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如何提高做ppt的效率

时间:2019-08-09 office办公 我要投稿

  一、先构思,后动手

  上学时老师有教过你怎么写作文吧?先列提纲,再提笔写作。

  做PPT也是一样的道理,把思路缕清了,PPT才能做得又快又好。

  1. 画思维导图

  将PPT的框架画出来。

  2. 整理内容搜集素材

  将素材与详细内容放到PPT里。

  3. 动手制作PPT

  简单排版素材与内容,美化页面即可。

  关于思维导图App,iOS 用户可以去搜一下“MindNode”或“Mindly”,安卓用户可以去搜一下“Mindjet Maps”或“Mindly”。

  以上三款APP都是整理思维的利器。

  二、善用快捷工具

  1. 设置默认文本框、形状、线条

  做PPT,总会需要插入大量格式相同的文本框或者形状、线条。

  以设置文本框为例:

  先设置好我们需要的文本框的格式,接着右击文本框-【设置为默认文本框】,这样以后你插入的每个文本框就都是我们现在设置好的样式了。

  同理,形状与线条也可以设置默认样式。

  2. 批量添加元素

  就以添加Logo为例:

  点击【视图】-【幻灯片母版】-在第一页加入logo-【关闭母版视图】

  你会发现所有的页面都加上了Logo!

  其他元素可不可以加?当然可以!

  在母版中,无论是形状、图片、文字还是线条,什么都可以批量添加!

  3. 对齐工具

  Office 2010或以上版本的PPT会默认开启智能对齐功能,当两个元素处于对齐状态时,元素边缘会出现智能参考线:

  播放GIF

  如果你的PPT中没有这个功能,可以右击空白背景-【网格和参考线】-在【形状对齐时显示智能向导】前的方框中打勾,开启功能。

  当页面中有多个元素需要对齐时,先选中需要对齐的元素-【开始】-【排列】-【对齐】-选择对齐方式。

  播放GIF

  4. 格式刷与动画刷

  格式刷:可以将某个元素的格式一键复制到另一个元素上。

  先选中已经设置好格式的元素-点击【开始】-单击/双击【格式刷】-点击未设置格式的元素-按【Esc】键恢复鼠标。

  动画刷:可以将某个元素的动画一键复制到另一个元素上。用法与格式刷相同。

  5. 一键替换PPT中所有字体

  假如你PPT中使用的字体为宋体,而老板要你改成黑体的话,千万不要傻傻的一页一页去改。

  点击【开始】-【替换】-【替换字体】-选择需要被替换的宋体-选择需要替换的黑体-【确定】

  整个PPT的宋体都会被替换成黑体:

  6. 一键隐藏动画效果

  如果你的PPT中有非常多复杂的动画,而你又不需要这些动画。

  点击【幻灯片放映】-【设置幻灯片放映】-在【放映时不加动画】前的方框打勾:

  7. 一键统一背景

  右击背景-【设置背景格式】-设置好背景-【全部应用】

  所有页面的背景都会变成刚刚设置好的背景!

  8. 一键统一切换效果

  点击【切换】-选择某个简单的切换效果-【全部应用】

  所有页面的切换效果都会变成刚刚设置好的切换效果!

  想要去除所有切换效果怎么办?将切换效果选择“无”,再点击【全部应用】。

  9. 快速制作图表

  利用SmartArt工具可轻松做出各种关系图表,比如:

  将文本转换为图表:

  快速为图片排版:

  10. 快速访问工具栏

  将常用菜单与工具放置于快速访问工具栏里,比如将对齐工具放进去:

  点击【开始】-【排列】-【对齐】-右击【左对齐】/【右对齐】/…-【添加到快速访问工具栏】

  你会发现页面顶部多了一栏工具栏,右击该工具栏-选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】,可以将工具栏移动至功能区下方,更便于点击。