会展招展应该注意什么

会展招展应该注意什么

　　在的招展过程中，如果能够寻找到支持及协助单位作为对口的合作单位，组团作为展览会的招展代理，将是一个非常不错的选择，也是招展成功的重要环节。下面是小编精心整理的会展招展应该注意什么，欢迎阅读与收藏。

　　计划立项

　　1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表

　　（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查对行业而言项目的利润增长点是否够大地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。

　　（2）实施的具体方案

　　（3）宣传费用计划表

　　A、广告时间段的投入

　　以4—6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体]

　　B、广告投放的形式

　　户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）

　　杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）

　　2、找主办单位

　　（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等

　　（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。

　　3、申请各种批文

　　4、场地联系

　　以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会，主要是引起百姓关注的；而国际会展中心主要进行专业性的展会。

　　5、联系宣传媒体

　　（1） 对象

　　专业媒体和大众媒体

　　（2） 方式

　　直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。

　　6、制作邀请函

　　7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）

　　实施招展

　　1、招展方式

　　主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E—MAIL、上门拜访、朋友介绍等

　　2、招展的步骤

　　（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）

　　（2）跟踪拜访（找准负责人）

　　A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）； 针对第一种客户： 问清客户需求 要求进一步促成购买 愉快地答应客户的 针对第二种客户： 了解客户拒绝的原因 为面谈作好准备二次面谈向客户推荐下一届展览会要求客户介绍其它客户保持关系，待以后联系针对第三种客户：问清客户需求和异议进行第二次拜访消除顾客顾虑

　　3、招展中用到的文书

　　项目邀请函、展位确认书、参展商指南

　　实施招商

　　（1） 在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商

　　（2） 通过媒体可以间接招来一些参观商

　　（3） 主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。

　　（4） 组办单位为展会提供的工作

　　相关活动

　　展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。

　　展会现场

　　（1） 布展

　　参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等

　　（2） 开展

　　现场的协调；观众的组织；配套的服务等

　　展会后的控制工作

　　包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作。

　　展会进行招展需要注意什么

　　组团的优势表现在：

　　第一，能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；第二，善用资源，优势互补，加快资源整合；第三，最大限度地挖掘新客户，壮大参展队伍；第四，最大限度地降低招展成本。

　　招展合作单位的要求与条件

　　1．能切实有效地开展组团工作；

　　2．在该行业有较高的信誉和威望；

　　3．有一定的组团招展经济实力；

　　4．能指派专职人员负责该项工作；

　　5．有丰富的招展组团工作经验。

　　建立展览营销网络

　　合作招展（组团）单位一般包括：行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体、主办单位的分支机构、办展机构（公司），还有是海外的代理机构（国际展）的建立。

　　1主要的媒介合作伙伴

　　（1）行业协会和商会

　　行业协会和商会在行业里有重要的影响和强大的号召力，它们一般拥有自己擅长的领域和自己的营销渠道，也有自己独特的营销技巧和营销手段，与这些单位合作，能很好地优势互补。

　　（2）国内外著名展览机构

　　（3）专业报刊杂志

　　行业内的专业报刊杂志对本行业有一定的影响，也有一批熟悉的客户，对行业发展趋势比较了解，联系比较广泛，不仅可以充当营销宣传的喉舌，还可以直接招展。

　　（4）国际组织

　　一些相关的国际组织具有一定的权威性，在国际上有较强的号召力，与他们合作往往能很好地带动国外企业参展。

　　（5）各种招展代理

　　所谓代理，即对某一地区、某个专业拥有一定客户的中介机构、行业协会、咨询机构等。招展代理是与办展机构紧密合作的专门的招展单位，适当地发展招展代理对展会招展很有好处。主办方可以委托他们代理招展，当然，按照国际惯例是有偿代理的。

　　（6）行业知名企业

　　行业知名企业在行业里有一定的号召力，它们的参展对其他企业有很好的示范效应，会带动一批企业参展。

　　（7）国外同类展会

　　与国外同类展会合作，在各自的展会上推广对方的展会，或采取其他合作方式争取彼此合作、营销互赢。

　　（8）外国驻华机构

　　外国驻华使馆和领事馆以及其他机构，如贸易代表处、办事处等，它们不仅对该国比较熟悉，联系方便，而且对所在国也很了解，它们向该国企业推荐的展会一般能取得该国企业的信任。

　　（9）政府有关部门

　　与政府部门合作不仅有利于招展，还能取得很多其他便利条件。

　　（10）网络

　　基于网络的展览营销具有全天候、跨国界、即时性、交互式、多媒体甚至媒体拉式与推式功能兼备等明显优于传统营销方式的特点。企业以网络为平台在产品售前、售中、售后各环节展开全程市场营销活动，充分发挥网络技术的优势和功能，最大限度地满足客户需求，以达到开拓市场、树立形象、促进销售和增加盈利的经营目的。

　　从展览机构利用网络资源和技术的深度和广度来分，网络营销的基本形式包括利用网络媒体登载广告、利用电子邮箱进行邮件营销和利用网站进行全方位网络营销三种基本形式。从展览机构网络营销的具体功能来分，网络营销包括网上调查、网上形象塑造、网络产品展示、网络促销、网络分销、网络公关、网络客户服务等形式。

　　网络营销的发展经过三个阶段：试探营销阶段、电子邮件营销阶段、网站营销阶段。目前在会展业的网络营销领域工作重点转移到了网站建设，包括域名申请、网站规划、网页制作、网站发布、网站推广以及网站的管理和维护。一般大型展会都有自己的网站来宣传展会，在网络上宣传也是一个不错的选择。