公文写作规范及相关知识

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公文写作规范及相关知识

　　公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体，公文写作规范及相关知识。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。

公文写作规范及相关知识

　　公文中的名称表述

　　其一般要求是：文稿中第一次出现的人名（含职务）、地名、组织机构名称等应写全称，除符合规定者外，慎用简称；同一名称在文稿中多次出现时，前后要统一。文中涉及若干人的职务时，要按有关规定正确排列次序，重量、长度计量单位名称按国家规定书写，对有些明文规定不用的名词，要使用新的提法。正确使用专用术语，引用译名以统一、通用的译名为准。

　　公文中的数字表述

　　其一般要求是：表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等，一般使用阿拉伯数字；表示若干万、若干亿等的整数时，可以“万”“亿”为单位与阿拉伯数字并用。名词、成语、分数中的数词，表示序数的序词，以及“三四个”“七八十人”等数字，用汉字；“一年四季”“理由有二”等表述，其中的数字也用汉字。引用法规中的章、节、条、款时，原来用汉字的套用汉字，原来用阿拉伯数字的，用阿拉伯数字。公文中的标题顺序号可依次选用汉字、小写数字和阿拉伯数字。通常情况下，一、二、三、四级标题，依次选用汉字小写数字、汉字小写数字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号表述。科技、财会、统计类公文及报表等所用数字，应根据国家规定和国际通用的方式表述。

　　公文中的时间表述

　　表述时间应准确、具体。其一般要求是：避免使用一些不清楚的时间概念，如“前年”、“昨天”等等，而应写明具体年、月、日，紧急文电还应加注时、分。公文中的年份一般用全数，不得省略。公文中出现历史朝代年号时应加注公历年份。

　　公文中的省略

　　公文中的省略应以准确、明白、不发生误解为原则。其一般要求是：公文中的姓名、地名、单位名、时间一般用全称书写，其中地名、单位名称也可使用规范化简称。公文中第一次出现的地名、单位名称等已使用全称，加说明“以下简称为××××”，再次出现时可用简称，有些确已为普遍公认、熟悉的事物和提法，可用简称。时间名称一般不用时间代名词，外国人的姓、名一般应写全。

　　公文中标点符号的使用

　　公文中标点符号的使用与一般文章大致相同。需引起注意的是，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；公文中表示次序单独用汉字小写数字时，数字后使用顿号，数字加括号时不用标点符号，次序数“第×”后用逗号，整数和小数间的隔点，一般用圆黑点。

　　什么是国家公文写作标准规范？

　　国家公文写作标准规范是指国家公文写作所需要遵循的标准和规范。它包括公文的格式、体例、撰写要求、文字规范、用词准确性等一系列方面。这些规范和标准在一定程度上要求公文要统一、规范且易于阅读，从而帮助读者更容易地了解公文的内涵和目的。

　　国家公文写作标准规范的内容要求是什么？

　　国家公文写作标准规范的内容要求主要包括以下方面：

　　1.公文格式要求

　　公文格式要求是国家公文写作标准规范中的重要方面。它包括公文的封面、标题、文字、内容、结尾、附件等各个方面。例如，公文标题应简明扼要，明确表达公文主题；公文正文应注意行距和字体等要求，以适宜的排版方式让读者容易理解内容。

　　2.公文体例要求

　　公文体例要求是指公文中出现的各个部分的命名和用语的规范。例如，要求公文中的附件要标明序号和名称，便于读者查阅；同时，指定公文中使用的称呼语和语气，确保公文语言规范和得体。

　　3.撰写要求

　　撰写要求是指公文撰写中需向往管理层透露哪些信息，怎样编写公文以及注重的细节，也是国家公文写作规范的重点。例如，公文的起承转合应该流畅且通顺，语言尽量简明扼要；同时注意公文中的误区和常见错误，比如避免使用过多的主观抒发。

　　4.文字规范要求

　　文字规范是指公文中使用的字体、字号、标点符号、缩写、计量单位等的规范。需要注意字体合适、字迹清晰，易于辨识的要求。例如，要统一格式，有标点符号和对应语法。

　　国家公文写作标准规范有哪些常见疑问和解答？

　　1.是否需要双倍行距？

　　根据国家公文写作标准规范，公文应调整为1.5倍或2倍行距，具体行距距离需遵循不少于1.5倍行距而不大于2倍行距的标准。这种间距可以更好地呈现材料的清晰度，并使其更容易阅读。

　　2.公文中是否能使用缩写？

　　国家公文写作标准规范不禁止使用缩写，但缩写必须在特定的条件下使用。例如，需要在文中注明缩写的含义和缩写如何使用等。此外，一些常用的缩写需要遵循国家标准的相关规定。

　　3.公文中如何使用数字？

　　在国家公文写作标准规范中，数字的使用是需要特别注重的一个方面。例如，应该注意数字和单位的书写格式和位置，要使用规范的单位和标准化衡量单位，同时，数字应该尽可能按顺序排列。

　　4.公文中如何处理文字错别字？

　　错别字在公文中是绝不能存在的。如果在撰写公文过程中出现了错别字，应及时更正或改写正确的语句。同时，应注意使用复审和修改机制来确保公文的质量。

　　总结

　　国家公文写作标准规范是规范公文写作的标准，遵循这些标准可以让公文更具规范性和可读性。在撰写公文时，需要遵循公文的格式、体例、撰写要求、文字规范、用词准确性等方面的要求。同时，在公文编辑过程中，需要注意常见疑问和解答，如正确使用数字和缩写、避免文字错别字等。通过遵循规范和标准，可以使公文更具专业性和可读性。

　　第一条行政公文

　　（一）公司常用行政公文的种类：

　　1、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

　　2、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

　　3、通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求各单位办理、周知或者执行的事项，任免人员等。

　　4、公示：适用于事先预告员工周知，用以征询意见、改善工作的事项。

　　5、批复：适用于答复下级单位的请示事项。

　　6、会议纪要（公司级）：适用于公司级会议讨论决策经营管理工作及议定事项的记载。

　　7、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（二）行政公文的格式：

　　行政公文须套印带有公司/部门全称的红头、按类别编制文号并加盖公司/部门印章（电子版除外）。

　　第二条文书类公文

　　（一）公司常用的文书类公文的种类：

　　1、备忘录：用于对内或对外需协调处理事项的备忘记录。

　　2、总结汇报：用于日常工作总结、汇报、情况说明及工作方案等。

　　3、规章制度：指规范公司及各部门、营业部的经营管理工作和员工执业行为的制度、办法、规定、规则、细则、指引等规范性文件。

　　4、信息简报：用于公司内部交流经验、通报情况等。

　　5、部门级会议纪要：用于部门或部门之间联席会议的议定事项的记载。

　　6、部门工作协调单：用于部门之间协调工作。

　　（二）文书类公文的格式

　　文书类公文须使用带有公司LOGO标志的文档模版。不得在无公司名称或LOGO的空白纸上书写公文。

　　第三条公文写作要求

　　（一）公文内容应符合国家的法律、法规及其他有关规定。

　　（二）写作应注意情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文文种应根据行文目的、职权范围和与主送单位的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、

　　月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”、第三层为“1、”，第四层为“（1）”

　　（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般使用阿拉伯数字。

　　公文的基本知识

　　公文的特点

　　1、明确的公务性。

　　2、鲜明的政治性。

　　3、极高的权威性。

　　4、作者的法定性。

　　5、较强的时效性。

　　6、体式的特定性。

　　7、文风的朴实性。

　　8、严格的程序性。

　　公文的作用

　　1、领导和指导作用。

　　2、规范和约束作用。

　　3、宣传和教育作用。

　　4、联系和知照作用。

　　5、依据和凭证作用。

　　以上是公文的现实效用，还具有历史效用，可以存史。

　　公文的分类

　　1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公文、普通事务文书）和专用公文。

　　2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。

　　3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等）、指导性公文（批示、意见等）、知照性公文（通知、通报、公报、简报等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要、大事记等）。

　　4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。

　　5、按公文办理的时间要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。

　　6、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。

　　7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。

　　8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。

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