会计从业资格《会计电算化》考点：编制会计报表
导语：UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。我们一起来看看编制会计报表吧。
(一)概述
1.UFO报表的功能概述
(1)文件管理功能;
(2)格式设计功能;
(3)公式设计功能;
(4)数据处理功能;
(5)图表功能。
2.UFO报表的相关概念
(1)格式状态和数据状态
UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。
①格式状态。在报表格式状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，也可进行报表公式的设计，如单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
②数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
(2)单元
单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如：C8表示第3列第8行交汇的那个单元。UFO的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。
①数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。
②字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。
③表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。
3.组合单元
组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)，UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。
4.区域
区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在 UFO 中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。
5.表页
一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为@2。
6.关键字
关键字是可以确定报表中数据不同的项目。
关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表)，要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在UFO中被称为关键字。
UFO 共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO 还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。
关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
7.函数
企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。UFO报表系统中，取数是通过函数实现的。
(1)自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：
函数名(“科目编码”,会计期间,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2])
●科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。
●会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。
●方向即“借”或“贷”，可以省略。
●账套号为数字，缺省时默认为999账套。
●会计年度即数据取数的年度，可以省略。
● 编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。
账务取数函数主要有：
总账函数 金额式 数量式 外币式
期初额函数： QC( ) sQC( ) wQC( )
期末额函数： QM( ) sQM( ) wQM( )
发生额函数： FS( ) sFS( ) wFS( )
累计发生额函数： LFS( ) sLFS( ) wLFS( )
条件发生额函数： TFS( ) sTFS( ) wTFS( )
对方科目发生额函数： DFS( ) sDFS( ) wDFS( )
净额函数： JE( ) sJE( ) wJE( )
汇率函数： HL( )
(2)自本表本表页取数的`函数。主要有以下几个：
数据合计：PTOTAL( )
平均值：PAVG( )
最大值：PMAX( )
最小值：PMIN( )
(3)自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT函数从本表其他表页取数。
例1，C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
例2，C1单元取自第二张表页的C2单元数据可表示为：C1=C2@2。
(4)自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用 “报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。
(二)新建财务报表
【例】新建一张空白报表
操作演示：[xjbb.htm]
(三)报表格式定义
报表格式定义主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性等。通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。
报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。
报表定义需要在“格式”状态下进行。
1.设置报表尺寸
设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。
[例]设置报表尺寸(11行4列)。
操作路径：格式→表尺寸
2.定义组合单元
有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。
[例] 定义组合单元。
操作路径：格式→组合单元
3.画表格线
报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。
[例] 画表格线。
操作路径：格式→区域画线
4.输入报表项目
报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。 [例] 输入报表项目。
资产负债表(简易)
编制单位：启明科技 单位：元
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资产 |
期末数 |
负债及所有者权益 |
期末数 |
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货币资金 |
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短期借款 |
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应收账款 |
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应付账款 |
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其他应收款 |
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应交税费 |
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库存商品 |
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负债合计 |
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固定资产 |
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实收资本 |
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减：累计折旧 |
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未分利润 |
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固定资产净值 |
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所有者权益合计 |
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合计 |
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合计 |
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5.定义报表行高和列宽
如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。 [例] 定义所有行高和列宽。(行高：7;列宽：30)
操作路径：格式→行高(列宽)
操作提示：
行高、列宽的单位为毫米。
6.设置单元风格
单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
[例] 设置单元风格。标题文字：黑体、14号、居中。
操作路径：格式→单元属性
7.设置关键字
关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。
[例]设置关键字(年、月、日)。
操作路径：数据→关键字→设置
8.调整关键字位置
如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。
[例] 调整关键字位置。
操作路径：数据→关键字→偏移
操作提示：
关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。
关键字偏移量单位为象素。
9.操作演示：[bbgsdy.htm]
(四)报表公式定义
在财务报表中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。
计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。所以必须定义计算公式。
审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。
舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据时，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。
报表公式的定义方法有直接输入法和引导输入法。
[例] 设置报表计算公式。
货币资金期末数= QM(“1001”,月)+ QM(“1002”,月)
操作演示：[bbgosdy.htm]
操作提示：
单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。
单击“fx”按钮或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。
[例]保存报表格式。
操作演示：[bcbb.htm]
操作提示：
报表格式设置完以后，切记要及时将这张报表的格式保存下来，以便随时调用。
“.REP”为用友报表文件的专用扩展名。
(五)报表数据处理
报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等。处理时，计算机将根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。 报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还涉及到表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。报表数据处理工作必须在“数据”状态下进行。
1.录入关键字
关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表与表间的取数提供依据。
[例]录入关键字(2010年1月31日)。
操作路径：数据→关键字→录入
2.整表重算
当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的录入之后便可以计算指定账套和指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。
[例]整表重算。
操作路径：数据→表页重算
3.操作演示：[scbbsj.htm]
【模拟练习】
【例题·判断题】用友报表系统中，设置关键字是在格式状态下进行的。( )
[答疑编号2846050401]
『正确答案』√
【例题·判断题】用友报表系统中，审核公式用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。( )
[答疑编号2846050402]
『正确答案』√
【例题·单选题】用友报表系统中，公式QM(“1001”,月)的含义是()。
A. 取1001科目的本月期初余额
B. 取1001科目的本月期末余额
C. 取1001账套的本月期初余额
D. 取1001账套的本月期末余额
[答疑编号2846050403]
『正确答案』B
『答案解析』公式QM(“1001”,月)的含义是取1001科目的本月期末余额。
【例题·多选题】用友报表系统中，报表公式定义包括( )。
A.计算公式
B.审核公式
C.舍位平衡公式
D.校验公式
[答疑编号2846050404]
『正确答案』ABC
『答案解析』用友报表系统中，报表公式定义包括计算公式、审核公式、舍位平衡公式。