文秘岗位的面试技巧与注意事项

时间:2023-12-12 09:20:47 王娟 面试指南 我要投稿
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文秘岗位的面试技巧与注意事项

  文秘体现的就是一种特质就是有时候会忽视自己替别人考虑。下面是小编整理的文秘岗位的面试技巧与注意事项,大家一起来看看吧。

文秘岗位的面试技巧与注意事项

  文秘岗位的面试技巧与注意事项

  从文秘这个职位来讲,最看重的特质,第一个就是条例性强,所以你在服装上、带的包、手里的资料上都要给别人突出一种感觉就是条例性特别强,谈问题的时候前、后思路要清晰一些。

  第二个就是他会给别人一种很细致的感觉,因为文秘是做旁边的辅手,会给别人一种很细致的感觉,所以我觉得在谈话的时候,语言上、表情上一定要给别人一种很收得住的感觉,不要太张扬,要很冷静、仔细,好像深思熟虑想问题似的;

  第三个我觉得主要突出的是一种责任心,责任心这块体现出的是一种吃苦耐劳,所以不要太挑剔,比如工资、工作时间,不要在这方面太挑剔。

  所以我觉得首先我们把这个岗位的最主要特质抓出来,然后在面试的时候第一个服装、打扮上一定要注意体现这些方面的特点,我有时候看到一些应聘我自己的秘书的时候,他们的包很乱,你一打开看那个包很乱,有人应聘的时候忘了带自己的求职简历,这些东西是小节,你如果带了说明你在为别人考虑,你没带可能没有那么严重,但是也是让人感觉到多少你想得不够周到,有这么一种印象。

  文秘体现的就是一种特质就是有时候会忽视自己替别人考虑。所以我觉得在身边物品的携带上要注意一些,然后说话的时候一定要条例清晰,我有时候见到一些同学在谈自己的过去、想法上他的语言的逻辑性、前后顺序老是搞不清楚,你做文秘的时候一旦搞起工作来条例不清晰了,做起来也很混乱了。

  然后提问的时候尤其是年龄小,他还特别爱问工资,工资应该是问的,但是不着急,有时候企业好几关,第一关可能不涉及到工资,有时候会问工资和上班时间的话会让人感觉很挑剔。

  文秘岗位面试成功的技巧

  在面试时,你首先要沉着冷静,举止得体,思维清晰,语言表达有逻辑性,懂得商务礼仪。许多应聘者在招聘人员面前有胆怯心理,这是很不好的表现。你应该在招聘者面前表现出充分的自信。面试的过程其实也是一个心理较量的过程,你如果勇于展现自己的心理素质,一定能得到对方的欣赏。我曾经对一个胆怯的面试者说:“你为什么会怕我?其实,你的能力很好,完全不必胆怯。全世界人都是一样的人,只不过我比你早工作几年而已。”听了我的话,这位同学笑了,也不那么胆怯了,后来我们录取了他。后来他告诉我,如果不是我的话让他放松,他吓得一定不会通过面试的。

  一个面试的第一步往往是“自我介绍”。在这个阶段,你应该根据单位对人才的要求,有的放矢地介绍自己的情况。如果单位是政府机关,那么必然看重的是学生的政治修养以及含蓄持重、知识面宽、反应灵敏、综合素质过硬等基本条件。如果对方是科研院所,可能看重的是你的基础理论功底、外语能力、事业心、责任心、进取心、好奇心以及尊重客观事实、实事求是的工作态度等。如果从事的是外贸工作,那么对方可能就会对你的外语水平、财贸知识、公关能力、法律常识等有特殊的要求。

  面试时,主要是考官问,你答。应聘者的回答要切中要点,不要长而不当;要充分体现自己的实力和人品;眼神接触要稳定,态度自然诚恳。面试前最好多找老师或辅导员练习练习这种临场发挥的能力。

  简历上的每一句话,面试时回答的每一句话你都要能够提出实例,不能夸张,否则可能遇到“不幸”的后果。比如,你想说自己会某种技术,你最好准备好与这项技术有关的一系列实际解决方案。如果你想指出自己的优点是团队精神,你最好准备好回答“请举一个靠你的团队精神,让团队达到成功的例子”。少具备一个优点,少掌握一个工作工具,也许你还有机会,但是,如果被认为撒谎、缺乏诚信,你就永远没有机会了。

  面试时要有自信,但是切忌吹嘘自己。吹嘘自己并不是展示自己的优点,而是在增加自己的缺点。江苏电视台曾有三位研究生参加面试,其中一位吹嘘说他对吴地文化研究非常深,还举出几个文化名人。那知面试他的电视台台长正好是苏州人,反问了几个问题,结果他一个也答不上来,最后被淘汰了。

  在大规模的招聘会上,如果你只是到各个展台投递简历,那么不必穿正式的西服,只要穿着整洁即可。在正式面试前,你可以询问对方人事部的联系人相关信息,譬如该公司希望应聘者如何着装等等。对男生来说,我认为穿西服、系领带是一定不会错的。但是如果经济条件不允许你购置一套好的西装,那么衬衫、长裤、皮鞋也可以。如果你不会配色,就采取简单的素色(白衬衫、蓝西装、黑皮鞋、搭配西装颜色的素色领带)。对女士来说,简单大方的上班装(衬衫、长裙、外套)是正确的选择,最安全的做法是一套素色长裙和外套,衬衫也应该是素色的。最后,千万不要忽视了自己的头发。我在招聘中曾经见到不少人西装笔挺,但是头发却很凌乱,给我留下非常邋遢的印象。此外,不要忘了正式面试前洗澡、洗头、洗脸、刮胡子、刷牙,忽略这些会给人对面试不尊敬和不重视的印象。或许没有人会为你面试时穿得好给你加分,但是如果这些基本细节没做好,你肯定会被扣分。在面试前的一切准备工作都代表了你对这个公司的尊敬和重视。

  面试最后,面试官可能会给你机会提问,这部份重点是考察应聘者考虑问题的深度和对该企业的理解。最好在每一次面试前,准备一两个问题,最后被要求提问时会派上用场。

  很多朋友也提到面试中专业问题很好应对,但面对开放答案的问题常常无从下手。其实面试中设置开放答案的测试题的目的并不是测试你的智商,而是考察你分析问题的能力、以及思维模式与方法。其实这些问题的设置与回答并无定律,答案大可以千变万化。

  微软有很多著名的测试题,比如“井盖为什么是圆的”之类。如果你答“圆的不像方的,不会掉进洞里”,这只是一个“相对正确”的大众性答案;如果你回答“因为下水道盖子很重,所以做成圆的比较容易随处滚动”,这虽然不是大多数人眼中的“正确答案”,但能够证明你善于联想性、发散性思考,因此也是很好的回答,甚至可能收到更好的客观效果;倘若你回答“方的有角,可能会伤到小孩”、或者“圆的比较省材料”,这些答案都可以接受,不过考官可能会据此进一步再提几个问题,譬如“为什么圆的比较节省材料”、“如果我有20公斤铁,请你证明圆形是最节省材料的设计方案”等等。

  在大规模招聘人才时,在笔试环节中设置一系列的开放性测试题,有助于考官迅速判断一个人的思路清晰与否,进而首先淘汰一批思考速度相对滞后的应聘者。面试中现场提问这类题目,可以使考官通过一个人的现场答题速度考察一个人的反应能力、思维速度以及现场心理调控能力。

  目前,智商、情商测试题在跨国企业招聘人才中经常被采用,在国内企业以及公务员考试中也屡见不鲜,因此增强日常积累、平时注重综合能力的培养、关注一些名企招聘中的难题,是非常必要的。

  文秘岗位面试的技巧攻略

  一、面试前的准备

  1、信息准备。在面试之前,要尽可能多地收集有关招聘单位的详细资料, 做到心中有数。所获得的信息应准确、真实。

  2、材料准备。准备好自荐材料(包括各种证书和成果等), 充分考虑面试中可能提出的问题。

  3、仪表准备。头发应整洁,男学生最好在面试前一周理发,面试前一天修面。女学生可以化淡妆,但不宜太浓或过于夸张。服装应干净、得体,不宜穿家常服装和运动服面试。男学生可以带公文包,女学生可以带手袋,面试时应放置一旁,切勿放在自己与面试人之间。

  4、心理准备 择业前要客观认识自己,正确分析自我,根据自身的特长,选择适当的就业位置;要保持积极、主动的择业心态,敢于竞争,敢于自荐;要增强心理承受能力。

  二、面试礼仪

  面试要讲究礼仪。

  在求职面试过程中,切不可忽视礼节和举止,面试中的礼仪至少有几个方面值得认真对待:

  一是服饰要得体。要给人以整洁、大方的感觉,穿着以庄重一点为好;

  二是要遵守时间。面谈时一定不能迟到,同时要遵守面试约定的时间长度,在约定的时间内体现你的办事效率;

  三是表情要自然,举止要文雅,讲究文明礼貌。进入面试场合不要紧张,要从容、自然;

  四是面谈时,眼睛要真诚地注视对方,表示对他的话感兴趣,不要东张西望,心不在焉。要显得具有自信心,对对方谈话的反应要自然坦率,不能作出大惊小怪的表情。

  三、如何应付群体面试

  1、如有介绍各面试人的姓名和职务时,应记住以便在应对时掌握轻重及取舍。

  2、面试时,通常最好看着发问者;自己发问时可向面试负责人提出, 希望某一面试人回答,可面向着他提问,并说明希望由他回答;面试过程中要集中注意力听完对方的讲话,切勿轻易打断别人的讲话。

  3、如果其中一位面试人对你特别挑剔或表示不满时,要从容应付, 切不可得罪其中一人。

  4、如两个面试人同时向你提出不同的问题,应逐一回答。回答问题不宜太长,注意语调,并留意观察提问人的反应。比如:对方心不在焉,可能表示他对自己这段话没有兴趣,你得设法转移话题;侧耳倾听可能说明自己音量太小难于听清,皱眉、摆头可能说明自己言语有不当之处。根据对方的这些反应,就要适时地调整自己的语言、语气、陈述内容等。

  四、正确应付和回答问题的技巧

  1、把握重点、简捷明了、条理清楚、有理有据。一般情况下回答问题要结论在先,议论在后,先将自己的中心意思表达清晰,然后再做叙述和论证。

  2、讲清原委,避免抽象。主试人提问总是想了解一些应试者的具体情况,切不可简单地仅以"是""否"作答。针对所提问题的不同,有的需要解释原因,有的需要说明程度。

  3、确认提问内容,切忌答非所问。面试中,如果对主试人提出的问题, 一定要搞清楚,这样才会有的放矢,不致南辕北辙、答非所问。

  4、有个人见解,有个人特色。 只有具有独到的个人见地和个人特点的回答,才会引起对方的兴趣和注意。

  5、要知之为知之,不知为不知。诚恳坦率地承认自己的不足之处, 反倒会赢得主试者的信任和好感。

  五、谈话的技巧

  1、对话应明确。讲话在精而不在多,回答问题要力求把握要点,精练准确, 有条理,不走样。

  2、语气的选择。在交谈中要注意称呼得体,慎用"最...... "等形容词和无意义的感叹词,不要满口俗气,要给人以谦虚、有礼貌的好感。

  3、慎用专门术语。专门术语应视对象使用,否则会让对方有被捉弄的感觉, 重要的是把自己的意思充分表达出来,让对方了解。

  4、面试谈话时,不要误解话题、不要过于固执、不要独占话题、 不要左顾右盼、不要插话、不要说奉承话、不要浪费口舌。

  六、把好面试最后关

  1、适时告辞。要让面试人结束面谈,对此应十分敏锐,及时起身告辞。

  2、礼貌再见。在面试的全过程中应有礼貌,告辞时同面试人握手表示感谢。

  自我认识

  想一矢中的,首先必须知道你能带给公司什么好处。当然不能空口讲白话,必须有事实加以证明。

  最理想就是能够展示过去的成就。例如你曾为以往的公司做网页设计,并得过奖项或赞扬。但当然,这些例子都必须与现在公司的业务性质有关。

  职位愈高,自我认识就愈重要,应将个人的成败得失,尽录在日记中。这样,就可以时刻都清楚自己的弱点与强项。

  投其所好

  清楚自己的强项后,便可以开始预备自我介绍的内容:包括工作模式、优点、技能,突出成就、专业知识、学术背景等。好处众多,但只有短短一分钟,所以一切还是与该公司有关的好。

  如果是一间电脑软件公司,应说些电脑软件的话题;如是一间金融财务公司,便可跟他说钱的事,总之投其所好。

  但有一点必须紧记:话题所到之处。必须突出自己对该公司作出的贡献,如增加营业额、减低成本、发掘新市场等。

  铺排次序内容的次序亦极重要,是否能紧握听众的注意力,全在于事件的编排方式。所以排在头位的,应是你最想他记得的事情。

  而这些事情,一般都是你最得意之作。与此同时,可呈上一些有关的作品或纪录增加印象分。

  身体语言

  不管内容如何精彩绝伦,若没有美丽的包装,还是不成的。

  所以在自我介绍当中,必须留意自己在各方面的表现,尤其是声线。切忌以背诵朗读的口吻介绍自己。最好事前找些朋友作练习对象,尽量令声线听来流畅自然,充满自信。

  身体语言也是重要的一环,尤其是眼神接触。

  这不但令听众的专心,也可表现自信。曾有一项报告指出,日常的沟通,非语言性的占了70%。所以,若想面试成功,便应紧记注意一下你的身体语言。

  关于文秘面试常见问题

  1、你是哪里人呢?

  问题分析

  面试官询问考生的家乡,一是出于人天生的好奇心,二是希望制造轻松的气氛。

  回答示范

  我来自xx地,不过很多人说我看上去像xx地人,因为我父亲母亲都是xx地的,他们都是二十多岁的时候从xx地搬迁到xx地来的。

  点评参考

  这是一个很好的回答,全面地说明了自己的家庭背景,表明考生很健谈,而且也体现出他良好的心理素质。(这里只是做个示范,意在让考生明白,不能只简单的回答问题,应该简单的描述一下情况,或者简述一下对家乡某个方面的热爱也是可以的。

  2、你有什么爱好呢?有空的时候喜欢做什么?

  问题分析

  面试官询问考生的业余爱好,一是为了制造和谐气氛,其二是想通过其喜好判断一下他的个性。

  回答示范

  说实话,我没有一个特别明显的爱好,有朋友来的时候去打打保龄,一个人的时候看看电视、在网上聊聊天什么的。平时学业忙,很难发展一个特别的爱好。

  点评参考

  真诚的沟通,能够迅速引起面试官的共鸣,很可能面试官也过着一模一样的忙碌生活。而且这样的回答也暗示了一些积极的因素:随和的个性、习惯于繁忙的工作。

  3、你会说英语吗?

  问题分析

  这个问题的潜台词是,我们要求你会说英语!

  回答示范

  听力没有任何问题,不过讲得不太好,喜欢看美国大片,觉得很震撼。大学里确实缺少练习,看来英语对这份工作很重要?我可以报个英语培训班,加强一下。

  点评参考

  一定要立刻把自己所有会讲的,少得可怜的几句电影台词说一遍,再烂都要说!不光要表态度,还要告诉对方你要采取什么行动,争取对方的认同。

  4、你最大的优点是什么?

  问题分析

  面试官关注的问题有两点。第一,考生没有撒谎,而是真实地阐述了自己的优点。第二,他所阐述的优点,恰好是这个职位所需要的素质。有很多时候,对于一个岗位而言的优点,会成为另一个岗位的缺点。比如说,如果你具备很强的领导能力,往往不适合从事秘书、助理、客户服务代表等以细节和服务他人为主的工作。

  回答示范

  我的优点是表达能力强,而且乐于表达自己的观点。上学的时候在课堂上我总是踊跃发言,还参加过演讲比赛。在工作岗位上,我敢于表达自己的观点。我认为敢于表达自己的观点是对工作负责的一种表现,如果我们爱一份工作,一定会献计献策让它更好。

  点评参考

  遵从以下步骤:

  (1)找出自己的三至五个优点;

  (2)每个优点找出N多个例子,举例最好来自学习、工作和生活等三个方面,而不是仅仅来自一个方面;

  (3)在这三到五个优点之中,精选出一两个和所申请职位最吻合的优点。

  5、你最大的缺点是什么?

  问题分析

  认识自己的缺点是一个巨大的优点,当问到你缺点的时候,你的机会来了,请快展示你的自知之明吧!你想把优点故意包装成缺点?比方说,你想完全实话实说:应聘会计的人说自己粗心?应聘销售的人说自己容易紧张?面试官会无限惋惜地批注:此人心眼好,老实,但不适合我们的工作!对待这个问题,惟一的对策就是真诚地暴露自己的弱点,只要这个弱点不是你所申请职位的“致命伤”即可。

  回答示范

  我觉得我有时候会过分在意别人的感受,比方说,不敢直接表达不同意见,因为觉得会让对方丢面子,其实这样做很不利于快速有效地开展工作。我希望自己能够逐渐学会更加爽快,对人对事更加直接。

  点评参考

  睿智,才会成功!

  6、你为什么想到xx银行来工作?

  问题分析

  我想到xx银行来,其一是因为专业对口,我一直想做xx工作;其二是能够利用我自己的语言优势。至于在四大当中我为什么倾向于xx银行,其实是一个很感性的原因,我觉得你们的careertalk做得是最棒的,我们同学都这么认为!其他几家就比较boring一点,太严肃了,呵呵。

  回答示范

  说实话,对于我们这些学金融的应届毕业生来说,能进xx银行都是梦寐以求的。而且,通过你们的careertalk和我们自己得到的信息,xx银行处处有压力、处处有挑战、处处有evaluation。我觉得这倒挺适合我的,我是那种喜欢压力的人,有压力的时候,出成绩就比较快。

  点评参考

  精彩答案:真诚可信,同时暗示了自己是那种不怕压力的“优良品种”!

  7、你觉得你适合从事这个岗位吗?

  问题分析

  这几乎是一个必问的问题。回答这个问题,请大家用自己过去的事实予以证明,而不是强调未来的潜力。对于面试官而言,惟一可信的是“过去时”,而不是“将来时”!

  回答示范

  (以客服岗位为例)我觉得自己挺适合做客服的。做客服,首先,做事的效率和准确度要高,既要快,又不能出错。我们班的同学公认我做事麻利,有集体活动的时候一般都由我来收钱,做记录。除了做事快,我的个性也很适合。我是一个特别和气的人,别人很愿意接近我。我觉得,做客服肯定要让别人觉得亲切才行,我的朋友都说,即使是打电话,都觉得我是在笑着说话的。

  点评参考

  具体,才有说服力。

  8、你有相关的经历吗?

  问题分析

  这是一个令应届毕业生感到很棘手的问题。因为即使有一点点和所应聘职位相关的经历,大家早就已经红旗飘飘地摆放在简历最耀眼的位置上了。在明明没有相关经历的情况还要硬起头皮来回答,就看各位的“表达技巧”了!以下的这个示范会给你一些灵感的。

  回答示范

  我没有在公司里面做过客服,您知道这个职位一般是不招兼职和实习生的。不过,我觉得在大学的工作中我还是有客服经验的。我在宣传部做干事,我觉得自己就是一个客服代表,我的客户就是学生会别的部门。每个部门搞活动的时候都要通过我来配合。大家对我都很满意,去年我还得了“优秀学生干部”奖呢!

  点评参考

  说得好,其实,生活中每一个被你服务过的人都是你的“客户”,你的老师、你的学长、学弟、你的朋友等等!

  9、这份工作经常要加班怎么办?

  问题分析

  这份工作经常要加班,包括节假日,你有没有心理准备?

  回答示范

  当然有心理准备,我听说项目忙的时候可能一整个月都不会有休息日。我觉得,要应付这么忙的工作,光有心理准备其实还不够,还要有特别好的身体素质。所以,我准备把做健身的习惯一直坚持下去。

  点评参考

  不仅仅有心理准备,还有实际行动的准备,善哉善哉!

  10、这份工作久了你会觉得无聊吗?

  问题分析

  这份工作是很细节的,久了你会觉得很无聊。你怎么看?

  回答示范

  我觉得,任何一份工作做久了都会觉得无聊的,不光是我们做客服的。克服无聊最好的办法就是给自己设立目标。我上个学期我在一家公司做实习,前两天觉得特无聊,整天做“影帝”,替大家复印东西。后来空闲的时候翻看自己复印的东西,觉得能学到很多有用的东西,比方说,别人是怎么设计EXCEL表格等等。这样一来,复印的时候就一点都不觉得无聊了,因为心里有学东西的目标啦。

  点评参考

  以目标为驱动力,是成功人士的基本素质。

  办公室文员面试着装重点

  服装:

  1、套装是办公室行政女职员的必选之物,因为它可以使穿着的人显得干净利落,干练坚决。而男性最好以深色优雅合体的西装为最佳选择。同时,与服饰搭配的公文包显得非常雅致。

  2、服装的颜色,应以白、黑、褐、海蓝、灰色等基本色为主。而女性搭配一条丝巾,或在套装内穿件亮眼的上衣,既可避免色彩单调带来的沉闷感,又会给人留下干练、充满亲和力与感染力的印象。

  3、不影响工作效率的前提下,职业女性可以通过合身的连衣裙,适当地展现女性的气质与风度。配上小饰品:比如结婚戒指、订婚戒指总是合适的。小巧的耳环可接受。项链手镯戴时需要配合套装。

  4、为了适应行政族工作的特点,在面料的选择上应当尽量选用那些不易起皱的丝、棉、麻以及水洗丝等面料,从而保持衣服形态的整洁。

  化妆:

  1、面试适宜清爽自然、轻松明快的淡妆,显得人有亲和力!切忌浓妆艳抹。

  2、发型要中规中矩,如果是长头发最好束起来,如果散开一定要干净,最好不要烫发。

  3、不宜擦拭过多的香水。指甲一定要保持整洁。

  饰品:

  1、结婚戒指、订婚戒指总是合适的。小巧的耳环可接受。项链手镯戴时需要配合套装。

  2、面试时,与服饰搭配的公文包显得非常雅致。

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