WPSoffice实用简单教程
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强大的文字处理系统
在WPS Office中，传统的文字处理系统增加了不少的新功能，下面就日常办公中的使用模板快速创建应用文档、创建自己的文档模板和新增加的功能举例说明。
使用模板快速建立应用文档
在现代办公中，少不了上送、下传各种各样的应用文档，利用WPS Office中的模板可以帮助你快速建立需要的应用文档，模板实际上是指为文档形成提供基本格式和工具的特殊文档，它保存在Kingsoft\Winwps\Template\目录下面，分四大类：
第一大类为文字处理方面的模板(即文件夹Wps下的以wpt为后缀的文档模板，又分为“公文”等十二种共140余个模板);第二大类为电子表格方面的模板(即ET文件夹下以ett为后缀的电子表格模板，其中包含“财务表”和“家庭应用表”两类共36余个模板);第三大类是电子幻灯模板(即Wps文件夹下以dpt为后缀的电子幻灯片模板，其中包含“外观模板”和“主题模板”两类共19余个模板);第四类为有关电子邮件的模板(即文件夹Mail下的以wpt为后缀的模板，有“新邮件”、“回复邮件”和“转发邮件”等类型)。
要使用这些模板，只要选择“文件/新建”菜单命令(不要直接点击工具栏上的“新建”按钮，因为直接点击工具栏上的“新建”按钮将会启用一个系统默认的空的模板)，这时系统会弹出一个“建立新文件”窗口，在这个窗口中，WPS Office把上述介绍的四大类模板都罗列出来，选择其中一大类时，此类所有的模板则分门别类地放置好了。需要某种类型的某个模板时，可以单击展开它们某一类，窗口右侧则可以预览模板或阅读它的说明。对于现代办公来说，复杂的应用文的格式，不用您刻意去记，只需要选择相应的模板文件，再进行适当的修改就可以完成一个文档。如您需要拟一份招聘启事，只要选取“wps模板”选项卡，再单击“告示、启示”类模板，然后选取“招聘启事”模板，即可在打开的启事模板中，输入启事的有关内容，一份规范的招聘启事很快就完成了，这才是现代办公的效率。
制作自己的模板
制作自己的模板，比较容易的有二种方式：一是创建或修改一篇文档，使它具有某种专用文档的格式，然后作为模板保存;二是修改和精加工某一专用模板，把它作为新模板保存。举个简单的例子，在日常办公中，按我们的习惯，过年过节时，单位都要向退休的老同志致以节日的问候。不管是以书信形式还是电子邮件，如果能制作好一个问候式模板，你的办公效率将大大地提高。下面介绍做一个简单模板(慰问信模板)的方法。如图(^60090107a^)所示。
(1)页面的设置。制作一个模板，要根据实际情况，首先设置页面的大小。先新建一个空文档，再单击“文件”菜单，选择“页面设置”。在“纸张类型”栏，选择一种类型，如日常办公中最常用的“16开”纸
(2)设置文字。根据慰问信的格式输入文字，需要使用时再输入文字内容的地方以“×”代替，如称呼、事由、落款等等。
(3)其它修饰。一个模板，你可以根据需要尽情地修饰(很多书籍或网站中都有这方面的介绍，如背景、对文字的各种修改、排版的各种技巧等等)。这里只插入一个图像，并设置为“水印”的效果的方法。
首先，选择“插入/图像”菜单中的“金山素材”，然后选择Kingsoft\Winwps\ImLib\目录下的love文件夹中的love10文件;然后单击图像以选定它，再单击右键，在弹出的快捷菜单中，在“绕排方式”中选择“两边绕排”;把此图像拖动到合适的位置，再按下右键，在快捷菜单中选择“对象层次”的“在文字下”(经过这样的设置后，图像就处于文字的下方，记住不能再被编辑了，也不能拖动了，所以类似这样的设置，应该是最后一项设置);保存为模板，选择“文件/存为模板”，在弹出的“保存模板文件”对话框中，在“WPS模板”中选择“书信”，再在“模板名：”中输入保存模板的名称“节日慰问信”。在“描述信息”中可输入“这是一个我国传统佳节的慰问信模板”。然后单击“确定”按钮，即可完成一个简单模板的制作。以后你再使用“文件/新建”命令时，在“建立新文件”对话框中的“WPS模板”的“书信”类，就可以找到“节日慰问信”模板。
当然在上述保存模板的对话框中，你也可以创建一新的模板类型，如“我的模板”，然后把自已建立的模板保存在此类目，方便管理。
WPS Office的几项新功能
在WPS Office产品，新增加了许多新功能。下面两个新增加的功能更丰富了我们的现代办公的需要。
(1)定制表单功能
在“查看/工具栏”菜单中选择“表单域工具”，就可以找开表单域工具栏了。在表单域工具栏中，有如下几个按钮：“单行文字型表单域”、“多行文字型表单域”、“复选型表单域”、“下拉型表单域”、“单选型表单域”、“日期型表单域”、“表单域背景”，还有“回复邮件”(实际为“提交”按钮)和“保护文档”。我们可以利用上述的表单控件制作表单，制作完成后，可借助文档保护功能，可使表单的结构形式不可更改。再利用“提交”按钮，用户填完表单后很方便地把文档发到指定的邮箱里，这非常适用于填表、问卷等多种用途。下面以一个“问卷”调查表单为例，说明表单的建立及使用方法，要求你的下级用户在填完表单后，按“提交”按钮就可以把表单发送到你指定的邮箱。
设置你的邮箱。假如你要定制一个上述的“问卷”调查表单，或假如你是第一次使用WPS Office中的“金山电子邮件”模块，那么WPS Office会首先要求你添加新账户，这是一个真正中文的操作向导，每一步都有详细的提示，各步骤与在Outlook Express中的操作也基本相类似，按照向导相信你可以轻松配置好你的金山电子邮件的通讯环境。
按需要制作好表单。假如要制作一个对某项事物的一个调查，你可以制作一个多行文字型的表单。操作步骤是，在编辑状态中，首先输入“请输入你的意见，再按提交按钮”的说明，再单击表单工具中的“多行文字表单域”，这时在上述文字后面就出现了一个表单区域，双击此区域，则会弹出一个“文字型填充域选项”对话框，在对话框中你可以输入表单中默认的文字和在表单中输入文字的最大长度。
设置“提交”按钮。单击“表单域工具栏”中的“回复邮年”按钮，这时在上述“多行文字表单域”后出现一个“提交”按钮，双击此按钮，在弹出“邮件对话框”中，可在其中分别输入主题是什么(如你对×××的看法)、别人回复邮件时的地址(如liuzong@263.net)、抄送邮件的地址。确定后，设置完成。
设置文档保护。当所有表单域与提交按钮都设置完成后，为了使其它用户不能修改，设置文档保护就可以了。单击“表单域工具栏”中的“保护文档”按钮，这时弹出一个“文档保护”对话框，在其中你输入保护文档的密码，确定后就完成。
(2)链接功能
此功能使WPS Office更加完善和适应网络时代办公的需要。比如使用它可以从文档中直接跳转到指定的网页和文件，或是链接到邮件地址。通过对一个文档进行书签设置，再利用超级链接还可以实现文中不同部分之间的跳转，这样的链接对制作一些如产品说明、一个事情过程的介绍等等是非常有用的。下面以一个介绍地方特点的例子，说明利用书签制作链接的方法。
如一篇文档标题为“×××地区的概况”，文中包含了如下几项内容：“一、自然概况(●地理与气候，●区域与人口，●主要资源)。二、经济社会概况(●工农业生产，●名、优、特产品，●科教文卫)●旅游名胜。三、对外开放概况(●外资规模，●对外贸易、●优惠政策)。四、投资环境(●交通运输，●邮政电信，●金融保险)。”
要求把以上的大小标题所在的位置制作成标签，并把这些标题排列在大标题的下方，而且把这些文字链接至相应的文档内容，如图(^60090107b^)所示。
在文档中设置标签。在文档中设置标签，是一项常用的操作。方法是，首先把插入点移到需要设置标签的地方(即把鼠标至需要设置标签的地方后单击左键即可完成)，如移到文档中的“一、自然概况”所在的行(一般为行首)，然后选择“插入/书签”菜单，这时弹出“设置书签”对话框，你在其中输入一个书签名(默认为插入点开始所在行的所有文字)，“确定”后就完成了这个书签的设置。其它需要设置书签的地方都采用同样的方法进行设置。
添加链接。文档中部分内容的书签都设置好的，那么如何实现由图2所示的大小标题的链接呢?以小标题“名、优、特产品”的链接为例，操作方法是：选取小标题“名、优、特产品”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加链接”命令;在弹出的“设置链接”对话框中，单击“B.书签”项右侧的箭头，这时我们可以看到刚才设置的所有书签都出现在其中，现在选定上述设置的书签“名、优、特产品”，“确定”后这个链接就完成了，这时刚才选取的标题就以蓝色下划线显示了，这是系统默认的链接特征。这时你可以试一试了，回到文档后，撤消则才选取的文档，再按住Ctrl键后，把鼠标移到刚才设置过的标题中，这时光标变为手形，单击左键时，文档马上跳转到相应文档内容的位置中。如果把图2所示的所有标题，都按同样的方法设置链接，浏览这个文档就相当容易了，但你或许会问，通过标题跳转到相应内容是简单了，要返回大标题怎么办?要解决这个问题，同样可以设置一个书签，如在大标题“×××地区概况”中设置一个名为“页首”的书签，并在文档中上面设置书签的位置(可以是每个书签的开始或结束之处)输入“(返回页首)”字样，再把这几个字添加链接，链接到“页首”书签即可，实际操作时，首先设置一个链接后，再复制到文档的其它位置中去就可以了。这样整个文档从各标题到文中内容、从文中返回页首的链接就设置完毕了，别人在浏览这个介绍当然后十分方便。
金山自己的电子表格
WPS Office定义了自己的表格格式——ET，它和文字处理系统中的表格处理有着质的区别。ET电子表格基于无限表的概念，定位于专业表格处理。打开ET，全部编辑界面就像一张很大的表，所有操作都围绕这张表来进行。
WPS Office内置了大量的函数，总共有90多种，几乎涵盖了所有数学意义上的计算。灵活运用这些函数进行公式计算，可制作比较复杂的专业数据表格。下面仅以几个例子说明电子表格在录入数据、数据计算等方面的用法。
快速录入序列数据
所谓序列数据，一是指数学概念的常见的等差数列或等比数列;二是指日常生活中常用的有序词组成的序列，如序列“一、二、三、……”，或由此序列前(或后)添加适当的字(词)组成的序列，如“星期一、星期二、……”、“第一、第二、第三、……”、“一月、二月、三月、……”等等。诸如此类的.数据都可以在电子表格中迅速录入。下面举例说明：
(1)等差数列的录入。
录入由连续数字组成的等差数列：所有的自然数组成的集合，实际上就是一个由连续数字组成的一个等差数列，在电子表格中，能很快速地输入其中的一部分连续数据。如需要在某行(列)中输入“200101至200158”这一组数字，操作方法是：首先在此行的第一个单元格中输入第一个数字“200101”，然后把鼠标单击其它任意单元格后，再选取此单元格(即单击些后，单元格的四周出现黑框，后文把此类操作称为选取单元格)。再把鼠标指向此单元格的右下角，待鼠标变为黑十字光标时，按住鼠标左键，在行(列)中拖动，拖动过的单元就依次填充上要求的所有数字了(后文称此类操作为“拖动”)。
录入由不连续的数字组成的等差数列：由不连续的数字组成的等差数列，是指在一组数字中，后一个数字与前一个数字之差都等于同一个常数(此常数称为公差)，如数列“4、7、10、13、……”就是首项为4，公差为3的一个等差数列，如需要在某行(列)中录入此数列的前10项，操作方法是：首先在此行(列)的第一和第二个单元格中分别输入数列的前两项，然后选取这两个单元区域(可通过连续拖动或选取区域左上角第一个单元格后，按住Shift键，再用鼠标单击区域右下角的单元格，这种方法适合于选取一个大的矩形区域)，再在行(列)中拖动，就可以在行(列)中依次填充需要的等差数列的数据了。
实际上，由连续数字组成的等差数列的公差是1，由不连续数字组成的数列的公差大于1，输入公差是1的等差数列和公差大于1的等差数列，区别主要在于：前者输入第一项拖动，后者则需输入前两项后再一起拖动。特别地如果需要在某行(列)中输入一个常数列(即公差为0)，操作方法与输入公差大于1的等差数列的方法相同，如需要输入数列“36、36、36、36、36、……”，首先在行(列)的第一、第二个单元格中都输入“36”，然后选取为一个区域，再拖动即可。
(2)等比数列的录入。
所谓等比数列是指在一组数据中，后一项与前一项之比总等于一个常数(此常数称为“公比”)。要在某行(列)中输入这样的一组数据，首先在此行(列)的前三个单元格中分别输入此数列的前三项数字，然后选取为一个区域，再把此区域在行(列)中拖动即可。如需要输入数列“3、6、12、24、48、96、192”(即首项为3，公比为2的等比数列)，首先在某行(列)的前三个单元格中分别输入“3”、“6”、“9”，然后把这三个单元格选取为一个区域，再在行(列)中拖动就可以了。特别是当公比为1时的数列，实际上就是上面介绍过的常数列了。
(3)输入常用的有序词组成的序列。
在一个表格中，经常需要输入如这类序列的数据，下面举例说明：
在某行(列)中输入表示年份的一组数据，如“一九四九、一九五0、一九五一、一九五二、……、二00一”，可按照上述介绍的连续数字组成的等差数列的输入方法进行输入。如果这类数据的组成符合上述介绍的等差或等比数列的要求，则也可按相应的方法进行快速输入。
输入诸如“星期一、星期二、……星期日”、“一月、二月、三月、……十二月”、“第一、第二、第三、……”等等的序列，同样可按上述等差等比数列相应的方法进行快速输入。
特别地，如果需要在电子表格中输入以“0”开头的有序编号，如一个单位的职员编号为“021001、021002、021003、……021188”。需要在某行(列)中输入这样的有序列，首先选取此行(列)(单击行或列的行号或列号即可)，然后单击“格式\单元格”菜单，在弹出的“单元格格式”对话框的“格式”选项中，选取“文本”(因为电子表格中，要输入上述的编号，如果不对单元格格式定义，系统会自动识别为数字)，再单击“确定”按钮返回，这样就可以按输入等差数列或等比数列的方法在此行(列)中输入形如上面的职员编号了。
在电子表格中使用公式
在电子表格中，公式是由数值和运算符级成的，数值可以包括数字和引用某些单元格的数值，运算符包括：加、减、乘、除、乘方、百分比等。所以电子表格的公式具有下列的基本特性：公式都是以等号“=”开头;输入公式完毕确定后，单元格内显示的是公式的计算结果;当选定单元格后，公式的表达式出现在公式编辑栏中。如选定某个单元格后，就可以在其中输入“=(A1+A2+A3)/3”，编辑这类公式时，可先输入等号，需要的单元格，可以鼠标单击，运算通过键盘输入就比较快了。象这样在电子表格中进行有关运算，效率则比较低，如果需要计算某行(列)几十个单元格的数据汇总，就很不方便，由于电子表格内置了大量的函数，如果在公式中使用这些函数，则可以大大简化公式，提高工作效率。下面以一个例子，通过常用函数的使用说明函数在公式中的使用方法。
如图(^60090107c^)所示，是一个日常考勤表，其中的数据是动态的，也就是说，当每天输入数据时，各人出勤情况马上出现在各人相应的“个人合计”和“个人平均次数”，每天出勤情况将出现在相应“总体合计”、“总体平均次数”、“最多次数”、“最少次数”，其中最后阴影部分则是一个星期的总体情况(如星期三的数据输入完毕后，此区域则体现到本日止三天的总体情况，当一个星期的数据输入毕后，此区域的数据就是一个星期的总体数据了。要达到这样的效果，可进行如下操作：
(1)按表中的格式做好表头，只要做好星期一三个项目后，并选取为一个区域，然后按上面介绍的方法在行中拖动，即可依次填充。职工号则按上面介绍的方法快速填充(此处只以10个职工为例)。
(2)计算个人的各项合计统计值(即“个人合计”和“个人每天的平均次数)。
首先计算第一个职工(即图3中的张三)个人的两项统计值。计算一星期的早退总次数。单击单元格R13，在其中输入计算公式：=C3+F3+I3+L3+O3(可以输入等号后，点击一个单元格，再键入，然后又单击一个单元格，再键入一个“+”，依次类推，直至输完)，输入完成后，要以回车键结束。
计算一星期的迟到总次数：按计算早退的方法，在单元格S3中输入公式：=D3+G3+J3+M3+P3。
计算一星期的旷工次数：按计算早退的方法，在单元格T3中输入计算公式：=E3+H3+K3+N3+Q3。
计算每天平均次数：在单元格U3、V3、W3中分别输入计算公式：“=R3/5”、“=S3/5”、“T3/5”即可计算出各人的每天出勤情况的平均值。
(3)计算其它各人的个人两项统计值(即“个人合计”和“个人每天的平均次数)。
上面计算出第一个职工的各项统计值后，其它各人的统计值可以采用拖动填充的办法快速完成：首先选定R3～W3的单元格区域，然后把鼠标指向此区域的右下角，待鼠标变为黑十字光标时，按住鼠标左键向下拖动，直至最后一个职工为止，这时你会看到，拖过的区域都出现数字“0”，这是因为前面各人每天的数据都没有输入，所以计算结果都是0，你可当试输入几个数据，就会发现统计数据也会随着原始数据的输入而不断变化，这正是日常工作所期望的效果。
3.计算总体的各项统计值
即是每天的三项数据合计、每天三项数据的平均值。阴影部分的数据则是一周内三项数据合计、一周内三项数据的人均值。
上面是直接在单元格中编辑公式进行计算，这里的各项数据，则可以利用函数进行，各位体会利用函数进行计算的高效率。
(1)计算星期一早退项的两个统计值。
计算合计：单击选定单元格C13，再单击工具栏中的插入函数符号f*(或单击“插入/函数”菜单命令)，在出现的“函数列表”对话框中，在“常用函数”类中选择“SUM”函数，按“确定”按钮后，在单元格C13中会出现公式“=SUM()”，这时在括号内输入统计数据的范围(这里是C3～C12)，于是在括号中输入“C3：C12”表示合计的范围，输入完毕后回车后即可完成。
计算早退的人均次数：选定存放此数据的单元格C14，然后按照计算合计的方法插入求平均值的函数AVERAGE()，选定同样的统计范围，即可得出此项统计结果。
(2)计算星期一的其它两项值和其它各天的各项统计值。
首先选定C13～C14两个单元格区域，然后按照上面拖动的方法，向右拖动，直到T14，拖过的区域即可计算出需要的统计值。如果有单元格中出现字符“####”，这是由于函数在进行统计时，表格中没有原始数据，被除数视为“0”，所示出现上述字符，只要在表格中输入原始数据，则计算结果就会代替上述字符了。
经过上述所有步骤，一个考勤统计表就做好的，其中运用了一些公式和常用一两个统计函数。只要每天输入考的三项数据，需要的考勤结果就会马上出来。
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