职业生涯规划

文秘职业生涯规划

时间:2021-06-19 20:23:18 职业生涯规划 我要投稿

文秘职业生涯规划

  一、背景与意义

文秘职业生涯规划

  文秘是一种综合性极强,涉及领域甚广的职业,大到国家机关、事业单位,小到地方私营企业都少不了文秘工作。近几年秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势,并且对秘书人才素质的需求越来越高,但是文秘专业毕业的学生专业知识不扎实;个人能力水平低,动手实践能力不强;综合素质不高,难以胜任机关、企业所招聘职位的需求。并且刚毕业的学生大多有浮躁,急功近利,想拿高工资,谋求高职位的不健康的就业心态,而不满意文秘的工作岗位。对自己的工作岗位没有清晰的规划,不知道该做什么,该怎么做。

  近年来,企业、机关对新近毕业的文秘专业毕业生的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等不尽满意,文秘专业的毕业生面临严峻的“就业寒冬”。文秘专业毕业的学生就业难,而企业难招聘到符合企业本身发展需要的文秘工作人。

  所以文秘专业的大学生应该要提高自己的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等方面的才能,树立先就业,再择业的正确就业心态,按部就班,一步一个脚印在激烈竞争的社会占有一席之地。

  二、内容

  文秘工作是围绕办文、办事、办会开展工作的。对文书信函,新闻稿撰写,有需要的文字材料的准备和起草工作,对文书、文件的办理处理,文书、文件的打印、制作、收发、传递,立卷及归档。

  从事文秘工作的人的终极目标是高级秘书,也就是通常所说的办公室主任或秘书长、其次是秘书、助理,最后是文员,文员是从事文秘工作的人的初次择业岗位。

  文秘人员应该要有多元化才能,懂得一国甚至两国以上的语言,具有一定的语言处理能力和计算机技能。组织能力,文秘不仅一个职位,更是一个组织者,要为各种会议和活动作计划,并落实安排。同时,还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。沟通能力,文秘人员需要和老板、同事以及客户打交道,要善于协调企业内外部的关系。获取新知识的能力,文秘人员必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能,特别是在办公技术方面,需要跟上计算机应用的发展步伐。团队合作能力,文秘人员要参加到许多实际项目中去,要收集信息,要督促团队努力工作。

  作为文秘人员还应该在实际工作中不断吸取经验,学习更多的知识和技能。

  三、方案

  没有人一蹴而就,都需要自己一步一个脚印,文秘工作犹如是。

  一、初次择业岗位

  初级文秘--办公室文员、主管助理

  工作任务:拟写,收文、发文处理,文档管理,会议前筹备、会议中服务和会议后落实,办公室日常接待,办公室日常事务管理,办公用品与设备的使用和管理,办公环境管理。

  职业技能:

  1、拟写事项性通知、商洽函、传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信以及各类型的启事。

  2、对文书进行立卷归档;

  4、按要求发送会议通知,制作会议证件和指示标识,预定会议室,预定并确认会议住宿,确定最终参会人员;

  5、按要求接站,完成签到工作,引导与会人员就座;

  6、安排与会人员返程,清退会议文件资料,整理会议室;按要求签收、拆封、登记和分发文书;

  7、确定归档范围

  8、按外企的职业要求着装,接打电话,迎送来访者,招待来访者设计、填写接待记录与电话记录表;

  9、安排会议室,安排用车,处理邮件;

  10、发放办公用品,使用打印机打印文档,使用传真机收、发文件并对结果进行确认,使用复印机复印文件,碎纸机销毁文件;

  11、维护接待室、会议室等相关公共区域的环境,维护上司的办公室环境及本人的办公环境

  要有良好的组织、沟通能力,流利的英语听说读写能力,熟练的计算机操作技巧,行为举止大方、谈吐文雅、文明礼貌是文秘人员要具有的'基本素质。作为文秘专业的毕业生,在大学课堂上听说读写的专业训练和实际操作必须懂得以外,还要做到以下几点:

  10、选择办公模式,提出办公室布局方案;

  11、加工、编写信息材料,提供并利用信息,反馈信息

  高级秘书是管理者、是参谋者、是要支持上司工作的下级,要有从事文秘工作4-5年的工作经历,要拥有沟通能力,执行力,公关能力,应变能力,判断力,创新力,领导力,决策力等一般能力,和初级、中级秘书的各类技能和学识以外,还要学习和拥有以下几点:

  1、学习和取得工商管理、企业管理、行政管理、企业管理或者行政管专业的知识和本科毕业证,这要成分利用个人的剩余时间进行学习和考试。

  2、学习法律相关的知识,例如法律与金融有关方面的知识

  3、熟悉和了解行业的相关信息;经常阅读期刊,周刊和报纸;

  4、熟练的使用一门外语;

  总结

  没有人天生就是做某个行业的天才,也不是人人都从事同一行业。在提高理论知识和动手能力,完善自我,升华自我的过程中,随着社会的日益进步,不断汲取知识,才确定自己要做的职业。从事文秘的人员须不断调整自身结构,以适应社会的变化和发展,只有当自己心理素质日益成熟、完善,有德、有才、有识时,才能成为一名优秀的文秘人员。

  四、参考文献

  [1]欧阳周、陶琪.现代秘书学[j].中南大学出版社,XX .

  [2]赵明剑.秘书理论与实务[j].国防工业出版,XX .

  [3]杨树森.秘书学概论教程[j].安徽大学出版社,XX .

  [4]何宝梅.秘书学基础理论探究[j].浙江大学出版社,XX .

  [5]陆瑜芳.秘书学概论[j].上海大学出版社,XX .

  五、指导教师评语

  该生在设计期间积极与老师联系沟通,认真了解设计要求并按时按量完成各项设计任务。选题具有社会价值及实践意义,设计方案合理,格式规范,准予通过。

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