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私人采购报销制度
办公室专管人员 负责，办公室主任负责监督。
一、采购：
1．所有采购务必按“货比三家”原则进行。
2．采购金额低于200元可由本制度专管人采购，高于200元务必由专管员及办公室主任共同采购，1000元以上由三人共同采购（其中一名为审计人员）。
3．1000元以上采购务必预先申请审计部审批方可采购。
4．办公用品、生活用品尽量大批采购，并向商店及供应商打折扣。
二、报销：
1．办公室接待备用金预留3500元，特殊情况具体而定。
2．本区域接待费用务必在36小时之内报销，否则财务部门不予以报销（不管任何人、部门审批），经办人员自负。所有的报销务必真实发票。
3．外区域接待的费用在回本公司36小时内务必报销，否则财务部门不予以报销（不管任何人、部门审批），经办人员自负。所有报销务必真实发票。
4．出差费：前往北京、河北办事者，原则上以公交车票、地铁票报销。中、晚餐每人补贴15元。特殊情况经办人员应预先申请于办公室审批。
5．外地出差由办公室预先确定，食住费、车旅费。
6．属于河北、北京的员工回家探亲过节等公司一律不予车旅费报销。不属于河北、北京的员工，公司每年允许报销一次单程机票，单程火车票。无飞机条件的报一次双程火车票，其他车费一律不予报销。
本制度仅供本公司内部使用。
物资采购及报销制度
1. 目标
通过规范物资采购及报销流程，确保采购业务按规定程序和适当授权进行，实现预期目标；加强采购物品与库存相关性，避免库存积压和重复采购；保证报销流程的清晰明确，进一步明确各方责任。
2. 物资采购及报销流程
2.1 提出物资需用申请
2.1.1 以部门为单位，根据生产经营、建设需要和预算，提出物资需用申请。申请应明确所需物资的名称、数量、要求等，必要的进行询价和金额预算，并填写《物资申购单》。
2.1.2 《物资申购单》由申请人填写，首先找库管核对采购物资库存情况，经库管审核确认需要进行采购后，再找部门负责人签核，然后交付采购人员实施采购。
2.1.3 采购人员拿到《物资申购单》后，根据采购物资金额到财务部申请备用金。
2.2 选择确定采购价格及供应商
2.2.1 采购人员依据批准的《物资申购单》，通过询比价等公平、透明的方式实施采购，优先选择有长期业务往来的合作单位。
2.2.2 采购人员采购大额物资，无法通过备用金支付时，需提前与财务部出纳沟通，待物资验收入库后，到财务部出纳处结算费用。
采购报销制度
为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际，统一各部门的报销程序及规定,特制定本报销制度。员工报销时应严格执行公司制定的审批管理制度。
第一条 财务报销凭证的种类：
1、当地税务部门监制的在有效期内的工业企业、商业、服务业等行业开具的发票。
2、当地财政部门监制在有效期内的行政事业性基金票据和收款收据。
3、部门自制并经有关部门主管或指定人员签名（或盖章）的各种款项发放表、现金支出单及收款收据等。
第二条 报销原始凭证的要求：
1、基本要求：真实可靠、内容完整、填制及时、书写清楚。
2、具体要求：
⑴、外来凭证是单位开具的，必须盖有填制单位的公章（指业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等）；是个人的，必须有填制人员的签名或盖章；单位自制的，必须有经办部门主管或其指定人员的签名或盖章。提供合法的票据：经办人员索取票据时，应要求供货方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称，日期，品名，数量，单价，金额，填票人员。正规发票的有效期限是3个月。
⑵、购买实物的原始凭证，经办人、验收人、审批人及用途等项必须齐全，大写和小写金额必须相符，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。
⑶、经有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。
⑷、凭证项目发生错误，应由开出单位重开或更正，并在更正处加盖开出单位的公章（金额错误者不能更正，只能重开）。
⑸、因公出差在外取得的住宿发票，必须开具住宿人姓名、住宿日期、住宿人数、单价、金额及开具单位的公章等。
⑹、凭证的“品名”栏内原则上不能填写诸如“办公用品”、“电脑耗材”之类；“数量”栏内不能填写“一批”，购买物品种类较多时，可按照上述方式开具，但必须附物品清单，应注明物品名称、计量单位、数量、单价及金额，并加盖售货单位公章。
⑺、一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写（本身具备复写功能凭证除外），应使用注明有报销用途的一联作为报销凭证。
⑻、严格执行银行结算制度，减少现金流通量，凡超过现金结算起点的业务，一律采用银行转帐结算方式付款，收款单位的银行户名必须与发票公章一致，否则不予办理付款手续。属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。
第三条 （1）公务借款审批手续：各项公务借款须由部门或工作人员提出申请（填写借款单据），经所在部门主管审签、总经理审批，由财务人员复核后方可办理。借款单上必须注明借款时间、事由、金额、还款时间、借款人和审批人（签字）等。
（2）以现金方式支付、额度超出10000元以上的借款，须提前一天与财务部联系，以便备款；年度预算内数额较大的设备购置、基建工程、零星修缮工程、特殊业务等借款，做出详细的用款计划，经部门主管和公司领导审签后，提前一周报财务部，以合理安排资金。
第四条 财务报销程序
（1）工作人员报帐时，先将票据交部门主管、验收人、经办人审核并签字，再经财务部门主管审批后交会计报销。
（2） 请将要报销的单据事先按照用途大致分为原材料，差旅费,招待费,办公用品等类别,并填写相应的报销单，与财务人员当面核实所计算的金额是否相符。
（3） 差旅费报销须填写差旅费报销单,写明出差人的姓名和事由,若是外出开会请后附会议通知；餐费票据须注明请客事由,人数等；长沙市内出租车票一律不报销。
（4） 购置固定资产的报销需持由部门主管、经办人、验收人签字的发票和固定资产购置计划、合同、验收报告，固定资产入库单以及报帐凭证经总经理审批后方可到财务部办理报销手续。
第五条 财务审批权限
部门办公经费和专项经费支出报销金额在费用报销标准以内（300元以内）的，由部门主管签署意见，财务部审批报销；超过300元，需总经理审批， 超过费用标准的支出，一般不予报销，如有特殊情况，须经公司领导审核批准，方能报销。
第六条 财务部门的权限
（1） 对借款坚持“前帐不清，后帐不借”的原则，如果请款人有尚未结清的借款，无特殊原因，一般不予办理下次请款业务，特殊情况须经公司领导批准。
日常的费用支出一般在十天内进行报帐；借款出差人员回公司后，5天内应到财务部报帐，报帐后结欠部分金额或5天内不办理报销手续的人员欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。
（2） 财务人员依据《会计法》的要求对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理，对记载不准确、不完整的原始凭证应予以退回，并要求按照国家统一的会计制度规定更正、补充。
财务部严格按国家有关财务规定及上述财务审批权限和与各部门的年初预算办理会计
事务，对不符合规定的财务收支一律不予报销。
第六条 报帐时间
（1）采购部日常预借款（现金），每月报2次（月中和月末），要提交相应的原
始凭证，与财务人员留存的借款单进行核销。
（2）银行转帐：每个月6号之前（如遇到假日顺延）与供应商对帐完毕并持相
应的发票以及入库单据报帐，凭证许经过总经理审核方送交财务部会计人员做帐（如遇到总经理出差可以请董事长代劳）与24号 申请付款，并填写好付款申请单送交总经理审核并由财务主管审核无误。在交由出纳付款。
第七条、本制度所指的由总经理批准的事项，如因总经理出差期间，均由董事长审批。 本制度由公司财务部制定并负责解释。
本制度从公布之日起执行！
采购管理制度及报销细则
第一章：总章
第一条：目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
第二条：物品需求管理
第一章：权限划分
1、需求部门：办公室及其他有关部门。
2、范围：
对外采购使用的办公用品、工具和物料等。
3、权责：
（1）需求部门：负责材料、设备及配件、工具、办公用品等申请及验收。
（2）pmc/行政总务：负责采购作业执行及物料采购费用的报销，负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。
（4）财务部：负责费用报销、原始凭证的审核和付款。
（5）总经理/副总经理：负责对物料采购计划、采购供应商及费用报销批准。
第二章：采购流程：
1、办公用品采购：由需求部门填写《物品/项目需求申请表》，汇总到行政部，由行政部统一交总经理/副总经理批准采购，由财务审核拨款后统计购买。
2.工具、材料采购：由需求部门填写《物品/项目需求申请表》，汇总到pmc部，由pmc部统一交总经理/副总经理批准采购，由财务审核拨款后采购统一 wsh-wi-adm-03
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购买。
3.自购：由需求部门填写《物品/项目需求申请表》，汇总到PMC部行政部，由PMC部/行政部统一交总经理/副总经理批准，由财务审核后发款自购。
4、询价比价议价：
（1）询价前必须审阅采购单的品名、规格、数量，了解材料及设备的工程技术要求，遇到问题应及时的与需求部门沟通；
（2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；
（3）寻找3家以上供应商进行询价，对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
（4）在满足需求、保证质量的前提下，选择合适的供应商，进行谈判议价，最终确定成交价格。
5、采购价审批：
（1）零星采购：采购员将市场成交价格报总经理知晓，经批准后执行。
（2）大宗采购：采购员将商定合同价报总经理知晓，经批准后执行。
6、采购执行：由采购员制定采购合同，总经理在合同上签字确认。合同制定完毕后，采购人员应及时追踪合同执行情况，督促供应商及时发货，确保货物能够按时到达。
7、交货验收：采购物资抵库后，PMC/行政部要按照已核准的《物品/项目需求申请表》和《送货单》，仔细核对物资的品名、规格、型号、数量及外包装是否完好无损。
8、使用追踪：货物在使用过程中，相关人员进一步追踪，确认使用中的异常现象。
（1）差异及破损的处理：如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题，要及时向上级反映，同时通知采购部门和厂家代表（如有），共同现场鉴定。
第三章:购买费用支付及报销：
1、自购：
（1）以市场确定价，采取提前现金支付，或提前垫付事后报销。
（2）报销凭证：《报销单》、《物品/项目需求申请表》、《订购合同》发票/付款凭证转交财务部办理报销。
采购报销制度
1、凡各部门、各年级购买物品，必须上报领导审批、登记，并经园长批准方可购买。
2、购买物品由专人负责验收后入库。
3、凡是幼儿园账目报销的票据一定要三人签字（经手人、验收人、领导审批），否则不予报销。
4、教职工因公出差，出差费用按有关规定的文件执行。
5、购买日用品，须由部门主管审批后再经院长同意或签字方可实行，购买大型机固定资产必须有预算，由幼儿园向上级部门打报告，经主管领导批准后方可实施。
6、各类采购由专人负责，并幼儿二人以上进行采购，采购园要了解市场行情，熟悉业务，廉洁奉公，厉行节约，尽可能到批发采购，做到价廉物美。
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