会计电算化高频考点：电子表格软件在会计中的应用

　　二、单元格的引用

　　单元格引用是指在不同单元格之间建立链接，以引用来自其他单元格的数据。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。

　　通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值，常用的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。此外还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其他应用程序中的数据。

　　(一)引用的类型

　　1.相对引用

　　如果公式使用的是相对引用，公式记忆的是源数据所在单元格与引用源数据的单元格的相对位置，当复制使用了相对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用将自动更新，数据源将指向与当前公式所在单元格位置相对应的单元格。在相对引用中，所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面没有任何标示符号。Exce1默认使用的单元格引用是相对引用。

　　2.绝对引用

　　如果公式使用的是绝对引用，公式记忆的是源数据所在单元格在工作表中的绝对位置，当复制使用了绝对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用不会更新，数据源仍然指向原来的单元格。在绝对引用中，所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面分别加入标示符号“$”。如果要使复制公式时数据源的位置不发生改变，应当使用绝对引用。

　　3.混合引用

　　混合引用是指所引用单元格地址的行标与列标中只有一个是相对的，可以发生变动，而另一个是绝对的。

　　(二)输入单元格引用

　　在公式中可以直接输入单元格的地址引用单元格，也可以使用鼠标或键盘的方向键选择单元格。单元格地址输入后，通常使用以下两种方法来改变引用的类型：

　　1.在单元格地址的列标和行标前直接输入“$”符号。

　　2.输入完单元格地址后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。

　　(三)跨工作表单元格引用

　　跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的单元格，又称三维引用，需要按照以下格式进行跨表引用：

　　工作表名!数据源所在单元格地址

　　(四)跨工作簿单元格引用

　　跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单元格，又称外部引用，需要按照以下格式进行跨工作簿引用：[工作簿名]工作表名!数据源所在单元格地址

　　三、函数的应用

　　在Exce1中，利用函数可以快速执行有关计算。

　　函数的基本格式是：函数名(参数序列)。参数序列是用于限定函数运算的各个参数，这些参数除中文外都必须使用英文半角字符。函数只能出现在公式中。

　　(一)常用函数

　　1.统计函数

　　(1)MAX

　　MAX(number1，number2，……)用于返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。

　　(2)MIN

　　MIN(number1，number2，……)用于返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。

　　(3)SUM

　　SUM(number1，number2，……)用于计算单元格区域中所有数值的和。

　　(4)SUMIF

　　SUMIF(range，criteria，sum_range)用于对满足条件的单元格求和。

　　(5)AVERAGE

　　AVERAGE(number1，number2，……)用于返回参数的算术平均值。

　　(6)AVERAGEIF

　　AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。

　　(7)COUNT

　　COUNT(va1ue1，va1ue2，……)用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。

　　(8)COUNTIF

　　COUNTIF(range，criteria)用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。

　　2.文本函数

　　(1)LEN

　　LEN(text)用于返回文本字符串中的字符数。

　　(2)RIGHT

　　RIGHT(text，num_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。

　　(3)MID

　　MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。

　　(4)LEFT

　　LEFT(text，num_chars)用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。

　　3.逻辑函数IF

　　IF(1ogica1_test，va1ue_if_true，va1ue_if_fa1se)用于判断“1ogica1_test”的内容是否为真，如果为真则返回“va1ue_if_true”，如果为假则返回“va1ue_if_fa1se”的内容。

　　4.查找与引用函数

　　(1)LOOKUP

　　LOOKUP函数用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。它具有两种语法形式：向量形式和数组形式。向量形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，1ookup_vector，resu1t_vector)用于在单行区域或单列区域(称为“向量”)中查找值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的值。

　　数组形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，array)用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值，并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。数组是指用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式;数组常量是用作参数的一组常量。

　　(2)INDEX

　　INDEX(array，row_num，co1umn_num)用于返回表格或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。

　　(3)MATCH

　　MATCH(1ookup_va1ue，1ookup_array，match_type)用于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。

　　5.日期与时间函数

　　(1)YEAR

　　YEAR(seria1_number)用于返回某日期对应的年份。

　　(2)MONTH

　　MONTH(seria1_number)用于返回某日期对应的月份，介于1到12之间。

　　(3)DAY

　　DAY(seria1_number)用于返回某日期对应的天数，介于1到31之间。

　　(4)NOW

　　NOW()用于返回当前的日期和时间。

　　(二)基本财务函数

　　1.SLN

　　SLN(cost，sa1vage，1ife)用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。

　　cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。

　　2.DDB

　　DDB(cost，sa1vage，1ife，period，factor)用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。

　　cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。period是必需参数，指需要计算折旧值的期间。period必须使用与1ife相同的单位。factor是可选参数，指余额递减速率。如果factor被省略，则默认为2，即使用双倍余额递减法。

　　3.SYD

　　SYD(cost，sa1vage，1ife，per)用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。

　　cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。per是必需参数，指第几期，其单位必须与1ife相同。

　　第四节数据清单及其管理分析

　　一、数据清单的构建

　　(一)数据清单的概念

　　Exce1中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Exce1工作表。数据清单中的列对应数据库中的`字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。

　　(二)构建数据清单的要求

　　为了使Exce1自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有：

　　1.列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。

　　2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

　　3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。

　　4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

　　二、记录单的使用

　　(一)记录单的概念

　　记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

　　(二)通过记录单处理数据清单的记录

　　1.通过记录单处理记录的优点

　　通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

　　2.“记录单”对话框的打开

　　打开“记录单”对话框的方法是：输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格，点击“数据”菜单中的“记录单”命令。

　　Exce12013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过单击以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。“记录单”对话框打开后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

　　3.在“记录单”对话框中输入新记录

　　在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移入该文本框，直接进行修改;如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。

　　4.利用“记录单”对话框查找特定单元格

　　通过查询，符合条件的记录将分别出现在对话框相应列后的文本框中，“记录状态”显示区相应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中，只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。

　　5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录

　　查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前，“还原”按钮处于激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。

　　6.利用“记录单”对话框删除特定记录

　　记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。

　　三、数据的管理与分析

　　在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。

　　(一)数据的排序

　　数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据，通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序。

　　1.快速排序

　　使用快速排序的操作步骤为：

　　(1)在数据清单中选定需要排序的各行记录;

　　(2)执行工具栏或功能区中的排序命令。

　　需要注意的是，如果数据清单由单列组成，即使不执行第一步，只要选定该数据清单的任意单元格，直接执行第二步，系统都会自动排序;如果数据清单由多列组成，应避免不执行第一步而直接执行第二步的操作，否则数据清单中光标所在列的各行数据被自动排序，但每一记录在其他各列的数据并未随之相应调整，记录将会出现错行的错误。

　　2.自定义排序

　　使用自定义排序的操作步骤为：

　　(1)在“数据”菜单或功能区中打开“排序”对话框;

　　(2)在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序。

　　(二)数据的筛选

　　数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。

　　筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息，用户可以快速查找数值。用户不但可以利用筛选功能控制需要显示的内容，而且还能够控制需要排除的内容。

　　1.快速筛选

　　使用快速筛选的操作步骤为：

　　(1)在数据清单中选定任意单元格或需要筛选的列;

　　(2)执行“数据”菜单或功能区中的“筛选”命令，第一行的列标识单元格右下角出现向下的三角图标;

　　(3)单击适当列的第一行，在弹出的下拉列表中取消勾选“全选”，勾选筛选条件，单击“确定”按钮可筛选出满足条件的记录。