组织内部的时间管理
有些人在时间管理工作上存在一种误区:认为抓住每一分钟,每一秒钟就是做好时间管理了,就是合理利用时间了。实际上,关键不在于我们是不是每分钟都在工作,而在于我们是如何安排工作时间的,我们的时间是零散的还是整块的。对于管理者和专业人士来说,他们常常需要整块整块的时间去完成重要的任务,譬如思考重要决策或写一份报告。
一、缺乏制度和远见
在组织中总是有一些问题一而再,再而三地出现。管理者没有远见,预见不到这类问题今后还将出现,因此没有将之前处理这类问题的方式、方法和步骤进行认真的归纳和总结,并使之形成制度理,因此当这类问题再次出现时,人们还会将它作为意外事件,花大量的精力和时间去处理。这就造成了时间的浪费。如何解决呢?一项重复出现的事件总是可以预见和预先防止的。同样的'问题如果出现了二次,我们就绝不让它作为突发事件出现第三次。
当问题第二次出现后我们应结合先前的解决办法设计成无须研究判断,人人均可处理的例行工作,并形成制度。当这一问题第三次出现时,我们就可以把它当做例行工作,按照制度加以解决,这样,就会节省时间。
二、组织内部信息沟通存在问题
这是造成组织内部时间浪费的主要核心问题。在组织中信息的沟通存在两个问题:第一,传统沟通模式的实时性破坏了时间块。在传统沟通中要求沟通的双方直接面对对方,沟通双方发出与接收信息不能够有时间上的错位,也就是必须同时关注同一件事情。否则就不能形成沟通。 我们就需要解决几个问题:1、我要知道自己近期工伯安排和时间安排,2、我要让相关的人或部门知道我最近的工作安排和时间安排,3、我要知道别人近期的工儿安排和时间安排与我有关的部分。
对于第一个问题,通过我们自己的记录或信息系统是非常容易做到的,到时间信息系统会自动给我们提示。我们也可以随时查看自己的工作安排和时间安排。对于第二个问题和第三个问题,实际上是信息查阅的权限问题。我们可以利用Backpack 、Propel'r、A6等信息管理系统工具,根据权限和关联性查看和我们有关的同事的工作时间安排情况。这就增加了时间的透明度。只要你能上网,不管你在什么地方,什么时间,你都可以工作了。
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