秘书收发邮件程序

秘书收发邮件程序

　　我们都知道只有在秘书人员在工作中做好秘书礼仪工作，秘书工作才能有助于公司达到最大的收益。但是秘书的邮件工作同样很重要，那么秘书收发邮件程序有哪些呢?以下是小编为大家收集的秘书收发邮件程序，仅供参考，欢迎大家阅读。

　　一、收文工作的程序

　　1、签收。

　　对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏;文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”和、或“送文簿”上签字，并注明收到的时间

　　2、拆封。

　　启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。

　　3、登记。

　　登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。

　　4、对信件(文件)迅速分类，将信件(文件)分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。有的也可以用数字做文件夹的标识。如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分，如信件(文件)中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格，应用尺和黄色笔(如需复印，黄色不会在复印件上显现)在这些内容下面画出直线，或在信件(文件)上用简练的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件)，转送前最好复印一份保存，以备查考。

　　二、发送邮件工作的程序有：

　　1、首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致;

　　2、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全;

　　3、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎;

　　4、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注;

　　5、邮政编码，即检查信封上收信人的邮政编码是否正确;

　　6、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署;

　　7、登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件(文件);

　　8、了解和适应邮政方面的规章制度和寄发(发文)时间。

　　秘书工作程序——如何进行收文处理

　　一、签收

　　秘书人员收到来文时，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点、核实来文数量，同时，留意文件封套标注的收文单位是否为本单位。确认无误后，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误方可签字、盖章、标注收文日期。

　　二、拆封

　　公务来文均由文件专管人员拆封，其他人员不得拆封。秘书人员在检查封条完好后，可对文件进行拆封（在无领导授权的情况下应及时送往专管人员进行拆封），对于写明某个部门或个人亲收的文件，应登记后转送有关部门或个人签收。拆封时应细心、认真，小心取出文件并逐一清点核对，正件在前，附件在后。

　　三、核对文件

　　拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。有收文回执的，应在回执单上签字盖章，及时退回发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题应及时向发文单位查询。

　　四、登记

　　秘书人员对于签收的公文，应先行按照来文单位或部门进行分类登记。登记时，顺序号、收文时间、来文单位、公文标题及文号、密级、份数等事项均需一一登记清楚，必要时还要登记来文单位的联系人和联系电话。书写时应使用钢笔或签字笔，字迹要工整规范，不得随意涂抹。此外，如果收文较多，应分清轻重缓急，优先登记急件和重要文件，一般文件可稍后登记处理。

　　五、拟办与批办

　　收文登记后，应填写“公文处理单”，并提出拟办意见。拟办是对来文的办理提出建议和初步意见，供领导人批办时作参考，为方便领导批办，可将来文提出的或与来文有关的文件资料附在来文之后，以供领导参阅。在开展拟办工作时，应认真阅读来文，对来文主旨要有准确的理解与把握，并清楚来文所涉及的工作与相关部门和领导。拟办意见应简明具体、主次分明、考虑周到、切实可行，以提高文件处理效率。对重大问题不便发表意见或提不出具体方案，在“公文处理单”上注明“请xx通知批示”或“拟请xx部门办理”即可。

　　批办是领导人对文件办理提出批示性意见，对文件的办理起着决定性的作用。批办领导应在批办中表明自己的办理意见，然后签名并注明批办时间。

　　拟办是批办的基础，但并不是所有的收文都必需经过拟办和批办程序。通常，常规性、参阅性文件往往可不予拟办和批办，需具体办理的文件应进行拟办与批办，以明确承办的部门及处理原则、方法和要求等；有些重大方针、政策性文件和重要指示性文件，虽不需要承办，但也应通过拟办和批办指示文件传达的范围。

　　六、传阅与承办

　　传阅是文件运转、传递信息的重要手段，为此后的承办打下基础。文件传阅应先处理重要件、急件，按先办理、后阅知；先主办、后协办的原则依次传阅。除特殊情况外，一般应以文书人员为中心组织文件传阅，保证传阅文件的安全，注意严格按照规定范围传阅，不得随意“横传”。

　　承办是根据领导的批办意见或有关规定，对文件的具体办理。承办是文件处理中的关键环节，是具体解决问题的重要阶段，承办应符合批办要求。急件通常随到随办，一般文件也应及时办理不得拖延。文件承办人在文件办理完毕之后，对文件办理的经过和结果作简要注明以备日后查考。

　　七、整理归档

　　秘书应对处理完毕后具有保存价值或要求保存的文件进行整理归档。归档前应仔细核对检查，包括文件是否齐全完整、文件是否已为处理完毕状态、是否有相关领导的签字或日期等，立卷时应对文件进行分类整理。为便于查找和利用，还应为文档拟写一个简明确切的案卷标题。