如何做好办公室来访接待工作

　　当有客人来办公室时，接待人员应该做好接待工作，那么该怎么做呢？下面是小编为你整理的如何做好办公室来访接待工作，希望对你有帮助。

如何做好办公室来访接待工作

　　如何做好办公室来访接待工作篇1

　　保证办公室整洁、干净:

　　当有客人来自己家中拜访的时候，我们都会对家中的角角落落提前打扫一番。办公室也一样，我们应该每天对办公室进行打扫，保证办公室地面的清洁。对办公桌上的物品进行分类摆放，不要东一堆、西一堆的让人看起来很杂乱。办公室是否整洁、干净可能会直接决定客人对公司的第一印象。

　　提前布置会谈场所：

　　当有客人前来的时候，一般都会安排他们在会议室进行会谈。因此在会谈之前应该提前布置好会议室，摆放一些花等装饰。如果是商务会谈，还应该提前准备好跟会谈有关的材料，提前安装好会议电话、投影仪等会议工具。

　　提前准备茶水、水果：

　　不管来访的客人身份如何，在交谈之前我们都应该给客人们端上一杯茶水，如果有条件可以在办公室中摆放一些新鲜的水果、瓜子之类的小吃给客人们品尝，也可以在办公室中准备一些瓶装矿泉水之类的饮品。

　　提前通知同事将有客人来访：

　　虽然办公室是办公的地方，一般大家都会专心工作，但难免会存在在休息时间三两同事交谈的情形。当得知有客人来访时，提醒交谈的同事们谈话声音低点，不要吵吵闹闹的，以免影响公司的形象。

　　服装穿戴干净、整洁：

　　办公室是大家办公的地方，属于公共场合。所以员工在这里办公的时候一定要注重自己的服装，穿正装上班，切勿穿的太休闲，也不能穿的太花哨。如果有些公司有规定要穿工作服上班，那就应该根据公司的要求穿上干净的工作服。

　　提前制定好参观路线：

　　当有客人们前来参观、考察自己的公司时，应该提前几天跟各个领导商量好具体参观的路线。如果是参观工厂车间等场所，还应提前准备好安全帽，并要求车间各岗位员工按规范要求进行操作。提前制定好参观路线并交代好各岗位的员工，尽量做到十全十美。

　　安排好交通、住宿：

　　如果是远方的客人前来参观，我们应该提前跟对方取得联系，获得对方到达目的地的具体时间，如果可以应该安排公司的司机前去接应。当会谈结束后还应该安排适当的场所给客人们用餐，并应安排好干净、清洁的酒店给客人们休息。

　　如何做好办公室来访接待工作篇2

　　"凡事预则立不预则废",每有接待任务时，作为整体筹划人员得提前方方面面考虑，从每个细节，每个程序过程入手，都要细细从自己脑海里像放电影一般细细过一遍。

　　接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，要沟通情况，明确上级领导此行的目的意图。具体包括上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还要掌握上级领导来检查指导哪些工作、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、住宿、车辆，汇报材料准备等各项工作。其次，要周密考虑，制定方案。在了解掌握以上情况后，要制定好接待迎检方案，主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿安排、结束送行、宣传报道、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到部门和责任人。方案制定之后，要送有关领导审阅，待领导审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需要随时调整，并及时通知有关工作人员。

　　每次检查接待都紧紧张张，把自己也搞得手忙脚乱，还总会出错，达不到领导满意的效果。其实早早筹划，把每一个可能发生的情况，把每一个细节都想到了、安排扎实了，就完全可以有条不紊的做好接待的每项工作。

　　(一)迎接引导，沿途介绍。迎接时要根据人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要与所接人员在级别或身份上对等或稍低一点，并提前到达车站或约定地点。接到后，沿途要主动介绍景观或接待安排情况，征求意见，要避免冷场。迎接还要注意引导时自己行走的位置、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺序、乘坐车时的礼节等。

　　(二) 检查工地，精心准备。现场检查要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车辆，交待清楚行走路线。施工现场要提前准备好安全帽，茶水或矿泉水，餐巾纸等，材料要堆码整齐，横幅要放到悬挂到醒目位置，展板要整洁干净，能充分显示公司文化及项目部施工动态，并要有专人做施工介绍，同时要安排好休息地点、方便地点等，(如果要乘坐专列时就得注意轨道车的布置：椅子，茶几、纸巾、垃圾桶、烟灰缸、扩音器等)检查完后要有专人回收安全帽，给参观者留一个善始善终的好印象。

　　(三) 住宿吃饭，妥善安排。住宿要根据需要进行安排，酒店及房间类别要提前沟通，确认来访领导的身份以预定相应级别的房间，在楼层及房间号上都要有所讲究。如果在项目部小餐厅用餐就得提前安排，一是小餐厅餐桌准备：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套并要及时清洗保持干净，餐具要按规格摆放整齐，有的餐具用的时间长了有茶渍等，用去污粉可以清洗干净，转盘玻璃也得擦洗干净。二是消毒柜、冰柜，空调等设备及绿色盆栽要注意打扫，及时将上面灰尘拂去。三是注意小卫生间的环境卫生，不能留死角。就餐要严格按照接待标准，突出地方及时令蔬菜等特色，根据来人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生及有没有忌口的。就餐时本单位参加人员应与领导对等或高半格，并安排好座次。

　　(四)注意送行，善始善终。接待结束后应安排好送行，不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣。可先帮助客人订好车票，届时做好送站工作。

　　整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面做的比较到位，哪些方面还存在问题或不足，要通过总结不断提高接待质量和效率。同时，作为办公室人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识(自己平时工作能用到的所有资源)，特别是对项目部施工生产，本地本部门的情况要了如指掌，为自己进一步做好接待工作做好铺垫。

　　如何做好办公室来访接待工作篇3

　　接待工作是企业办公室工作系统的重要环节，接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。在新形势下，为适应企业发展要求，办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序、客人满意，从而更好地发挥职能部门作用，以实际行动树立现代企业机关的新形象。

　　一、认真细致地做好接待前准备

　　接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，沟通情况，了解意图。在接到上级部门或对方的通知或电话后，应立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务类型及地点等各项工作。

　　其次，超前考虑，周密安排。在了解掌握以上情况后，对接下来的接待工作进行充分考虑，主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。考虑中的每项任务、每一个环节都要细化任务，做到分工合理，责任明确，使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实。在考虑接待工作时要注意对待上级机关与兄弟单位的区别，因人而异，根据需要妥帖安排。接待工作考虑成熟之后，及时向主管领导汇报，征求领导意见，并按照领导要求进一步完善接待工作。接下来，就进入了具体实施阶段：一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理，必须在会前整理出来，同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备，发现不足，及时采购，以防会议期间不够用。三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作。各项细节都必须考虑到、安排到，确保万无一失。

　　接待工作比较繁杂，每一个环节都直接或间接地影响到单位的整体形象，接待人员一定要细心、小心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备，否则就会在变化了的情况面前束手无策，易出漏洞。这方面的体会是很深的，偶然的情况，往往会使我们措手不及。如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回，座牌就没有放，结果在临开会的几分钟这位领导突然来了，弄得措手不及。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。

　　二、热情周到地做好接待中服务

　　在具体接待工作中，要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。首先是迎接上级领导或兄弟单位。作为负责接待工作的责任人，在上级领导或兄弟单位领导确定的出发时间前，与其随行负责人员取得联系，以便得知领导何时出发，以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。如果通过联系确定领导已出发，作为接待负责人就要及时通知领导，让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等。其二，要注意会务过程中服务的细节，服务人员在倒水时，定点定时，每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次，作为接待负责人在会务期间，如发现那位领导水已喝完，要及时通知服务人员来倒水。

　　其三，餐饮要提前征求意见，及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通，了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项，在安排餐饮时，更得心应手，更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位。

　　最后，注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口，等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手告别，祝来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。

　　三、及时全面地做好接待后总结

　　整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。一个单位能不能给来访领导留下良好的印象，除了这个单位的硬件设施之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使来访领导有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本单位的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

　　如何做好办公室来访接待工作篇4

　　仪容礼仪：

　　1．面带笑容，保持开朗的心态；

　　2．保持身体清洁卫生；

　　3．头发梳理整齐，面部保持清洁；

　　4．淡妆上岗；

　　5．保持唇部润泽，口气清新，以适合近距离交谈；

　　6．手部干净，指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳的指甲油；

　　7．宜用较清新、淡雅的香水。

　　电话接待礼仪：

　　1．前台接起电话时声音要不急不慢，并始终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气，使性子甚至说粗口。

　　2．接电话中，要勤说“请问”“您好”“请稍等”等之类的谦词。

　　3．在电话铃声响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说：“您好，xxx公司”忌以“喂”开头。

　　4．如果因故接迟，要向来电者说：“对不起，让您久等了”，对知道的分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌的说：“请稍等”，并马上转接过去。

　　5．电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会。

　　6．在打电话和接电话的过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“喀嗒”的声音，这会让客户感到很不舒服。因此，在电话即将结束的时候，应该礼貌的请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。

　　7．当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

　　8．鉴于前台工作人员每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。

　　来访者接待的礼仪：

　　1．前台在岗位上一般都是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝向访客者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”“有预约吗？”知道找谁，并确认是预约之后，请访客稍等，立即帮其联系。

　　2．如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说明，不要扔在那里不管。

　　3．如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。（接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧）

　　4．如果来访者要找的人的办公室即使开着的，也要先敲门，获得许可后在请来访者进入。

　　5．有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或者不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在？”同时婉转的询问对方来意：“请问您找他有什么事情吗？”如果对方没有报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司领导，就更应该谨慎处理。

　　6．如果你事先知道有客人来访，需要提前打扫门庭，以迎接嘉宾，并备好茶具，饮料等，也可以根据具体情况，准备好水果、糖、咖啡等。客人在约定时间到来，应该提前出门迎接。

　　7．客人来到公司要热情接待。公司人员要穿戴整齐，规范站立。

　　8．请客人落座，然后送水、敬茶、递水果等，注意一定要用双手递送。

　　送客的礼仪：

　　1．当客人表示要走时，可以婉言相留，希望其多坐一会儿，但要尊重他们的意愿，不能强行挽留，以免贻误他们的生活安排。

　　2．客人提出告辞后，应等其起身，自己再起身相送，不可当客人一提出要走的时候，就迫不及待地站起来摆出送行的姿态。送客时，把客人送到门口并说“再见”。对待长辈和年老体弱的老人，还应视情况需要，帮助其下楼上车，再与之道别。不可刚和客人道别，马上就转身进门。更不可客人后脚刚跨出门槛，就“砰”的一声把门关上。这些都是非常失礼的。

　　3．客人告辞时，倘若自己正忙于工作而无法送行时，应向客人有所说明，表示歉意。要是客人表示告辞时，自己一声不吭或无所表示，不管再有多少理由，都是失礼的。

　　前台内部礼仪

　　1．离座和外出——前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊的原因需要外出时，应该先找委代办人，并交代清楚接听电话的方法等。

　　2．严守工作时间——前台接待人员应严守遵守作息时间，一般情况下，应该提前5—10分钟到岗，下午下班应该推迟5—10分钟。

　　3．闲谈与交谈——应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面。

　　服务规范示例：

　　1．开始接待：客人到来时，应面带微笑双眼注视客人，立即起身主动愉悦的打招呼：“您好，先生／女士，请问我可以帮助你什么？”（就是问您想咨询什么？）如果发现来访人员搜索接待台，应指引他（她）“您好，先生／女士，我可以帮你吗？”

　　2．方向的指引示例：用手掌并手指聚集指引一个地方，不要显示手背或弯曲手腕（不要用手指指引）。

　　3．步行礼节示例：当你跟着客人时，走在来访者的后面2—3步；当你指引客人时，走在来访者的前面2—3步。

　　投诉处理示例：

　　1．凡遇到投诉，从顾客的角度考虑，首先必须做到诚恳耐心的倾听，适当的记录，不要打断，并边听边表示同情，争取在感情上与心理上与投诉者保持一致。千万不要话没听完就为自己解释，这很容易引起投诉者的反感。根据不同的客人采取不同的处理方式、方法，注意地点的改变与选择。

　　2．认真倾听完之后，负责接待的人员必须立即表示态度，其中第一个姿态是：向投诉者表示衷心的感谢，把他们的投诉看作是对本公司的爱护，对我们公司而言是一次纠正错误的好机会。“非常感谢您的宝贵意见，也欢迎继续关注我校”

　　3．如家长投诉合理，应立即表明处理态度，立即与有关部门或相关的人员取得联系。如果是态度（服务）问题，马上赔礼道歉，最好是让当事者自己来道歉。倘若问题不可能马上处理，决不能踢皮球，应该向投诉者保证负责日后的转告及联系。

　　4．发生冲突时，重要的事情是以心平气和的方式与其沟通，调查根本原因，如查看投诉者反馈的信息是否属实，以前的问题反馈情况，叫相关的人员实施纠正措施。纠正结果应反馈给投诉者，在双方的冲突解决方案满意之前，不要中断对方。

　　5．认真倾听，设身处地为客户考虑，并灵敏的和高效的应对，保持专业的满腔热情和坚毅的精神，对不合理的要求要坚定而又有礼貌的拒绝。一旦遇投诉，处理者代表的是公司，而不是个人，千万要注意维护公司的信誉与形象。

　　必要时也可以按照以下的程序采取补救措施：

　　1．道歉——第一步也是最重要的是衷心的向客人说抱歉，并告诉他公司设有专人对问题及解决负责。

　　2．复述——当客户向你描述时，复述发生问题并已经确认的理解客户的意思。而后告诉并显示你会想尽一切办法，立即解决投诉问题。您是说＊＊＊问题吗？我明白了，我会马上帮您处理，并将处理的结果告诉您。

　　3．同情——确定你与投诉者进行了明确的沟通，以使其理解你知道了他们的感受。

　　4．赔偿——不仅告诉投诉者你会很快的解决投诉的'问题，而且还要告诉并向客户显示你会以特别的方式与他们和解。

　　随后跟踪核查了解该客户现在是否得到满意。对于存在的不足，应尽快制定纠正措施。

　　如何做好办公室来访接待工作篇5

　　一、公司客户分类。A类：公司贵客，指公司高层的重要客人;B类：贵宾接待，指公司重要客户、外宾的接待;C类：业务接待，指营销客户的接待;D类：普通接待，指一般来客的接待。

　　二、接待基本内容与工作安排。公司客户的接待的一般内容为“迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务”。接待人员需真诚热情，注重文明用语，规范化服务。前台人员应配合部门业务人员周到化服务，原则上根据具体业务事项由相关业务负责人接待，需部门主管以上接待的，由部门总监接待，接待用品由相关部门主管负责把关。

　　三、费用控制事项。接待人员需遵守公司相关规定，不准有任何越格行为。对于客户提出的办理限制事宜，应婉言谢绝或及时报公司领导。接待费用的控制上应该注意一下几点事项：

　　1、接待规格：按照客户的分类，安排相应的接待方式，但应在客户满意的基础上控制费用标准，不得奢华浪费。A类客户由公司高层接待，费用应该控制在500元/人;B类客户由部门总监接待，费用应控制在300元左右/人;C类客户由部门经理接待，应控制在200元左右/人;D类客户由部门主管或业务负责人接待，费用应控制在150元/人。其中销售部门客户接待费用由本部门负责。

　　2、陪同人员：在诸如饭局、娱乐等客户服务项目中，原则上客户在5人以下的，公司派1人陪同;5至10人的，公司派2人陪同;10人以上的，公司可派3人以上陪同。

　　3、客户送礼：公司的客户送礼由各部门主管负责安排，原则上礼品应符合客户品味、价格合理、能代表公司形象等，重要礼品需报执行委员会主席。

　　物业公司的客户接待主要做些什么?

　　1、接待客户来访，处理客户投诉。

　　2、办理装修、物品放行、维修受理等日常事务。

　　3、每天进行房屋建筑、设施设备、安全(含夜间查岗)、清洁(含垃圾清运)、绿化、消杀等工作的不定时巡查。

　　4、根据计划定期安排房屋建筑、设施设备的维护工作。

　　5、根据季节不同，每月对公共区域安排2次以上的消杀工作。

　　6、每月对材料采购进行控制，并对库存材料进行盘点。

　　7、每月组织相关培训及考核工作。

　　8、每月对管理费收缴工作进行统计，并实行上门催缴等方式保证收缴率达到公司要求。

　　9、每月对水电费用进行统计分析，对本月管理成本进行核算。