商务礼仪与办公技巧
二、邮件礼仪
如今，邮件成为最常用的正式办公通讯工具了，往往一天收到的邮件比短信还多。
可很多人只会“发邮件”，但“不会发”邮件。
1.邮件主题：
一定不要空白标题，这是最失礼的。
标题要简短，不宜冗长，也可以在开头简单分类比如【通知】、【重要通知】、【奖助学金】等，便于收件人第一时间获取要义。
回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标题，不要默认的RE、RE一大串。
2.邮件正文：
a、开头要称呼并问候收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼各位XX、To all。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“尊敬的XX老师”;如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX女士”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名，当然不加职务直接称呼全名也是不礼貌的。
关于格式，称呼是第一行顶格写;问候语是称呼换行写。若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
b、正文内容简明扼要，行文通顺。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，如果内容很长，可以考虑添加附件进去。
c、正文字体适中，不要花枝招展。
中文建议用微软雅黑这种扁扁的字体，英文用Arial 字型，不建议用花枝招展的各式各色背景信纸。字体大小正常即可，不要过大。
为了提示重要信息，可以用粗体、颜色、底色进行标注，合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
3.邮件附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，正文中应对附件内容做简要说明，例如“...已附件您，请查收，祝好”。
附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理，特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式。
4.邮件签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过5行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的标签、座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。例如我名字中带“祺”，我更喜欢使用“顺颂时祺”
5.邮件操作
a、reply(单独回复)和reply all(回复全体)
reply是回复给发件人;reply all是回复给发件人和其他收件人或抄送人。
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该reply all，让大家都知道。有些回复邮件只是回复“好的，我知道了”，还reply all，那就显得很没有礼貌了。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。等你们讨论好了，或者有分工了再告诉大家，此时选择reply all，或抄送。
b、发送(to)、抄送(cc)、群发单显
个人习惯，收到邮件先看自己在收件栏里还是抄送栏里，因此弄清楚发送和抄送非常重要，避免引起误会。
在收件栏里表明要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复和响应。
而抄送的人则只是需要知道这回事，没有义务对邮件予以响应，告知即可。发送和抄送中的各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按职位等级从高到低，适当的规则有助于提升你的形象。
群发单显是添加了很多收件人，但是收到邮件的人只看得到自己的名字，适用于隐私保护，单线联络，比如助学金，当然既然是群发单线，在开头称呼收件人的时候就不能个性化，例如“同学你好”即可。
6.邮件检查
请尽量在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
此外，在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误，附件是否添加成功，是否添加正确。
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