企业采购管理浅析
随着市场经济的深入发展,市场竞争越来越激烈,采购管理在“供、产、销”这一物流管理中的重要作用也逐步突出出来,采购管理的成效将会直接决定企业的经济效益。
一、强化采购管理的现实意义
1.采购成本过大,不利于企业参与市场竞争。市场竞争中价格的竞争,表面上看来是产品价格高低的竞争,实际上是成本高低的较量。降低成本有两个基本途径:一是降低生产过程中的消耗,二是降低采购过程中的采购价格。传统的成本管理主要解决降低生产消耗的问题,实际上对很多企业来讲更重要的是降低采购成本。生产过程中的成本挖潜是很有限的,比较起来采购过程中的潜力却大得多,而且由于市场随时在变,采购过程中的挖潜可以说是永无止境。
2.卖方市场的形成,增加了企业采购的难度。随着市场经济的发展,我国的市场供求关系发生了根本性的变化,在市场供大于求的情况下,卖方竞争激烈,这种竞争会使产品的种类、规格、性能、包装等日趋多样化。这就为采购行为增加了难度,企业必须对采购物资的质量、价格、供货方式、信誉等多方面加以比较选择,这就要求企业要切实加强采购管理。
3.规范花的采购管理,避免企业遭受不必要的损失。在市场竞争异常激烈的今天,卖方会利用五花八门的促销手段,甚至是不规范的返利、回扣、提成等方法来推销产品,这种情况下,如果没有严格的采购管理制度加以规范和监督,就会极大的损害企业利益。
二、目前采购工作中普遍存在的问题
1.采购过程中缺乏有效的信息沟通。在以往的采购工作中,采购部门作为一个单独的职能部门,相对独立地开展工作,与企业内其他部门很少进行直接的接触,采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通,通常采购部门关心的是物料的制造和供应,采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介人的作用,在两者之间传递信息。一旦某个环节对信息的理解出现失误或者信息的有效流通受到阻碍,就会造成物料的重复采购和资金的积压。
2.采购工作缺少监督制衡机制。物资采购是直接以货币为媒介的商品交换,掌握着大量的资金使用权,必须有有效的监督措施。但目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里,由一人制定采购计划,又一人去采购物资,缺乏有力的监督和制约机制。长此下去,在采购工作中还会出现不正之风,影响企业正常的物资采购工作。
3.企业对供应商的管理有待加强。目前很多企业的采购工作都存在着一个误区,认为采购工作就是和供应商搞好关系,然后在这种关系基础上,与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言,这种情况是很危险的。在采购行为中,与供应商建立良好的个人关系固然重要,长此以往,就会产生企业对某些特定供应商的依赖,不利于企业寻找新的更好的供应商,不利于企业进行技术创新,也会在企业内部滋生行为,损害企业的利益。
三、进一步做好采购管理工作的途径探讨
(一)做好采购管理的基础性工作
1.建立决策、执行和监督相互制约的管理机制。目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里,由一人制定采购计划,又一人去采购物资,缺乏有力的监督机制。按照机构的权责和机构相互支持、相互制衡的原则,应建立起决策、执行和监督相互制约的机制。决策层负责制定采购原则、方针、采购限价等;执行部门即采购部门负责具体实施;监督层即价格管理部门负责控制,监督采购价格及采购行为。价格审核与采购业务相分离,独立行使物价管理职能,不受外界及任何人的影响,不与客户接触。做到各部门权责明确。形成有效的制衡机制,权利的分散和制约会有效的防止物资采购中的“暗箱操作”。
2.建立、健全严格的管理制度。市场经济从某种意义上讲就是法制经济。规范企业物资采购环节的人的行为,不能只靠个人的觉悟,根本途径是靠制度。在企业内部,搞好制度建设是实施采购管理的工作基础和重要保证。要在企业内部建立起科学、严密、规范、具体、可行的管理制度,来规范采购人员的采购行为,管理人员的管理方法等,以便做到有法可依、有章可循、违者必究,使企业的采购管理走上规范化、制度化的轨道。
3.建立现代化的信息网络。及时准确的信息是科学决策的依据,采购管理面对市场,当前市场瞬息万变,不掌握充分的信息,决策就会变成武断,必须利用现代化的通讯工具,建立快速的价格收集网络,实现有价可比。信息就是财富,广泛收集价格信息是决定物资采购价格的基础。企业应为采购部门、价格审计部门配备各种现代化的通讯工具,建立广泛的信息网,保证采购管理工作得到及时的信息支持。
(二)采购管理工作的具体实施
1.成立专门的价格组,加强价格审核。成立专门的价格小组,对采购价格进行审核,价格组借助先进的网络平台开展价格审核,对原有的采购价格逐一进行审核,然后与供应商开展降价谈判。
2.去除部分中介商,直接和生产商进行联系。企业与供应厂商之中存在着大量的中间代理商,以及由于对价格审核制定的人员力量薄弱、审核力度不够或者太轻,会造成物资采购的价格往往高于厂家直接售货的.50～80%不等,有的价格甚至为厂家售价的两倍以上,严重的损害了企业的利益。鉴于这种情况,必须借助网上平台寻求货源,直接和厂家进行联系,代替了部分中间商的供应,可以节约大量的采购资金。
3.开展国产化产品使用,降低采购价格。长期以来部分国产化的产品一直以来都无法满足我们生产的需要,在采购过程中经常性的会涉及到一些进口件,其价格远远的高于国产件。通过比较国内国际两种资源,我们发现最近几年国产件性能已有很大的提高,部分国产件的性价比已经高于进口件,完全能满足我们生产的需求。根据这种情况,物资供应公司和生产单位进行联系,将部分进口件改为国产件,大大降低了物资采购件的价格。
4.将非标准件向标准件转换。非标准件在物资采购工作中占有一定的比例,且由于非标准件产品本身特殊性的要求,经过市场调研发现,部分产品的由于其模具的缘故,价格往往高于同类标准件价格的4～6倍。鉴于这种情况物资供应公司领导同电气研究所以及各分厂进行联系,建议在不影响我们产品性能的前提下,将这些非标件改为标准件,大大降低了产品的采购成本。
5.坚持索赔制度。为了确保供货商更好的履行供货合同的有关质量技术标准及质量三包等条款,除了在合同签订时对质量保证条款和违约条款进行规定外,还应制订本企业外购物资索赔制度。
6.用制度保证采购工作的透明度。建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动,提高效率,还能预防采购人员的不良行为。合理完善的制度是采购工作顺利进行的重要保证。在构建采购制度方面主要有四点:第一,采购公开制度。各类材料的技术标准、价格和年度采购计划,对新建分承包方的选择和评价程序、标准、办法及相关资料,对现有分承包方在质量、价格、交货、技术和服务等方面的业绩评价和资金支付情况,还有质量评审、比价、索赔及其记录均向全厂职工公开。另外除定期公开外,任何职工都可以随时查阅这些项目。第二,多人参与制度。要求在与供应商洽谈业务时,要有两个以上的人员参加,还要作好记录;辅料定货会、交易会、质量恳谈会、招标、分承包方的考察评定,要有财务、审计、监督、技术部门的人员参加,共同研究决定。第三,多家选用制度。在开发或改造产品,更换所用材料时,对同一规格材料,技术部门要邀请两家以上的供应商参加开发研制,便于评审时比质比价。第四,集体谈价制度。选定一种新材料后,都要由物价部门牵头,财务、审计、物价、监管和技术部门的人员参加,共同比质比价,共同与供货商谈价,最后共同签字报厂领导批准。
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