档案的检索与利用
纸介质档案检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的有：目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。
1.常用检索工具的编制方法
(1)分类卡片目录
根据档案分类的逻辑关系建立起的目录体系。这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。
【题例】
在常用检索工具的编制方法中，()是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。(A)
A.分类卡片目录 B.专题卡片目录 C.产题卡片目录 D.名称索引
(2)专题卡片目录
按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。
(3)主题卡片目录
主题以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。
(4)名称索引
以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。2.档案提供利用的方式 (1)档案检索的步骤和方式
一般是分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。
(2)档案提供利用的方式
一般采用档案室阅读、外借、制作副本或向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等提供档案整理的应用。
(二)电子媒体档案的检索与利用
电子媒体档案检索一般分为两类，一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的;另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。尽管新的监控设备已将二者合一为硬盘数位形式存贮，需要注意的是目前仍有相当多的磁带方式存贮的视频监控系统在运行中。这类形式存贮的'录像磁带的档案存放与纸介质档案的存放相似。
各类软件的检索查询设计各不相同，并无统一的检索查询形式。故其检索与纸介质档案的检索相同。
(三)物业管理档案的保存
1.档案的保存价值和保存期限
某个单份案文件的价值是不能孤立鉴定的，应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限。各物业服务企业可结合自身实际情况和管理要求综合确定有关档案保存期限的划分标准。
2.档案保存注意事项
(1)物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋本体安全、设备运行状况和事故分析中有时起十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限2倍。
【题例】
房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修等档案，在分析房屋主体安全、事故分析中有时起着十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限的：(D)
A.0.5倍 B.1倍 C.1.5倍 D.2倍
(3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限是较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。3.安全管理 (1)档案安全管理
档案保管应注意室内空气流通，经常采取防霉、防潮、防虫、防水防火、防盗等安全措施。同时，制定一套切实可行的档案管理制度并加以严格执行，改善档案保存的条件，采取有效的档案修复技术，最大限度延长档案的寿命，保障档案的安全。
(2)档案信息安全
①档案的安全包括档案本身不受到损坏与丢失和档案信息不被非法复制、查阅和传播，即档案信息安全。由于档案载体的不同，保障档案信息安全的方式也有不同。但均应制定文件的密级体制，严格借阅、复制制度。
②纸介质档案的信息安全主要是对档案的查阅、外借、复制和销毁应制定详细的制度，设定权限。对无权查阅、外借和复制的人员，管理人员不得私自给予查阅、外借或复制。有权限的人员在查阅、外借时必须承担保管责任。复制必须由档案管理人员进行，并须获得相应授权方可实行。档案销毁时，应经上级批准，并在主管领导和部门主管的监督下采用适当的方式销毁。
③电子媒体档案主要是通过设立严格的多级权限机制和密码保管制度，严格进入检索系统、复制和下载的管理;对进入互联网的计算机应安装防火墙和杀毒软件，经常更新，防止黑客入侵和非法人员进入等方法保障电子档案的信息安全。
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