利用Excel分析销货记录的方法
利用Excel分析销货记录
对于一个生产或贸易型企业，销货记录是必不可少的，记录的具体内容包括销售产品的名称及品种、销售毛利、购货商、销往地区等。财务部通过对这些销货记录进行分析，给企业管理者提供生产经营的重要信息：哪些产品畅销及在什么地区受欢迎，哪些产品毛利率高，哪些购货商需求量大及其他信息。而上述信息在Excel的帮助下，将能很轻松地得到，特别是在企业的销货记录偏多（每月几万条等），与手工相比，电算化将显示出极大的优越性，下面举例说明。
我们以一家食品加工企业为例，该公司销售部在与客户达成销售协议后，根据客户的要求开出销货清单，销货清单按顺序编号，记载日期、销售的产品名称、数量、销售单价、销售金额、购货商、销货地区等内容，销货清单的其中一联送往财务部，财务部据此开具销售发票。财务部因此拥有销货清单、销售发票等销货记录的原始单据，再利用手中掌握的其他资料，财务部可将综合的销货记录输入电脑，作为分析的数据源。输入时间根据业务量的大小，可选择每天、每隔几天或月末一次输入。下面便是该公司2000年3月已输入电脑的综合销货记录，因篇幅所限，且不影响Excel功能的演示，此处数据作了简化处理，实务中的销货记录可能远不止这些。
接下来利用Excel中的数据分析功能对该公司2000年3月的数据进行分析。
一、排序
单击Excel中的“数据”，在下拉菜单单击“排序”，屏幕上出现对话框，根据需要选择首要关键字、次要关键字及第三关键字或只选择首要关键字。如首要关键字选择销售额，次要关键字选择品种，第三关键字选择购货商，数据顺序均选择递增，然后单击“确定”，则上面所示的综合销货记录将会按你的需要进行排列：第一顺序按销售金额由小到大列示，同一销售额按品种列示，而销售金额、品种都相同的情况下，计算机会选择按购货商顺序列示。对于字符型的关键字，可在对话框中的“选项”选择按字母排序还 按笔画排序。如果只选择首要关键字，电脑将按首要关键字排序，对于首要关键字相同的记录，电脑按默认的方式排列。
Excel的这一功能使我们即便是面对杂乱无章的销货记录，也能让它变得有条不紊，而且可以随时获得一些有用的信息。例如，管理层想获悉本月哪些产品的毛利率较高，则可选择按毛利率排序，立刻可以看到牛肉的毛利率最高（19％～20％），其次为家禽（15％～18％），熟食的毛利率最低仅有5％～6％。这一信息能帮管理层了解企业的现状，多生产毛利率高的产品，更好地完成利润最大化的目标。还有一些信息需要结合“分类汇总”功能一起使用才能获得，将在后面说明。
二、筛选
单击Excel中的“数据”，选择“筛选”，筛选分为自动筛选和高级筛选。单击自动筛选，标题栏将出现下拉框，你可以根据需要选择希望看到的记录。例如，你想知道本月销售额最大的五条记录，则可在下 “前10个”，并在接下来的对话框将10改为5，单击确定，屏幕上会按你的要求只显示本月销售金额最大的前五条记录。你也可以自定义显示的条件，例如，你想了解华星公司本月的购货记录，则可在购货商的下拉框选择“自定义”，接下来的对话框选择“等于”“华星”即可。高级筛选类似于自动筛选的自定义，但更自由和灵活，在此不再详述。
由上述可知，排序和筛选都能按我们的要求对数据进行排列和挑选，在销货记录的分析中很有作用，但如果我们将其与“分类汇总”结合起来，将能得到一些更有价值的信息。
三、分类汇总
先将本月的销货记录按“类别”排序，再单击“数据”下的“分类汇总”，屏幕上出现对话框，分类字段选择“类别”，汇总方式选择“求和”，汇总项选择“销售金额”和“销售毛利”，单击确定，则销货记录会按不同的类别汇总销售额和销售毛利，如表2示这样，企业可以知道哪种产品最畅销，哪种产品对公司的毛利贡献最大。如果类别很多，难以一眼识别，可将上图的分级显示折叠即单击表格左边的级别按钮“2”，再按销售额或销售毛利排序。
有时候，企业需要了解哪些购货商或哪些地区的需求量比较大，操作方法同上，只需在选择“类别”的时候相应的.改为选择“购货商”或“销货地区”即可，如果只想看到某一个购货商或某一个地区的销售情况，可以先作筛选，再按上述步骤进行，再此不再赘述。
四、数据透视表
分类汇总的功能也可由数据透视表来完成，区别在于分类汇总可以分级显示，还可以进一步进行排序筛选等其他处理。但数据透视表可以表现更为复杂的关系，且很直观，这是排序、筛选和分类汇总所无法做到的。例如，我们想同时看到该公司的产品在不同地区的销售和毛利情况，则可单击“数据”下的“数据透视表”，进入数据透视表向导，在第三个步骤时选择“销货地区”作为行，选择“品名”作为列，数据选择“销售金额”和“销售毛利”，再在第四步骤单击确定，就可得到表3：这个表能让我们一目了然地看到各地区、各品种的销售和毛利情况，如上海的销售业绩最好，海鲜C的销量最大，家禽T的毛利最高，海鲜在南京较受欢迎等，这些信息无论是对财务部的财务预测，还是销售部的促销活动以及公司管理层的宏观决策都将有所帮助，这也正是利用Excel分析销货记录的意义所在。
Excel有很多能为企业服务的功能，而财务人员也大多并不陌生，问题在于是否花时间去思考如何将Excel运用到实务当中，只要做个有心人，就会有所发现。
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