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销售档案管理制度
顾名思义，客户档案就是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户关系有关的流程的所有信息的总和。它包括客户的基本情况、市场潜力、发展方向、财务信用能力、竞争力等有关客户的方方面面。以客户为中心的资源是会馆的一项重要资产。建立客户档案的目标是为了缩减销售周期和销售成本，有效规避市场风险，寻求扩展业务所需的新市场和新渠道，并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善会馆的经营有效性。所以建立客户档案应侧重于为方便会馆销售工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策，赋予最大化客户收益率。
一、收集客户档案资料
建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料，以及客户本身的内外部环境信息资料。档案收集不是老总一个人或是丢给几个业务人员就能做的出来的，而是要全员投入，根据各人所掌握的资讯状况，各划一块去分头收集整理。它主要有以下几个方面：
1、有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本会馆交往的时间，消费种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。在会馆内的一些客人表现出对会馆的态度和意见，则要通过各部门来收集，可做为针对性服务或改善服务的方向准则。
2、关于客户特征方面的资料，主要包括客户所从事工作的市场区域、业务范围、公司销售能力、发展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等。其中对大客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息。这样可针对客户公司的经营动态对会馆进行有针对性的推销。
3、关于与竞争对手的关系及太原市行业发展趋势。其中对于客户的“市场流向”，要准确到每一个“订单”；与竞争者的关系要有各方面的比较数据。这样有利于销售部门对会馆在每一阶段整体市场大趋势的了解和把握。
4、关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题，会馆销售战略、未来的展望。客户公司的形象、声誉，财务状况、信用状况等。
二、客户档案的分类整理归档
客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断的更新，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据会馆基本的销售运作程序，可以把客户档案资料分成六大类，编号排列定位并活页装卷。
第一大类，客户基础资料，包括：客户入会登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、客户背景资料、客户入会时的一切初始资料（包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告）。
第二大类，客户与会馆签订的合同、协议情况，包括：历次签订合同协议记录，具体合同协议文本。合同协议要按签订的时间先后排列。
第三大类，客户的欠款还款情况（签单客户），包括：客户还款计划（签单合同），客户信用额度，历次欠款还款情况，欠款还款协议，延期还款审批单。其中对于直接外销客户，还应有付款方式、授信金额抵押保证登记。
第四大类，客户投诉、折价情况，包括：折价审批，投诉折价原因，责任鉴定，
退会会员基本资料及退会原因说明等。
第五大类，同行业发展趋势，包括：与我会馆同档次的会馆宾馆的基本情况，现行促销方案，提成方式等一系列行业动态。
第六大类，会馆内部人员促销方案，内部人员销售记录，提成情况。外联促销人员促销方案，外促人员的促销记录、提成记录。
以上每一大类都必须填写完整的目录，并编号，以备查询和资料定位；客户档案每年分年度清理、按类装订成固定卷保存。每位客户经理在各大类中均有自己独立的卷章。
三、档案审批
1、客户经理在提交档案前要认真审核、校对确保档案的真实准确性。
2、所有客户档案均需有客户签名、经办人、直接领导审批签字方可入档。
四、档案的查阅
1、每位客户经理有权随时查阅自己所负责客户的档案记录。
2、总经理、销售部经理有权查阅会馆所有客户的档案记录。
3、其它客户经理或部门经理需查阅客户档案时，需有销售部经理或总经理的审批方可查阅。
客户档案属会馆保密资料，严禁外泄。
五、档案的增加、修改、删除与管理
行业在发展，消费者的消费理念在不断的更新，不断的理性化，所以档案资料也要不断的更新。以便更好的确立会馆正确发展方向。
1、档案的增加，对于客户在建档时不完善的资料进行补充，新的行业发展趋势，竞争对手的最新动态等。所有会馆员工都有及时提供资料和完善客户档案的权利和义务。
2、档案的修改，在建档时客户资料难免有差，所以及时的发现修改是极为重要的。对客户档案进行修改前要得要销售部经理的同意批示，并在留存修改记录，和修改原因。
3、对错误和过时行业情报、死档进行及时的删除。删除时需有销售部经理的同意批示，删除原因。对确定删除的资料也要有一个月保留期，确定删除时再进行彻底删除，以免误删除有用资料。
4、销售部会同其它一线部负责人每月召开一次客史档案补充更新专题会，确定月度重点关注的客人名单。每季度召开一次消费分析会，并根据客户消费情况，对其进行各类客史档案动态转换，并做好各类客户上半年、下半年及年度消费的分析会议。
六、设立日常档案
对日常运营中一些重要数据资料进行归档，如各级会议记录，日常来信 传真，客户预订记录，客户访问表同，日销售报表，周销售的报表，月季年销售报表及计划总结，散客的表扬、投诉及处理意见，各大活动方案的计划、实施、收效等文献档案。日常档案要时时更新，重要记录及时归入各大类档案中。
七、“两套制”
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝(纸文档)存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起
归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
八、如何利用和完善客户档案
会馆通过建立客户档案资料，加强主要客户和潜在客户管理，其目的是为会馆销售工作服务，着重在兼顾销售与收款两个目标。因此，会馆对客户档案的利用主要把握以下三个方面，并在利用中不断的补充和完善客户资料。
第一，通过对客户档案中各类市场信息的利用，把握和预测会馆准新策略方针的可行性及风险规避，对寻找、挖掘新客户起积极的参考作用。所以对于会馆建立客户档案，在收集客户背景材料时，不仅要充分了解客户的喜好和消费能力；还要了解同等会馆宾馆在经营中的失败案例，相关的法律法规行来发展趋势等，在利用客户档案时要整体评价客户的消费水平及意向，分析整体市场占有率和市场份额，以便决定会馆服务和经营战略的整体发展方向和战略布局。
第二，通过对客户档案中交易状况信息的利用，把握会馆自身管理程序的适应性和市场定位，挖潜堵漏，降低销售成本和经营成本，最大化整合、利用会馆资源。提高会馆服务水平和业内定位，应设法让会馆所有员工知道自己所在岗位的服务流程，并让他们了解自己负责的工作与某些流程有何关联。因为每个流程只要一个环节不到位，就可能导致宾客的不满意或赔款损失，造成不好的影响，流失客源。
第三、通过利用客户档案的交易付款信息和客户背景材料，把握企业销售业务中的赊销比重，同时重视应收帐款管理工作，正确评估客户信用状况，减少交易风险。在判断和列入公司重要客户时，不仅要看其预订量，可能产生的消费费用，更要评价其真正的偿付能力。因此，需要强化信用管理职能，并将信用管理风险的权责合理地分配各客户经理中去，落实在从开发客户到欠款回收工作的全过程，解决“增加销售额和保证欠款收回”这样一个两难问题。
另外，由于客户档案信息量较大，在利用中涉及会馆的经营、管理、成本合算、财务管理等诸多方面，数据处理的重复性、频繁性大，所以会馆最好导入客户关系管理，辅助通过信息技术的手段集成在软件上面，组合成一套完整的客户档案系统
客户档案管理制度
第1章 目的
第1条 为科学地保管和高效地利用客户档案资料，提高客户档案立档工作质量，为档案管理工作提供依据，特制定本制度。
第2条 本制度适用于企业客户服务部、市场部、销售部、财务部等部门所有与客户有关的表格、计划、文案等资料的收集、归档、建档，以及档案的日常管理工作。
第3条 客户档案管理的职责分工如下。
1. 客户信息主管负责编制客户档案管理制度，并监督执行。
2. 客户信息管理人员负责客户信息资料的收集、整理、归档、建档，以及档案的日常管理工作。
3. 客户服务人员、销售人员负责客户信息资料的收集、记录工作，并在规定时间内将客户信息资料提交给客户信息管理专员。
第2章 客户档案的立档工作
第4条 客户档案的内容。客户档案包括“客户基本资料表”、“客户信用评估报告”、“客户销售合同（复印件）”、“客户资质评级表”、“客户销售统计表”、“客户信息分析报告”等。
第5条 客户档案信息的来源。由于客户档案由多个部分构成，所以不同的信息由不同的部门负责提供，具体要求如下所述。
1. 本月的“客户基本资料表”、“客户销售合同（复印件）”、“客户销售统计表”等资料由销售部门负责在下月日前向客户服务部档案管理人员提供。
2. 本月的“客户信用评估报告”等资料由财务部门负责在下月日前向客户服务部档案管理人员提供。
3. 本月的“客户资质评级表”、“客户信息分析报告”等资料由客户服务部负责在下月日前向客户服务部档案管理人员提供。
第6条 客户信息的归档程序。新收集的客户信息资料应及时归档，归档程序如下所述。
1. 对客户信息进行鉴别，看其是否符合归档要求。
2. 按照客户信息的属性、内容，确定其所归属的档案。
3. 在信息目录上写明信息材料的名称及有关内容。
4. 将新客户信息资料放到指定位置，以方便查找。
第7条 归档的资料必须按年度立卷。本企业在营销活动中形成的各种有保存价值的资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第8条 客户的基本信息主要包括客户名称、法定代表人、地址、邮编、电话、传真、注册资本、经营规模、经营范围、经济实力、客户与企业的主要业务来往记录等。
第9条 为保证案卷质量，统一立卷规范，立档工作由相关部室兼职档案员配合，档案室的文书档案员负责组卷、编目。
第10条 案卷质量总要求。保持文件之间的有机联系，遵循文件的形成规律和特点，方便保管和利用。
第11条 归档资料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。
第12条 在归档的资料中，应将每份文件的正本与副本、转发文件与原件、请示与批复、多种文字形成的同一文件放在一起，不得分开。
第13条 普通文件应合一立卷，绝密文件应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第14条 不同年度的资料一般不得放在一起立卷，但是以下情形需要特殊处理。
1. 跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。
2. 没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划在针对的第一年立卷。
3. 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。
4. 跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第15条 客户档案资料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依以下次序排列在一起。
1. 批复在前，请示在后。
2. 正件在前，附件在后。
3. 印件在前，定稿在后。
其他材料应依其形成规律或特点进行排列。
第16条 客户资料应按排列顺序依次编写页码。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角打印页码。
第17条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。
第18条 客户档案有关资料情况的说明应逐项填写在备考表内，备考表应置卷尾。若无情况说明，应填写相关负责人的姓名和立档日期。
第19条 各部门案卷的排列顺序。软卷封面（含卷内文件目录）→客户资料→封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第20条 案卷的装订。装订前，对被破坏的材料应按裱糊技术要求装裱，字迹已扩散的应与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第3章 客户档案的保管工作
第21条 客户档案的保管要做到“四不”，即“不散、不乱、不丢、不坏”。
第22条 为确保客户档案的完整和安全，必须对客户档案材料进行检查与核对。
第23条 客户档案材料检查与核对工作要定期进行，检查的内容既包括对客户档案保管的环境进行检查（如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等），也包括对客户档案材料本身进行检查（如查看有无霉烂、虫蛀等）。在下列情况下，也要对客户档案材料进行检查与核对。
1. 对有些档案发生疑问。
2. 发生突发事件之后，如文件被盗、遗失或发生火灾。
第24条 客户档案的保管、保密工作，严格按照下列要求进行。
1. 库房要配备必要的防火、防潮器材。
2. 设专人负责客户档案的保管工作，配齐必要的存档设备。
3. 库房、档案柜应保持清洁，不准存放无关物品。
4. 任何人不得擅自将档案资料带到公共场合。
5. 客户档案保管人员离开时关灯关窗，锁门。
6. 无关人员不得进入库房。
7. 库房内严禁吸烟。
第25条 要对客户的档案材料（包括档案的数量、档案材料的收集补充情况、档案的整理情况、档案的保管和利用情况、库房的设备情况、档案工作人员情况等）进行严格统计。
第4章 客户档案的使用与销毁规定
第26条 客户档案的使用。企业各部门与客户间的重大事项，均须报告客户信息服务部（除该业务保密外）。
第27条 如果需要查阅客户档案，应按以下手续进行。
1. 由申请查阅者提交查阅申请，在申请中写明查阅的目的、对象、理由、查阅人概况等。
2. 由申请查阅者所在单位（部门）盖章，负责人签字。
3. 由档案保管部门对查阅申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准。
第28条 客户档案外借时，须履行如下手续。
1. 借档部门提交借阅申请，内容与查阅申请相似。
2. 借档部门盖章，负责人签字。
3. 档案部门对借阅申请进行审核、审批。
4. 进行借阅登记，把所借材料的名称、份数、借阅时间、理由等填写清楚，并由借阅人员签字确认。
5. 归还借阅材料时，应及时在外借材料登记表上注销。
第29条 销毁客户档案应履行如下手续。
1. 超过保存期限的档案，由客户服务部档案管理人员登记造册，经客户服务部经理和档案形成部门领导共同鉴定，报客户总监批准后，按规定销毁。
2. 经批准销毁的档案可单独存放半年，经验证确无保留价值时再行销毁，以免误毁。
3. 销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将待销毁的文件另作他用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁登记表上签字。
第5章 附则
第30条 客户档案的修改、更新。客户发生重大变动事项时，应及时修改客户档案资料；客户与本企业的业务交往、客户的年度业绩报告、财务状况报告应及时更新。
第31条 本制度由客户服务部客户信息主管制定、修订和补充。
第32条 本制度呈报总经理审批，自颁布之日起执行。
营销部门大客户资料管理制度
客户档案是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户关系有关的流程的所有信息的总和。它包括客户的基本情况、市场潜力、发展方向、财务信用能力、竞争力等有关客户的方方面面。以客户为中心的资源是酒店的一项重要资产。建立客户档案的目标是为了缩减销售周期和销售成本，有效规避市场风险，寻求扩展业务所需的新市场和新渠道，并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善酒店的经营有效性。所以建立客户档案应侧重于为方便酒店销售工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策，赋予最大化客户收益率。
一、收集客户档案资料
建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料，以及客户本身的内外部环境信息资料。档案收集不是老总一个人或是丢给几个业务人员就能做的出来的，而是要全员投入，根据各人所掌握的资讯状况，各划一块去分头收集整理。它主要有以下几个方面：
1、有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本酒店交往的时间，消费种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。在酒店内的一些客人表现出对酒店的态度和意见，则要通过各部门来收集，可做为针对性服务或改善服务的方向准则。
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2、关于客户特征方面的资料，主要包括客户所从事工作的市场区域、业务范围、公司销售能力、发展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等。其中对大客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息。这样可针对客户公司的经营动态对酒店进行有针对性的推销。
3、关于与竞争对手的关系及安顺市行业发展趋势。其中对于客户的“市场流向”，要准确到每一个“订单”；与竞争者的关系要有各方面的比较数据。这样有利于销售部门对酒店在每一阶段整体市场大趋势的了解和把握。
4、关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题，酒店销售战略、未来的展望。客户公司的形象、声誉，财务状况、信用状况等。
二、客户档案的分类整理归档
客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断的更新，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据会馆基本的销售运作程序，可以把客户档案资料分成六大类，编号排列定位并活页装卷。
第一大类，客户基础资料，包括：客户入会登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、客户背景资料、客户签协议时的一切初始资料（包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告）。
第二大类，客户与酒店签订的合同、协议情况，包括：历次签订合同协议记录，具体合同协议文本。合同协议要按签订的时间先后排列。 第三大类，客户的欠款还款情况（签单客户），包括：客户还款计 2
划（签单合同），客户信用额度，历次欠款还款情况，欠款还款协议，延期还款审批单。其中对于直接外销客户，还应有付款方式、授信金额抵押保证登记。
第四大类，客户投诉、折价情况，包括：折价审批，投诉折价原因，责任鉴定，退协议基本资料及退协议原因说明等。
第五大类，同行业发展趋势，包括：与我酒店同档次的酒店的基本情况，现行促销方案，提成方式等一系列行业动态。
第六大类，极端内部人员促销方案，内部人员销售记录，提成情况。外联促销人员促销方案，外促人员的促销记录、提成记录。
以上每一大类都必须填写完整的目录，并编号，以备查询和资料定位；客户档案每年分年度清理、按类装订成固定卷保存。每位客户经理在各大类中均有自己独立的卷章。
三、档案审批
1、客户经理在提交档案前要认真审核、校对确保档案的真实准确性。
2、所有客户档案均需有客户签名、经办人、直接领导审批签字方可入档。
四、档案的查阅
1、每位经理有权随时查阅自己所负责客户的档案记录。
2、总经理、销售部经理有权查阅酒店所有客户的档案记录。
3、其它部门经理需查阅客户档案时，需有销售部经理或总经理的审批方可查阅。
客户档案属酒店保密资料，严禁外泄。
五、档案的增加、修改、删除与管理
行业在发展，消费者的消费理念在不断的更新，不断的理性化，所以档案资料也要不断的更新。以便更好的确立酒店正确发展方向。
1、档案的增加，对于客户在建档时不完善的资料进行补充，新的行业发展趋势，竞争对手的最新动态等。所有酒店员工都有及时提供资料和完善客户档案的权利和义务。
2、档案的修改，在建档时客户资料难免有差，所以及时的发现修改是极为重要的。对客户档案进行修改前要得要销售部经理的同意批示，并在留存修改记录，和修改原因。
3、对错误和过时行业情报、死档进行及时的删除。删除时需有销售部经理的同意批示，删除原因。对确定删除的资料也要有一个月保留期，确定删除时再进行彻底删除，以免误删除有用资料。
4、销售部会同其它一线部负责人每月召开一次客史档案补充更新会，确定月度重点关注的客人名单。每季度召开一次消费分析会，并根据客户消费情况，对其进行各类客史档案动态转换，并做好各类客户上半年、下半年及年度消费的分析会议。
六、设立日常档案
对日常运营中一些重要数据资料进行归档，如各级会议记录，日常来信 传真，客户预订记录，客户访问表同，日销售报表，周销售的报表，月季年销售报表及计划总结，散客的表扬、投诉及处理意见，各大活动方案的计划、实施、收效等文献档案。日常档案要时时更新，重要记录及时归入各大类档案中。
七、“两套制”
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝(纸文档)存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸和电脑储存两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
八、如何利用和完善客户档案
酒店通过建立客户档案资料，加强主要客户和潜在客户管理，其目的是为酒店销售工作服务，着重在兼顾销售与收款两个目标。因此，酒店对客户档案的利用主要把握以下三个方面，并在利用中不断的补充和完善客户资料。
第一，通过对客户档案中各类市场信息的利用，把握和预测酒店准新策略方针的可行性及风险规避，对寻找、挖掘新客户起积极的参考作用。所以对于会馆建立客户档案，在收集客户背景材料时，不仅要充分了解客户的喜好和消费能力；还要了解同等酒店在经营中的失败案例，相关的法律法规行来发展趋势等，在利用客户档案时要整体评价客户的消费水平及意向，分析整体市场占有率和市场份额，以便决
定会馆服务和经营战略的整体发展方向和战略布局。
第二，通过对客户档案中交易状况信息的利用，把握酒店自身管理程序的适应性和市场定位，挖潜堵漏，降低销售成本和经营成本，最大化整合、利用酒店资源。提高酒店服务水平和业内定位，应设法让酒店所有员工知道自己所在岗位的服务流程，并让他们了解自己负责的工作与某些流程有何关联。因为每个流程只要一个环节不到位，就可能导致宾客的不满意或赔款损失，造成不好的影响，流失客源。 第三、通过利用客户档案的交易付款信息和客户背景材料，把握企业销售业务中的赊销比重，同时重视应收帐款管理工作，正确评估客户信用状况，减少交易风险。在判断和列入公司重要客户时，不仅要看其预订量，可能产生的消费费用，更要评价其真正的偿付能力。因此，需要强化信用管理职能，并将信用管理风险的权责合理地分配各经理中去，落实在从开发客户到欠款回收工作的全过程，解决“增加销售额和保证欠款收回”这样一个两难问题。
另外，由于客户档案信息量较大，在利用中涉及会馆的经营、管理、成本合算、财务管理等诸多方面，数据处理的重复性、频繁性大，所以会馆最好导入客户关系管理，辅助通过信息技术的手段集成在软件上面，组合成一套完整的客户档案系统。
公司文件档案管理制度
总则： 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一. 文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）
2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门： 行政部）
7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15．公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16．公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17．公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18．公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20．公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21.各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二．立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
1.平时归卷
1.1 各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
1.2归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
1.3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
1.8卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三．档案保管
1．档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2．胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3．底图入库要认真检查，平放或卷放。
4．库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四．档案借阅
1．借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2．借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3．借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4．归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5．凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6．底图一般不予外借。
五．档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管-理-员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六． 档案保密
1．档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2．不得传播、议论有关机密问题。
3．档案资料不准带到公共场所。
客户档案管理制度 (2)
为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化特别制定以下：
一 档案袋信息填写要求：
.1. 档案袋正面正确清楚填写客户信息：
客户姓名（车主名字）、联系电话、车型、颜色、车架号码（全号）、发动机号、销售顾问、 购车时间，销售途径（填写位置：销售顾问一栏下方）
.2. 档案袋反面正确详细填写档案清单。
二：档案资料装档要求（11件套）按此顺序装订订册。（检查订册完整，无纸张脱落）
1) 客户信息卡
2) 整车出库单
3) 保养手册黄联
4) 销售结算单
5) 汽车销售合同（三联—客户联、销售顾问联、存档联）且需要公司盖章
6) 交车检验单
7) 车辆交接书（存根联）
8) 客户证件复印件（身份证/行驶证）本公司上牌车辆必须有行驶证复印件
9) 车辆合格证复印件
10) 机动车发票复印件
11) 三包凭证复印件
三：档案袋稽核要求及标准
1 合格档案标准
1.1 档案订册完整，无纸张脱落，所需资料齐全，无多无缺。
1.2 客户信息卡填写完整且信息准确，关怀记录完整。（非展厅提车档案只考核客户信息卡填
写完整）。
1.3 汽车销售合同三联必须有公司盖章。
1.4 本公司上牌车辆必须有行驶证复印件。
1.5 信息卡、结算单、身份证复印件、行驶证复印件及机动车发票复印件必须与档案袋正面客
户机动车发票复印件姓名一致。
1.6 出库单、保养手册黄联、交车检验单、车辆交接书、车辆合格证复印件、机动车发票复印
件、三包凭证必须与档案正面车架号码一致。
1.7 档案袋正面信息必须填写完整且准确。反面档案清单必须按照所递交资料进行打钩。 四：档案管理要求
1 档案袋递交期限标准。
1.1 本公司上牌车辆档案袋递交期限为：行驶证发证日期+1日。
1.2 非本公司上牌车辆档案袋递交期限为：提车日期+7日。
1.3 是否是本公司上牌鉴定标准以结算单上的上牌费明细为准。
2 客服部核查档案资料齐全并正确，档案袋信息填写完整且正确后签收。（如信息填写不正确、
档案内资料不齐不正确则退还并记一次不合格）。
3 因特殊原因导致档案袋不合格或无法及时递交，请写《档案袋情况说明》申报客服部备案。流
程：情况说明—销售经理确认情况真实后签字—客服经理签字—总经理签字—备案档案专员。 4 借阅档案必须填写《档案借阅申请单》经部门经理批示同意方可借阅。
五：档案袋稽核方法和标准
六：电子档案及档案袋存档要求及标准
1，客服部对新车客户进行电子《客户信息管理》信息登记存档，对新车客户进行顺序编号，编
号标准以年月日+本月的第X位客户。比如2015年11月的第十三位购车客户编号为20151113。 2，根据《客户信息管理》的信息格式要求将档案袋存档资料信息完善于《客户信息管理》电子
档案。
3，档案袋上交稽核合格后进行存单，根据电子《销售客户信息管理》信息查询此客户的档案编
号，将编号用记号笔填写在车辆编号上方（字体清晰，字体大小以填满车辆编号上方位置）
4，根据档案编号顺序排列档案存档，历史档案按照月份封存与档案箱存档。
七：本制度于2015年6月生效，以新制度为准。
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