秘书写好材料从做好笔记开始
秘书新手，常常感到做文字的苦尤甚之，一是不知如何下笔，二是经常推翻重写，三是反复推翻重写后领导仍旧不满意，惶惶不知如何动笔。听闻不少才子，材料写得文采斑斓，气势磅礴，可是总是被退回重改，三番五次，不免感叹难遇伯乐，最后怨气连天、消极怠工。
其实公文材料是表达领导思想，体现领导个性，展现领导风采的重要载体，是命题作文，常言道“三分匠人、七分主人”，这就决定了材料受命于谁，文章思维和特征就要服从于谁，这是秘书写材料的首要原则。如果对领导意图体会有误，体现不准，又或者把自己的想法强加于文稿内，那么即便写得洋洋洒洒，堪比李杜，这样的稿件还是会被全盘否定。因此，体现领导的意图是处理好文稿的前提。
此外，每个领导都有他讲话的风格和特点，讲话稿应充分体现领导特点，与领导风格充分对接，领导看这样的材料才顺心，读起来才顺口，才能够紧紧地抓住听众，引起听众强烈的共鸣，从而使讲话化作听众的意愿和自觉行动，成为促进工作目标实现的强大动力。一个会写材料的秘书面对新领导一定会向领导以前的秘书讨要领导讲话稿，细心揣摩领导的讲话风格和特点。突出领导的说话风格是处理好文稿的基础。把握好这两点，材料基本就不会有大返工了，那么要怎么做好这两点呢？最好的方法就是认真做好笔记，这个看似很笨的做法却是写好材料的佳径。公文写作关键是把握虚实结合，“虚”就是定位要准，对当前形势，当前问题研判要准，站位要高，“实”就是有实例，有对策、出实招。这“虚实”两方面的素材都可以通过记笔记获得。
怎样才能做好笔记呢？说难不难。要准备固定的笔记本，如果笔记东一页，西一页，那么就算记得再好也枉然；同时笔记本要尽可能随身携带，不但开会要记，调研或检查工作时讲的意见，所关注的典型也要一并记下，秘书工作很忙，要尽可能省下回来誊写的二次功夫。同时记笔记的时候，要清楚地记下时间、地点、会议名称，参会人员。
记录的方式也分很多种，有的是将领导的要点摘要记一记，有的是将领导的话通过自我判断后归纳性记一下，有的是机械式全盘记下。如果是新手，最好的记笔记方式就是原原本本将与工作相关的.讲话记下来，同时，将会议上关键性的观念或者问题标注出来，回头整理、查阅也比较轻松。
为什么要原原本本地记下来呢？常言道，“好记性不如烂笔头”，只有通过一遍遍的“听”和“记”，才能熟悉并强化领导讲话风格和思维模式，才能对领导日常谈论的重要思路和观点连贯思索，对领导的思想情况会有系统、整体的理解，写他的材料才能快速完成角色转换。可能秘书在记录的时候还有这样的困惑：有的观点，领导在这个会上提过，在那个场合也说过，这些话要不要记下来？笔者认为，能记下来还是尽可能记下来，这些反复强调的事情，往往是领导经过深思熟虑的精辟论断，也是下阶段工作的方向和重点，虽然讲话有些内容是一样的，但每次讲话场合不一样，面对听众不一样，要求不一样，具体程度不一样。此外，领导在会上提到的例子也要尽可能记下来，那些例子都可能成为今后材料有力的佐证，当然领导在提到这些案例的时候，数据可能都是个概数，如果秘书顺藤摸瓜，补充完善，为领导提供更为详实和准确的基础数据，领导肯定会对其青睐有加。记笔记的终极目的是写好材料，秘书除了要在会上记好笔记，会后要及时整理笔记，归纳笔记，这样以后找材料信手拈来，省下很多功夫。同时要学会利用笔记，将领导讲话的中心思想归纳成有指导意义，读来琅琅上口，易懂好记的词句。
总之，记笔记不但是一门苦力活，也绝对是一门技术活。秘书平时要善做有心人，学会从笔记中领会领导意图，挖掘大政方针、工作重点、典型经验、面临的形势或当前问题等等，长此以往，很快就能发现笔记成为自己的独门秘笈，任何观点和实例都有出处，届时即便是临时任务也能做到不慌不忙，工作也能达到事半功倍的效果。
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