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管理人员通讯管理规定
公司通讯管理轨制
第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。
第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工装备的电子邮箱等。
第三条：公司的各种通信工具主要是作为方便与外界沟通、便利发展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私家用途。
第四条：电话总机的管理
电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下：
接听外线电话时，应说“您好！迎海团体，请问你找哪位？”；
当对方告诉分机号码时，应说“请稍等！”；
如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”
前台职员接听内线电话时，应说“你好，前台”。
第五条：电话分机的管理
公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。
员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响别人。
电话分机个别不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。
对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的运用管理。不得借予别人拨打长途电话，一经发现，除由其个人抵偿所发生的长途话费外，还可视情况重大，结束其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。
员工因常设工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经局部经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。
拨打长途电话时，必需应用IP特服号（如17909、17951），以节省费用。
禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，免得造成电话线路的繁忙，时光不得超过三分钟。
严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查问非业务信息。
未经公司或电话所有人的批准，拨打长途电话。一经发明，除由其个人抵偿所发生的长途话费外，还可视情况严格，给予记过以上的处罚，直至开革。
电话已开明长途直拨功效的员工一经离职，行政部应立即告诉前台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。
第六条：直线电话的管理
总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理，可能根据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。
申请设备直线电话，一律报集团董事长批准。
第七条：传真的管理
公司传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。
前台人员发送传真结束后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收停止后，应破即将传真文件交给收件人。
员工由于工作需要而发送传真的，应填制《传真申请单》，经部门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。
对发送保密性高的文件，可由前台人员进行领导，由员工个人亲自发送，并提前以电话方式告知收件人现场接收。对波及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，省得泄密。
对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密恳求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。
员工不得应用公司传真机收发私人材料、文件。
第八条：移动电话的管理
公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费），按具体情形给予一定金额的报销限额标准。
准则上，集团主任级及下属公司副经理级以下个别员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。
公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部门员工自负”的管理方式，即：主任级以上的管-理-员工根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位跟业务的特点，以及公司的《移动话费报销限额参考标准表》，核定详细的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的，公司只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。
核定挪动话费报销限额的流程为：
主任级以上的管-理-员工可依据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部分经理出具鉴定看法后，报主管领导审批。在公司的限额参考尺度内，主管领导能够直接批准。对超出公司划定的限额参考标准的，还须要报公司总裁批准。
对经理级以上的治理员工，除需报主管引导同意外，一律报公司总裁审批。
总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。
移动话费报销限额参考标准如下：
对已核定报销限额的员工（包含一般员工跟管理级员工），如确因业务需要但原报销限额偏低而申请从新核定的，应供给申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并表明私人用处的部门话费，由部门经理和行政/人力资源部经理出具初审见解，并报公司主管领导审核后，报公司总裁鉴定。
行政/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出从新核定的倡导。
凡由公司给予限额报销移动话费的员工，准则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须供应其余电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又不提供其他电话联系方法，以至公司接洽不到的，一个月内浮现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的报销资分内，对因联系不上而耽误工作，还将按公司有关制度进行处分。
员工在有固定电话的场合（办公室、家里），应使用固定电话通话。使用移动电话拨打长途电话时，必须应使用IP特服号码（如17951、17909等）。
使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）的移动电话，不给予移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。
员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码，否则公司有权撤消其移动话费报销资格。
对员工因开明个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动QQ或其余用度等），公司一律不予报销。
新入人员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起盘算话费报销，对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均打算报销。
员工报销移动话费时，应按照公司的费用报销管理规定。
办公室行政管理的通讯管理办法
为加强现场通讯设施、器材的管理，提高使用效率，保证现场通讯畅通，制定本制度。
一、项目准备阶段：
1、项目部成立之初，由公司经理办公室根据工程情况，从当地电话局申请2—4部直线电话。
2、经理办公室根据项目施工总平面图及当地具体条件，组织拟定初步通讯方案，协商项目部确定。
3、根据初步方案，经理办公室组织专业通讯人员现场考查，了解现场布局，研究现场平面图，设计主干电缆布线图、电话室通讯设备安装图。
(1)设计通讯电缆布线图，要保证最短路途及电缆安全。
(2)设计电话室设备安装平面图，要包括总机、电源、配线架、话务台、防静地板、地线的安装。
4、经理办公室确定使用已完工现场回收的设备清单及需购买的设备清单。
(1)经理办公室对需购置设备进行市场考查、选型。收集各厂家通讯设备的技术指标、报价，确定厂家并协商价格，经公司主管经理审批、同意后购置。
5、综合部组织安装。
(1)为防止通讯电缆损坏，主干电缆原则上采用架空方式，架空电缆要架设电缆吊线，电缆吊线造镀锌钢绞线。如无架空条件，采取地埋方式。电缆走向根据施工情况，绕开有可能被挖掘地区，并于电缆上覆细土20cm，铺经砖保护，回填土后，要用警示标志加以警示。
(2)经理办公室配合厂家对已安装设备进行调试，并检查、验收。
(3)综合部对所有设备建帐立志。台帐上报经理办公室一份。
二、项目实施阶段：
1、项目部设专人负责通讯设施日常管理与维护，建立管理与维护制度。
(1)通讯管理人员要每天填写总机运行情况记录，发现问题及时处理。
(2)用户申报的故障，要于申报当时着手处理。
(3)每周2次巡查主干电缆，观察周围环境变化，发现异常情况及时处理。
(4)与总机厂家、当地电话局保持密切联系。
2、根据现场及总机情况，设2-3名专职话务员。
(1)话务员接听电话要使用普通话，并使用规范的文明用语。
(2)要按时交、接-班，不迟到、不早退、不脱岗。
(3)不得在话务室聊天、吃东西、干私活。
(4)接听电话要快速、准确，总机振铃三声，必须有话务员接听。
(5)转接电话快速、准确，外线转分机后，话务员应按规定监听三秒，如占线或无人接听，话务员应及时向对方反馈，或转接其它号码。
(6)注意观察总机运行情况，及时记录用户的故障申报并通知机务员。按时填写话务值班记录。
(7)交接-班前，填写中继线路测试记录表，发现故障及时通知机务员维修。
三、项目竣工阶段：
1、项目竣工后，经理办公室对设备台帐中所有设备进行验收，有回收价值的设备、材料等，由综合部负责运津。
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