商务英语E-mail写作五原则

商务英语E-mail写作五原则

　　电子邮件是一种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。以下是小编为大家收集的商务英语E-mail写作五原则，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

　　一、商务英语电子邮件的格式

　　常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

　　①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

　　②标题。

　　③称呼、开头、正文、结尾句。

　　④礼貌结束语。

　　⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

　　其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear 全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼;正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

　　二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

　　商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。

　　准确原则

　　由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

　　简洁原则

　　简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

　　在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

　　另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。

　　例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.

　　例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.

　　例3 Hope you can accept it.

　　例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

　　完整原则

　　商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。

　　清楚原则

　　商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

　　例1 We will deliver your goods soon.

　　例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

　　礼貌原则

　　商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

　　例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.

　　例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

　　三、结语

　　随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

　　拓展：英语作文电子邮件格式

　　一、商务英语电子邮件的格式

　　常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

　　①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

　　其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

　　二、商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则

　　1、亲切自然：可以用We 就不要用You

　　每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」，于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

　　把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。用我／我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简单自然，亲切又人性化。 官样e-mail：Your mail has been received.

　　亲切e-mail：I have received your mail.

　　官样e-mail：Your complaint is being looked into.

　　亲切e-mail：We are looking into your complaint.

　　2、一针见血：可以清楚 就不要模糊

　　写email最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

　　模糊字：contact

　　清楚字：call／write／visit

　　模糊字：soon

　　清楚字：by March 15

　　3、言简意赅：可以一个字就不要两个字

　　大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃。

　　冗长句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine. 精简句：The paper jam destroyed the copy machine.

　　冗长句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture. 精简句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

　　4、语汇朴实：用对方看得懂的关键字

　　每个行业都有自己的行话，写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话，也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。

　　迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

　　朴实句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.

　　迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

　　朴实句：Supply determines demand.

　　5、有技巧的表达：永远让人觉得youre helpful

　　同样一件事说法不同，得到回应就不同，有技巧的说法让人乐于为你效劳。

　　拙劣说法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.

　　漂亮说法：Im glad to clear up these questions for you.

　　拙劣说法：In order to complete the claim you made, simply..

　　漂亮说法：To complete your transaction,..

　　6、下一个专业的信件标题

　　许很多人没有意识到，e-mail的标题是很重要的一部分，邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容，看起来像群组垃圾邮件，命运就是直接进入垃圾桶。 不专业标题：How are you?

　　专业标题：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

　　不专业标题：Can we work together?

　　专业标题：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity