如何做好办公室收发文

如何做好办公室收发文

　　公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。公文处理工作是办公室工作的重要内容，做好公文处理工作，既是夯实管理基础，又是规范工作流程的需要。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度和服务水平，更重要的是影响企业和领导干部的工作效率、作风。下面是小编为大家收集的如何做好办公室收发文，希望对大家有所帮助。

　　收文处理程序及要求

　　(一)收文处理流程

　　签收→登记→收转→对党委及办公室的文件拟办→主管校领导批示→传阅或承办→催办、查办→收回文件或办理情况反馈→复查归档

　　1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：

　　(1)审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定。

　　(2)进行收文登记。

　　(3)按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。

　　(4)按领导的批示意见办理。

　　(5)将处理完毕的来文退还报送单位。

　　2、上级领导部门来文的处理程序：

　　(1)通知、指示类的文件应在登记后将“文件处理单”贴附在文件首页前。

　　(2)交党办主任签写办公室拟办意见。

　　(3)按照主任意见转有关职能部门或党委领导批示。

　　(4)检查来文的办理、落实情况。

　　(5)将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

　　3、 校外单位来往函件的处理程序：

　　凡标有“河南工程学院党委收”、“河南工程学院党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：

　　(1)属于群众来信的，按信访工作程序处理。

　　(2)属于函调的，转交组织部处理。

　　(3)党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。

　　(4)属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处;一般的由机要员处理。

　　(5)将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。

　　(二)收文工作要求：

　　1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

　　2、应熟悉校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。

　　3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。

　　4、组织传阅时，应采取以机要员为中心点的辐射方式，避免传阅对象之间的交叉式传阅。

　　5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。

　　6、及时催办，定期检查文件承办情况。

　　发文处理程序及要求

　　(一)发文处理流程

　　拟稿→核稿→会签→签发→编号→打印→校对→印制→盖章→送发→归档。

　　1、拟稿

　　(1)党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

　　(2)书写格式、行文规则应遵照执行上级及《河南工程学院关于公文处理的若干规定》。

　　2、核稿

　　由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核。

　　(1)党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。

　　(2)一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。

　　3、签发

　　(1)送领导签发的应是校核、修改后的稿件。

　　(2)以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。

　　(3)党委各部门代党委起草的文件应先交党办，不要直接送主管书记签发。

　　(4)以党委办公室名义发出的文件材料，由党办主任签发。

　　4、编号

　　(1)以党委名义专项上报的材料编号为：同委()第 号。

　　(2)以党办名义专项上报的材料编号为：同委办()第 号。

　　5、打印

　　经签发、编号后的文件送交打字室打印。

　　6、校对

　　一般由党办文书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。

　　7、印制

　　校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。

　　8、盖章

　　(1)以党委名义发出的文件，必须由党委书记或主管书记签字后，盖党委印章。

　　(2)以党办名义发出的文件，由党办主任签字后，盖党办印章。

　　9、送发

　　(1)一般党委文件应上报上级党委等机关;下发院内机关各部处、基层党总支、直属党支部;送本辽领导。

　　(2) 党办文件报校领导，发机关各部处、基层党总支、直属党支部等。

　　10、归档

　　(1)平时按照存档归档要求，做好预立卷工作。

　　(2)按年度将党委文件、党办文件分别组卷存档。

　　(3) 按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好并编号。

　　(4)用计算机按照存档要求打印卷内目录。

　　(5)每年6月底前，将上一年度的档案移交学院档案室。

　　(二)发文工作要求：

　　1、了解本级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。

　　2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现党委领导的意图。

　　3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。

　　4、发送文件要力争快捷，注意时效。

　　办公室收发文是干什么的

　　办公室收发文工作主要包括以下几个方面：

　　收文处理：专人负责拆封，坚持“行登记，后使用”的原则，收文后详细校对来文单与文件是否相符；如有急件，急事先办。

　　文件分类登记：来文盖上印章后，分类登记，无论是急件、平件都需要随到随登，及时分送。收文要按年度编排，注意准确，不要出现空号、重号。要求分类准确，按收文要求逐项登记清楚。

　　送领导阅批：将来文先送局长阅批，然后再送分管批阅，最后送承办人员。

　　文件传阅工作：根据领导批示意见，分别送有关人员阅文，要认真在传阅登记簿上进行登记，阅文的同志要在登记簿上签字，以便查找，阅后及时交回，防止丢失。密级文件要在办公室阅文，防止丢失、泄密事件的发生。

　　文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及时提供利用，并注意防潮、防虫、防火、防盗、防止丢失、泄漏。每逢节假日、年终前要将文件核对清点，发现短缺，及时查找，确保文件的安全。

　　文书材料的归卷和立卷工作：当年来文，待文件结束后，即可抓紧时间分类装订成册。

　　发文：负责打印材料的校对、印制、装订。要进行发文编号登记。

　　承办局领导交办的其它工作。

　　以上工作内容确保了办公室收发文的准确性和时效性，为学校的教学、科研、生活提供了重要的支持和服务。

　　收文工作的流程

　　（一）签收

　　对所收文件的件数要认真清点,检查实收件数与投递清单.上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后,收件人要在送件人的"投递回执单”和、或"送文簿”上签字，并注明收到的时间

　　（二）拆封

　　启封时，注意保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面， 并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。

　　（三）登记

　　登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。

　　（四）分类

　　对信件(文件)迅速分类，将信件(文件)分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。有的也可以用数字做文件夹的标识。如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分,如信件(文件)中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格、应用尺和黄色笔(如需复印,黄色不会在复印件上显现)在这些内容下面画出直线，或在信件(文件)，上用简练的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件)，转送前最好复印一份保存，以备查考。