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商务邮件礼仪-商务微信礼仪

时间:2017-05-18 09:55:36 商务礼仪 我要投稿

商务邮件礼仪-商务微信礼仪

  一封好的邮件到底应该长成什么样呢?我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格。怎么做呢?

商务邮件礼仪-商务微信礼仪

  第一,正式的显示名和总结性标题。

  邮件接收者最先看到的是两样东西:你的显示名和邮件标题。

  邮件礼仪的第一步,就是用真名。个性化、诗意化,尤其是二元次的名字可以用在你的QQ签名上,不要用在商务邮件里。

  然后是标题。用不到20字总结一封邮件的核心内容。“你好”,“来自XX公司”,“报价”都不是一个好标题。“请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,才是一个好标题。

  第二,简单大方的格式。

  真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式排班:分段、缩进、和加粗。

  分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。

  第三,逻辑清晰的正文。

  开场先问候。

  问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事。邮件标题是全文概括,每段首句是整段概括。用小段,不要用大段;用短剧,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚的事,不用101个字。

  结尾部分总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感谢。然后祝好、署名。

  第四,良好的回信习惯。

  收到邮件尽快回复,代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式,代表你的职业化程度。比如:善用抄送、密送、回复、全部回复这些功能。

  如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或重新发起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。

  然后,按下“发送”键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

  你和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通,“见字如面”。你不一定要打扮得花枝招展,但必须要把自己收拾得干干净净。

  微信礼仪

  微信是介于电话和邮件之间的沟通工具。如果用同步、异步的程度来排序主流沟通工具,从高到低依次是电话、QQ、微信、短信、邮件。

  电话是一个同步独享的沟通工具。接听以后,就相当于同意分配一段独享的时间给对方。邮件是一个异步分享沟通工具。你愿不愿意和这个人沟通,是通过回不回复邮件来决定。所以电话和邮件有完全不一样的职业化表现。比如电话要不断地说:是、对,让对方了解你一直在与他同步;而邮件要标题、正文尽量观点正确、逻辑清晰,在有限次的来回中提高效率。微信则是介于两者之间的.一个状态。

  在微信上,很多人都反感“你好,在吗”这样的开场。因为你在试图用电话或者QQ的“职业化”方式,试图在微信里面表示礼貌,然后启动一段锁死独享时间的沟通。正确的做法应该是,说句“你好”,然后以有事说事的心态,简短地说清楚你想说的事情。这样给对方足够的自由时间,来选择要不要回复你,或者如何回复你。让对方舒服。

  所有的商业人士,都需要重新理解互联网时代,与客户、伙伴,甚至是自己的员工打交道的方式。

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