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接待文员的工作职责

时间:2021-06-22 09:01:00 工作职责 我要投稿

接待文员的工作职责

  文员的工作岗位都有哪些基本的职责所在呢?以下是小编整理的接待文员的工作职责,欢迎参考!

接待文员的工作职责

  文员基本职责

  任何行业都有一个职业准则,文员也不例外,虽然文员因行业不同,工作内容区别很大,但是有一个最基本的职责、

  一、深入了解企业各个环节的管理规定,如果有脱节或不完善的管理制度,要及时向上级领导提出改善或补救办法,并起草书面文稿呈交上级领导审阅批示。

  二,文员应做好企业外部来函的接收,登记,报送,报批,复函,内部发送,传阅,,回收以及文件起草等工作。

  三、文件资料校对是文员工作中比较重要的一个环节,文件格式书写是否规范,文字,标点是否正确。都直接印象企业的外部形象!应特别注意校对。

  四、进行文件资料的管理工作,可根据文件来源对文件进行编号,分类,归档等处理,以方便企业内部人员查找,使用。

  五、经常对公司内部相关事务进行多方面,全方位的调查,归纳总结后,为领导提供一些真实的分析数据。

  六、进行本部门的日常工作,包括清洁工作,外事接待,客户联络,日常打印,登记台帐,考勤统计,等事务。

  文员的确可以称为多面手 甚至很多公司的文员还发放员工工资,总之,文员是一份比较复杂的工作,上面这些只是最基本的职责, 其实文员因企业,公司不同,还有很多内部职责,我们在具体岗位上还需要严格执行,认真对待!

  办公室文员工作职责

  办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责、

  1、 接听、转接电话;接待来访人员。

  2、进行办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3、 进行总经理办公室的清洁卫生。

  4、 做好会议纪要。

  5、进行公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  6、 进行传真件的收发工作。

  7、进行办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  8、 做好公司宣传专栏的组稿。

  9、 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其进行。

  10、 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11、 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  12、 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13、 社会保险的投保、申领。

  14 、统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  15 、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  16、接受其他临时工作。

  人事文员工作职责

  (1)、行政隶属

  上级主管、行政部经理

  工作对象、各办事处(区域)相关业务人员

  (2)、主要职责

  A. 协助主管组织月度和季度考评,并及时完成统计、整理和发布工作。

  B. 进行营销系统员工的薪酬计算与统计工作,并将考评和薪酬调整结果记入档案。

  C. 进行营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

  D. 协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。

  E. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

  F. 部门经理交办的其他事宜。

  行政人事文员岗位职责

  行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作,对行政人事部经理进行。履行以下职责、

  一、进行公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。

  二、进行办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续;员工档案资料建立。

  三、全面进行员工考勤工作。

  四、进行员工的就医和简单医疗应急处理。

  五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。

  六、外来客人的接待和服务。

  七、外来电话、传真的接听(受)、记录、传达(送)。

  八、复印机、传真机的管理和使用。

  九、公司内部其它事务性工作。

  十、领导交办的其它工作

  行政文员在工作中应具备的条件和要求:

  一、学历、中专高中以上文化程度比较合适;

  二、工作经验、有文件管理工作经验,有一定的交流经验会更好;

  三、应具备的知识、

  1、具备文秘方面的知识工作中经常会遇到'秘书'方面的工作;

  2、文件管理,文档知识,这应该算文员基本要求了;

  3、会做账表也就是能操作办公软件,WORD,Excel之类的;

  四、具有强烈的责任心与团队意识,你会经常处理公司人力,员工岗位调动等工作,没有责任心是不行的;

  五'  工作内容及方法简述

  1、进行公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作;

  2、进行起草公司行政会议及其他例会的会议纪要;

  3、进行各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理;

  4、进行各类文件档案的入库工作并做好统计;

  5、进行档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录;

  6、及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作;

  7、进行归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便;

  8、进行定期清查档案,及时催讨借出的`档案,做到账物相符;

  9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制;

  10、完成部门经理临时交办的相关任务。

  1、对文件数据的准确性进行;

  2、对所保管的文件安全保密进行;对工作程序的执行效果进行。权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 ……所谓行政,是具有一定保密制度的岗位!

  文员的接待工作规范与职责

  文员的接待工作,顾名思义,也就是关于接待方面的工作规范,职责,包括对来访者的一些基本情况进行登记,接洽来访工作等。要求态度热情,主动问好,问清来访意图,并迅速做出判断,给予恰当安排。

  工作地点不同的文员可能根据工作内容有一些区别,按照精细分工,我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工作

  一;进行前台的清洁工作。

  二、热情接待来访者,做到主动,热情。大方,平等礼貌的对待每一位来客。

  三、看到客人,必须起身,然后问候,并点头微笑。

  四、如果是事先预约的客人,要确认一下、您是XXX先生吗?并带其到接待室。

  五、如果同时还有别的客人访问其他进行人时,要代为接待,引见。

  六、如果是没有约好而老访的客人。要问清客人姓名,公司,及来访意图等,再询问上级是否接见。如果同意才能进入接待室!

  七、进行报刊,信件,邮件的收发与保管。

  八、进行下班后前台电源的关闭和正门关闭。

  九、检查办公设备,发现故障后及时报修。

  十、领导接待重要客人时,要根据服务规范要求,做好各项工作,不得马虎!

  十一、要有强烈的责任心,不得随意离岗,要勤观察,掌握接见状况,及时配合领导的接待工作。

  十二、严格执行安全保密制度,不得随意让他人进入接待室!

  十三、进行各类文件资料的打印,复印。整理资料,文件。

  十四、进行收发各类传真,信函,邮件等

  以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作,大家可具体看情况而选择。

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