三级秘书资格证资料
秘书职业包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系,要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力,综合协调与合作能力,逻辑思维和分析能力等。为方便大家备考三级秘书职格证考试,yjbys小编为大家提供复习资料如下:
一、会议筹备方案的拟定
1、相关知识
(1)会议筹备方案的内容
确定会议的主体与议题;
确定会议主题的要素:要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的。
确定会议的名称。
确定会议议程。
确定会议时间和地点。
确定会议所需设备和工具。
确定会议文件的范围。
确定会议与会代表的组成。
确定会议经费预算。
确定会议住宿和餐饮安排。
确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
(2)会议筹备方案的作用
确保会议的周密组织。
确保会议服务质量和沟通协调到位。
确保领导的意图得以贯彻执行。
(3)电话会议及视频会议的知识:
电话会议:
电话会议交流的信息特点:
① 方便灵活,准备时间短,恢复迅速,花费少。
② 缺少身体语言,难以进行互动交流。
③ 为提高效率,可以搭配使用其他通信方式。
④ 适用于分公司不远,规模不大的企业。
工作程序和要点:
① 准备发出开会信息。
② 认真分发会议书面信息材料。
★ 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式,无法实现文字的同步传输,需要做好会议书面信息的分发工作。(06年11月)
③ 合理安排会场信息传输设备。
二、提示会议按计划进行
1、相关知识
(1)推进会议进程应遵循的原则:
① 认真倾听。② 树立自信心。③ 消除交流障碍。④ 强调问题。
⑤ 使用精湛的人际交流技巧,接受他人积极有益的批评和建议。
2、工作程序:
(1)了解议题和议程。(2)准时宣布开会。(3)有效引导议题
三、监督会议经费的使用
1、相关知识
(1)会议经费的类型:
与会人员交费(06年11月)
参展商交费
联合主办者交费
广告、赞助和捐助
公司分配
其他收入项目
(2)会议经费使用的主要方面
(3)会议经费使用的监督方法:
① 报告和会议 ② 授权与自我控制 ③ 质量 ④ 损益平衡表(06年11月)
⑤ 比率分析 ⑥ 审核时要逐项细审
2、工作程序:申请经费——主管领导审批——财务部审批——财务人员提取现金或填写支票——经费支出——审核会议经费支出
四、处理会中突发事件
1、相关知识
(1)会中突发事件的类型:人员问题、健康与安全问题、行为问题。
(2)处理会中突发事件的方法:处理人员问题、健康与安全问题、行为问题。
2、工作程序:向领导报告——启动会议应急方案——实施应急方案——必要时向公共应急机构请求支援——善后工作
3、注意事项:
突发事件与规章制度:
应急方案的定期检查制度;
突发事件的第一时间报告制度;
各种应急设施的检查维护制度;
值班工作责任到人制度。