如何去除word中多余的空格及空行

如何去除word中多余的空格及空行

　　在使用word排版的时候，我们也许会遇到空格和空行，很多朋友觉得直接按删除掉就可以去除了，可这样是费力不讨好的，有哪些方法更加快速有效去除word中多余的空格及空行呢？以下是小编帮大家整理的如何去除word中多余的空格及空行，希望能够帮助到大家。

　　一、去掉表格和格式

　　为了版面的整齐，网页文档都是以表格的形式存在的，只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0，所以我们在网页上看不到表格。另外，网页文档中换行用的都是手动换行符，还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中，那么它们也都粘贴进来了，这给重新排版带来了很大的麻烦。

　　从“编辑”菜单中单击“全选”，然后单击“剪切”，再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”，确定。这样表格和各种格式都没了，手动换行符也变成了回车符（段落标记）。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”，把文档保存为纯文本文件，再用Word打开，效果和上面的方法完全一样。

　　如果刚从网页上复制了文字，那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤，这样将省事得多。

　　二、删除空格

　　网页文字中会有许多的空段和空格，在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格，而不是先删除空段呢？道理是：有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中没法对它们批量执行删除操作。

　　首先，从“编辑”菜单中打开“替换”对话框（打开后暂时不要关闭，后面的操作都要在这里完成）。把光标定位到“查找内容”文本框中，按一下空格键输入一个空格（默认情况下是半角空格），“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”，Word将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀？别急，如果这样的话，那是因为这个文档中还有另外两种空格：全角空格和制表符空格。对这两种空格，半角空格是不会把它们当一家人的，所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法，按Shift+空格键，切换到全角状态，然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格，“替换为”为空，再按“全部替换”，所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的“高级”按钮，然后单击“特殊字符”，选择“制表符”，在“查找内容”框中会出现“^t”（当然也可以手工输入），“替换为”为空，再单击“全部替换”，制表符空格也都没了。

　　三、删除空段

　　删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下，两次单击“特殊字符”中的“段落标记”，“查找内容”框中将出现两个“^p”（也可以手工输入^p^p），再把光标定位到“替换为”框中，单击“段落标记”输入一个“^p”，再单击“全部替换”，文档中所有的空段全部消失。

　　其中的道理是什么呢？请想一下，没有空格的空段是怎样产生的？不正是我们连打了两次回车之后才有的么？现在把两个连续的回车替换成一个，正好消除了那个空段。

　　如果有连续的空段的话，一次替换不完，你可以多按几次“全部替换”，直到提示找不到替换的对象为止。

　　拓展：正确显示 Word中空格

　　初次接触Word 2007的朋友可能在使用中会发现这样一个问题：在Word 2007空格变成了一个个的小点，按空格键就是点。这对于已经习惯Word 2003还刚开始用Word 2007 的用户来说是个麻烦，原来word 2003只要在工具-"选项"-"视图"选项卡里把"格式标记"中的空格去掉就可以解决问题。那么在Word 2007我们该如何解决这样的问题，恢复自己原来熟悉的空格呢? 采用“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”，把这些小黑点隐藏起来，还空格以本来面目。

　　但笔者认为这种方法仍有不足之处：

　　首先，“编辑标记”不只“空格”一种。点击Word上方的“工具→选项→视图”(请见附图)。图中的“格式标记”都是“编辑标记”，除空格之外还有制表符、隐藏文字、可选分隔符、可选连字符、段落标记。王老师的方法不能进行选择性隐藏，即在空格不显示为小点的同时，段落标记等其他“编辑标记”也同时看不到了，这不一定都是我们所希望的。

　　其次，采用这种方法，并不能保证每次都能把这些小黑点隐藏成功。如果“空格”之前有“√”，则无论点击“显示/隐藏编辑标记”多少次，这些小黑点都不能被隐藏。

　　因此笔者认为：

　　第一，如果文档中需要把空格显示为小黑点，可选中“空格”前的“√”;

　　第二，如果不需显示这些小黑点，应把“空格”之前的“√”去掉;如果这些小黑点依然存在，点击“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”即可。如果再点击一次，这些小黑点可重新显示。

　　如果空格显示为小黑点而挥之不去，却是一件很丢面子的事情，尤其显示给学生们时。按照以上方法就能让空格恢复到自己原来熟悉的样子.这锦囊妙计感觉不错吧?但愿这些“实用”技巧能真正成为你工作中的“使用技巧”，而不是试过一次，就从你的世界消失了，如果是这样的话，那么高效率也将从你的世界中悄悄消失。

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