办公自动化系统的功能介绍及特点

办公自动化系统的功能介绍及特点

　　办公自动化(Office Automation，简称OA)，20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一个综合性技术。以下是YJBYS小编搜索整理的关于办公自动化系统的功能介绍及特点，供参考阅读，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!

　　OA办公自动化系统功能介绍

　　个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等

　　电子公文：发布、浏览并处理相关的公文

　　单位公告：单位可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示

　　文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理

　　政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件

　　单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息

　　公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递

　　系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助

　　事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒

　　OA办公自动化系统系统特点：

　　1、新任务主动通知，处理更及时、更方便

　　新任务主动通知是业务能够得到及时办理的最重要保证。所有新信息都能够在几秒内主动通知到桌面，包括新的公告、消息、公文、审批报表等。对于工作流来说。

　　2、操作特别简单，与OFFICE完美结合，只要会简单操作电脑，用户无需培训即可熟练使用。

　　3、短信提醒，确保主动联系

　　短信提醒模块让主动通知无处不在，重要信息决不错过，业务处理更及时。

　　4、审批状态可追踪

　　能够追踪所有已处理和待处理的事务，并根据其状态决定审批的走向。不仅仅如此，所有信息都可以追踪其阅读或处理状态，跟踪业务处理的最新状态和所有审批人的处理时间、意见，甚至每个人修改的痕迹。

　　5、强大的工作流程处理

　　⑴流程可以自由定义，可以根据发展需要随时修改。

　　⑵流程能及时处理，允许查看审批人在线状态，主动通知到桌面或短信提醒，特殊情况下还可以“撤办”，让业务及时办理

　　⑶流程可以追踪状态和保留痕迹，每个人在流程中所作的改动都被作为原始单据保留，以备追查。

　　⑷多种流程审批模式，可以满足用户的各种业务审批要求：

　　⑸流程中能够同时处理文档和数据，OA网络办公自动化系统允许业务数据以审批方式经过多人协同处理，数据更新时能够主动通知到指定人，因此在协同工作和适用范围上更强。

　　6、 科学严密的考核体系

　　OA网络办公自动化系统中对处理的每一笔业务实现了计算机的自动考核，在事务处理的每一个环节都可设置相应的考核项目，按照考核细则量化的分值由计算机逐条比对考核，对于文字、材料性的考核，计算机给出提示性的考核方案，通过人机结合方式予以考核，从而完成目标责任制考核办法。

　　7、 功能丰富

　　OA网络办公自动化系统中提供了通知公告、邮件、短信、业务咨询、考勤、精神文明建设、法律法规库、人事信息、工作部署、工作日志等众多功能，使系统的功能更加强大。

　　OA系统有何用

　　第一，OA系统提高企业信息化管理

　　OA系统主要以工作流提高企业工作效率。工作节点的设置系统解决了工作任务和文件的处理问题，单据的审批、签章不会受上级或相关部门时间或空间上的限制，系统自动提醒和电子化处理节省大量时间和人力，多变的工作流处理方式提供事件多种解决渠道。

　　第二，OA系统无纸化办公降低企业运营成本

　　企业每天处理大量事务需要纸张、办公耗材，难免造成浪费。OA系统实现信息化办公，原本需要在纸面上形成的文件完全由系统文件代替，不仅节约成本，而且解决大量文件存放的空间问题和查找问题。

　　第三，强化任务安排，职责明确

　　OA办公系统按照不同部门安排职责，将职责问题规范化，系统中的待处理问题清晰可见，避免因忙碌或其他突发事件造成的遗忘或权责不清。

　　第四，消除信息孤岛

　　OA办公系统在企业部门由于其信息和资源的共享性，通过数据交换、采集、组织、打包，并通过信息门户向所有使用OA系统的企业员工按其权限提供信息服务，打破了信息孤岛和资源孤岛，企业各部门因OA系统实现数据、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、规范化，达到资源的有效共享。

　　第五，逃脱时间、空间束缚

　　OA系统不仅能够实现办公信息化和科学化，而且不再拘泥于传统模式下的办公室行为，所有用户在共享企业资源的基础上，打破了时间与空间的束缚，实现智能办公、移动办公。各级领导和员工能够跨越时间和空间的障碍，在网络覆盖下即可使用互联网设备包括笔记本、PAD、智能手机在内的电子设备达到办公目的。

　　第六，加强企业内部资源管控

　　OA系统的安全性保证了企业内部资源不会因人员的流失或网络被攻击而泄密。传统模式下的企业因人才流失而丧失大量的客户资源和文件性企业机密，而OA系统设置了内部资源下载的权限和客户资源的统计功能，其避免了内部员工在使用过程期间因私人或不利目的给企业造成的侵害。

　　由此可见，OA系统是企业发展到一定阶段，自身难以实现科学管理或在管理过程中出现效率低下、浪费巨大等现象时出现的，为提高企业管理的信息化工具。仅凭笔者一言难以将OA办公系统所有优点涵盖，希望读者在使用过程中逐渐发现OA办公系统对企业管理产生的作用以及影响。

　　OA办公自动化系统的优点

　　通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性 。下面一起去看看OA办公自动化系统的优点有哪些吧！

　　一、OA的“显见”好处

　　OA办公管理系统，可以帮助中小企业建立一个统一、整合的办公管理平台，规范员工的日常工作习惯、提高执行力，让每位员工都可以成为管理者。真正做到“管理更高效，流程更统一，权责更分明。”

　　可实现异地办公，让公司所有的在异地的员工都感觉是在一个办公室办公。

　　提高工作效率，缩短工作时间。抛弃了原始的拿着纸张这个办公室跑，那个办公室跑的弊端。

　　为企业节省成本，不用去打印诸多的纸张，不仅是纸张节约，也节约了电、油墨。

　　企业的管理更加高效。

　　如上，仅仅是我们能够看到或感受层面的好处。

　　那么，站在管理视角，从组织流程优化的角度思索，还有哪些好处呢?

　　二、OA带来的管理上的“好处”：

　　建立内部的通信平台。

　　建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

　　建立信息发布的平台。

　　在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

　　实现工作流程的自动化。

　　变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

　　实现文档管理的自动化。

　　辅助办公。

　　它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

　　实现分布式办公。

　　变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

　　建立信息集成平台。

　　节省企业的办公费用支出。

　　将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

　　搭建知识管理平台。

　　系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

　　增强领导监控能力

　　强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

　　极大的提高了工作效率

　　OA办公系统能极大的提高工作。不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中，不用拿着文件等着领导审批，因为这些都可以在随网上、手机上进行，大大的减少了办公成功，极大的提高了工作效率。

　　节省成本，提高企业竞争力

　　通过OA平台来办公，大大减少了办公程序和办公时间，同时还节省了纸张、笔等办公用品，所以为企业节省了时间成本和金钱成本。另一方面，OA办公平台方使员工与上级沟通更方便，信息反馈更顺畅，为发挥员工智慧和积极性提供了舞台。所有的这都可以提高企业的竞争力。

　　基于OA有这么多的“好处”，那么我们该如何对待和看待OA，也就是说，如何使用好OA，善用OA，落脚点为何?——OA终极目的：高效提升企业整体运营效率

　　三、OA终极目的：高效提升企业整体运营效率

　　1. 办公OA系统规范审批业务

　　办公OA系统全面规范企业基础管理流程，如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规范，来帮助企业实现制度的行为落地。

　　2. 办公OA系统提高业务审批效率

　　办公OA系统将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化，实现网络办公和移动办公;从而，全面提升业务审批效率，帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、单位时间内的审批效率提高

　　3. 办公OA系统实现高效协作和沟通

　　办公OA系统通过部署各种信息化的沟通工具，如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员等，帮助企业管理者和员工之间及时的做更多、更广泛、更有效的沟通和协作。

　　4. 办公OA系统助力企业文化建设

　　通过办公OA系统可以搭建企业论坛、公司动态、单位新闻、活动通报、发展建议、领导心声、调查问卷、合理化建议、专家支持、员工天地、电子期刊、意见采集、销售快报、技术快报、产品改进等各种互动栏目，提高员工的主人翁意识、增强企业的'凝聚力、倡导学习型文化、实现企业价值观和核心理念的宣贯、统一。

　　5.办公OA系统打造学习型组织

　　通过办公OA系统的知识管理模块，实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新，实现群众智慧的激发、单位大量无形知识资产的积累，方便员工快速查找到自己需要的文档、资料，提升知识的开发和利用效率。

　　6.办公OA系统快捷的信息发布

　　通过办公OA系统模块中的通知、公告、论坛、问卷等工具，将经营中每天产生的大量信息，如奖罚通报、人事公告、组织调整、产品发布、政策新闻、制度变更、等分门别类的、及时性的传达给相关部门、相关员工。并且通过OA系统的消息引擎，实现人与系统之间的信息互动，及时将系统中的信息变更、待办工作等进行在线提醒。

　　7.办公OA系统的计划管理

　　通过办公OA系统的计划管理模块，让员工把精力投放到重要事项中去，按照不定期计划、月计划、周计划、日程;月总结、不定期总结、月总结、周总结、日志等安排个人工作、管理下属工作、检查和考评下属工作。

　　8. 办公OA系统打造信息化门户和集成的平台

　　通过办公OA系统构建全员信息化的第一台阶。办公OA系统是其他系统进行集成的中心平台，打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛，实现信息在不同系统间的推送、共享和调用。

　　综上所述，办公OA系统不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展，从而达到提升企业整体运营效率的目标!

　　办公自动化系统五大特性

　　办公自动化(OA)是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。主要推行一种无纸化办公模式。

　　开放性:把整合用到极致

　　从技术上看，OA采用整合性强的技术架构作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。因此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。

　　易用性:学软件有难度，但上网人人都会

　　OA能做到彻底网络风格化，平台从整体到细节，彻底坚持网络风格，甚至能实现与外网的全面打通，从而，让软件应用变得像上网一样简单。

　　健壮性:没有并发数上限的平台

　　坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度;也就是说，从理论上讲，OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。

　　严密性:"用户、角色、权限"三维管控还不够

　　企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA办公系统不仅要实现"用户、角色和权限"上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现"用户、角色、权限+数据"的四维管控，具备全面的门户功能。而OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式，彻底实现真正的门户应用。

　　实用性:80%标准化+20%个性化的绝配

　　支撑制度落地的OA办公系统最好能采用标准化平台的模式，在标准化的基础上，提供开放的强大的自定义功能，如此便能同时具备项目化与产品化的优点。OA就成功做到了这一点，既有标准化，又部署了大量的自定义工具，包括:首页门户自定义、知识管理平台、工作流程平台、自定义模块平台，自定义关系平台，以及大量的设置和开关与支持以上模块定义的基础自定义内容，如:数据表自定义、表单自定义、频道自定义等，通过这些功能或工具，让企业对系统的控制力大大加强，在日常的使用中不再过分依赖软件开发商，能够让系统迅速适应管理的变革更多办公自

　　OA办公自动化系统的三种类型

　　事务型OA系统

　　事务型OA系统是处理办公部门中大量的事务性工作，这种工作量大，重复性高。使用办公自动化系统来处理可以使办公人员从这些工作中解脱出来。事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等。

　　管理型OA系统

　　管理型OA系统就是对信息的流通进行控制和管理，做好对信息的收集、加工、传递、交流、存取、分析、判断和反馈，从而使信息资源的利用获得良好的效益。管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统。

　　决策型OA系统

　　决策型OA系统是指办公自动化系统要有决策或辅助决策功能，在对大量信息进行分析的基础之上分析制定出各种优化解决方案提供给决策者。决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

　　OA系统对企业的重要性

　　OA即办公自动化系统，为英文Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,从而提高工作效率的功能整合系统软件系统。对于企业而言， OA系统的主要作用体现在：

　　1.提高工作效率。目前公司各事业部的行政管理运作方面不是很流畅，权限、流程不清。使用OA系统后无论是办公文件处理，还是工作流程的流转，各类有形、无形资产的管理等工作都可起到防止积压、丢失、耗时、扯皮等问题的出现，也能理清事业部与总部之间、部门与部门之间、岗位与岗位之间的关系。

　　2.节约办公资源。OA系统可以减少不必要的人力耗费，减少大量的纸张、耗材费用。 系统的整体应用可以减少宝贵的时间，从而最大限度的节约各项资源。

　　3.整合各类信息，提供决策支持。OA的数据采集功能、信息整合功能可以将例如考勤数据、业绩数据、薪资数据、人力数据等信息进行汇总计算并分科目统计之后形成直观图图表供上层管理者进行分析研究，用数值来体现员工动态，并能供决策者对集体内部的运营情况做详尽的了解，并为其更改策略、调整业务倾向等决策工作提供了第一手参考资料。

　　4.提升企业形象。统一、便捷、高效的OA系统不公提升了办公效率，也能规范员工办公行为，提升企业在行业中的形象。