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浅谈word技巧(2)

时间:2017-10-16 11:45:48 office办公 我要投稿

浅谈word模板技巧

  用word批量转换文件

  如果经常要一次转换多个文件,可通过word的模板来完成:先把要转换的文件放到一个文件夹中,然后启动word,再选择“文件”→“新建”,并在“新建文件”窗口任务格中选择“其他文件”选项卡,双击其中的“转换向导”图标,单击“确定”按钮。此时word XP会提示我们转换,直接按“下一步”按钮继续。接下来选择转换类型,设置源文件夹和目标文件夹,再选择转换文件,进行转换即可。

  生成稿纸文件

  选择“文件”→“新建”,在右边窗格中出现的“新建文件”窗口任务格中单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目,然后在弹出“模板”对话框,单击“报告”标签,并双击其中的“稿纸向导”项目,系统会提示你插入office XP安装光盘,就可以成功安装稿纸模板。

  接下来,就可以顺着向导按下“下一步”按钮继续;接下来选择稿纸大小及方向,再选择稿纸网络线种类,并设置字数和行数和网格方式,设置页号位置。最后,单击“完成”按钮即可生成一个空白的个性稿纸方式文件。

  制作专业套打效果模板

  首先用扫描仪把表格扫描成图片文件,在word中选择“插入”→“图片”→“来自文件”,然后把扫描后的.表格文件插入到文件中。选择“文件”→“页面设置”,调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致,然后右击该图片并选择“设置图片格式”,在弹出的对话框中选择“版式”标签,然后选择“衬于文字下方”,调整图片使其正好覆盖整个页面。接着在需要打印的空栏处插入文本框,调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致。然后右击文本框,在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”,设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色”。按照上述步骤插入多个文本框,最后选中所有文本框,再单击鼠标右键,选择“组合”将它们组合在一个对象。

  接着在文本框中单击左键,选择“插入”→“域”,在弹出的对话框中,选择“域名”为MacroButton,宏名为AcceptAllChangeShown,在显示文字中输入提示文字。最后将文件中的图片删除,并把新建的文件保存为模板即可。下次使用时,调用此模板,将光标移到文本框中,输入相关内容确定后就可以打印了,非常方便的。

  小提示

  我们也可以用它来制作多种票据的模板,并把它们拷贝给同事,就可以实现模板的共享了。

  右击建出个性word文档

  进入C:\Documents and Settings\用户名\Templates文件夹,在空白处右击,选择“新建”→“Microsoft word 文档”新建一个word文件,winword8.doc。双击winword.doc,然后对其中的字体、字形、页面大小等作一些个性设置,并保存该文件。

  以后在“资源管理器”中右击鼠标,选择选择“新建”→“Microsoft word 文档”,再双击新建的文档,你就会发现,它已经套用了我们在winword8.doc中的设置了。从而可以使用自己的个性word了。

  获得更多模板资源

  如果觉得word中内置的模板不能满足需要,你可以通过从网上下载更多的模板:选择“文件”→“新建”,就可以看到“新建文档”任务窗格,注意最下面的“Microsoft.com上的模板”链接。单击后,即可打开该站点上的中文模板库。其中提供了很多类别的模板,非常丰富。只要单击网页上的模板类型链接,就能在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。单击模板名称,并在“模板最终用户许可协议”窗口中单击“同意”按钮,同时单击“在Microsoft word中编辑”,IE会将模板下载到硬盘,完成后自动用word XP打开模板。如果对模板效果满意,再用“另存为”将它保存为模板,就可以像普通模板那样调用了。

  共享模板

  对局域网中的用户来说,自定义模板可以让网络上的其他用户共享。具体做法是:将自定义模板放入某个共享文件夹中,并为该共享文件夹建立一个快捷方式。网络上的其他用户可以把这个快捷方式放入自己的C:\Program Files\Microsoft office\Templates\2052文件夹中,然后就能像本地安装的模板那样调用了。

  不要忘记备份模板

  在重新安装系统之前,必须对自定义模板文件夹中的模板文件作一个备份。

  使用多个word模板

  默认情况下,word只能支持惟一的默认模板,这往往不能满足我们的需求。其实你可以让word使用多个模板:先在一个文件夹下右击,选择“新建”→“Microsoft word文档”生成几个word文件,然后分别用word打开它们,按照自己的要求对这些文件进行处理,最后选中它们,右击鼠标,选择“属性”,在打开的“属性”窗口中选中“只读”前的小勾,把多个“模板”文件设置成只读文件。以后要应用某一个“模板”文件时,只要双击它,此时word会打开一个以当前选中的“模板”文件为蓝本的“只读”文件,只要按下Ctrl+S键,word就会弹出“另保存”对话框供我们另存文件,而且原来“模板”文件中的内容并不会被覆盖。利用这种方法理论上可以实现无数个“模板”。

  使用word对模板加密

  如果不想别人使用word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心创作的一个模板,又该怎么办呢?这时你可以对该模板进行加密:打开通用模板文件(文件名是Narmal.dot,通常可以在C:\ProgramFiles\Microsoft\Templetas文件夹中找到),然后对其设置密码,再按下工具栏上的“保存”按钮。以后每次启动word时,就会提示你输入密码了。如果有密码当然可以使用,没有密码,就无法使用此模板。

  让word自动统计文章字数

  先输入“本篇文件的总字数为:”,再选择“插入”→“域”,打开“域”对话框,再在“域”对话框的“类别”列表中选择“文件信息”,在“域名”列表框中选择“Numwords”。单击“域”对话框的“选项”按钮,打开域“选项”设置框选择域结果显示的格式。单击“添加到域”按钮,将所选择的格式加入到添加大域中。连续单击两次“确定”按钮,关闭所有对话框。

  此时,当前光标处就会显示出“本篇文件的总字数为:XXX”的字样。执行上述操作后,即使对文件进行修改也不必担心,只要将光标移到域代码上,将其变为灰色后,按下F9键,word就会自动更新该域,显示出修改后的总字数。最后,我们可以把这个文件保存为默认模板,这样就可以自动统计字数了。

  坏事的Normal.dot

  有时你点击word图标,它却没有启动,反而出现一个错误信息。重装都无济于事,严重时,甚至不能卸载和重装word。一般情况下,这是由于word的Norma.dot模板文件损坏所造成的,你可以通过系统的查找工具找到该文件,然后将其删除,这时word会自动重建一个新的Normal.dot文件,并恢复正常。

  快速实现word默认模板

  启动word,按下Ctrl+N键新建一个空文档,选择“文件”→“页面设置”,并对页边距、纸张及版式进行设置。完成后单击一下设置对话框最左下角的“默认”按钮。并在word弹出的提示窗口中单击“是”按钮。以后每次运行word,word都会以此模板为蓝本新建文件。

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