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会计档案管理制度是什么

时间:2021-12-03 09:01:20 会计知识 我要投稿

会计档案管理制度是什么

  会计档案是会计活动的产物,是记录和反映经济活动的重要证据。会计档案的管理制度是怎样的?下面是小编为你整理的会计档案管理制度,希望对你有帮助。

会计档案管理制度是什么

  会计档案管理制度

  第一章总则

  为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况,制定本办法。

  第二章会计档案管理部门

  1.公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

  2.财务部门及公司内部有关的分公司、子公司,必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

  第三章会计档案归档的范围

  1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

  2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

  3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

  4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

  5.增值税专用发票和普通发票。

  第四章会计档案的整理

  会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。

  1.会计凭证。

  (1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。

  (2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。

  (3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

  2.会计账簿。

  各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。

  (1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。

  (2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。

  (3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

  (4)会计账簿的装订顺序:

  会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

  (5)装订后的'会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。

  (6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。

  (7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

  (8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

  3.会计报表。

  会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。

  第五章 会计档案的归档保管

  1.当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。

  2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

  3.机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

  第六章会计档案的借阅使用

  1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

  2.凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。

  3.借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。

  4.借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准需

  需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

  第七章 各种会计档案保管期限

  1.会计凭证保管15年。

  2.会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。

  3.会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。

  4.发货票保管5年。

  第八章 会计档案的销毁

  1.会会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

  2.按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。

  第九章 附则

  1.本制度自颁布之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。

  2.附表:《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

  会计档案的特点

  与文书档案、科技档案相比,会计档案有它自身的特点,主要表现在三个方面:

  一、形成范围广泛,凡是具备独立会计核算的单位,都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织,一方面会计档案在社会的各领域无处不有,形成普遍;另一方面,会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位,会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料,而且产生的数量也大。

  二、档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多,如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等,但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的,即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性,是其他门类档案无可比拟的,它便于整理分类,有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。

  三、外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿,有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开的纸张规格以及计算机打印报表等。会计凭证在不同行业,外形更是大小各异,长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点,要求在会计档案的整理和保管方面,不能照搬照抄管理其他门类档案的方法,而是要从实际出发,防止“一刀切”。

  会计档案的内容

  会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会

  计核算资料等四个部分。

  (1)会计凭证。会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等内容。

  (2)会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

  (3)会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有主要财务指标快报,月、季度会计报表,年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。

  (4)其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。


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