人事档案管理存在问题

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人事档案管理存在问题

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。目我国目前的人事档案管理中仍存在一些问题需要解决。

人事档案管理存在问题

一、人事档案管理存在的问题分析

1、管理模式存在的问题

我国目前的医院人事档案的管理模式以封闭式管理模式为主，这种档案管理模式适用于对本单位的人事档案管理，收集比较集中，便于档案的保密和保护，但范围相对比较小。随着社会主义市场经济的建立和发展，我国户籍制度改革的不断深入，这种封闭式的人事档案管理传统模式逐渐显现出许多问题，主要表现于“门槛”高，利用面窄。当人事档案需要利用的时候，往往需要上级的审批，有时甚至是多级领导的准许。传统的人事档案管理模式限制人员合理流动，阻碍了整个社会的人力资源的合理配置与使用。如果原单位不放手，其人事档案就不能顺利的迁出，没有档案，其在以后的住房、工作、出国等各个方面就会遇到各种问题，有的单位还要求档案相对人交出数额不等的费用来换取档案，给人才的合理流动造成许多麻烦，也导致目前“弃档”“死档”等多种情况的发生。另外，不能有效地实现人才信息的共享与互补，也不能完成人事档案管理http://www.ahsrst.cn的信息化建设。这种“看堆守堆式”的单一人事档案管理服务模式，提供的是“你查我调”的服务方式，在实际需要人事档案的时候，既被动落后又浪费人力资源。这一系列弊端的存在，严重制约了我国人事工作改革的深入进行，也和现在的市场经济发展的客观需要存在着越来越明显的冲突。这种封闭式的管理模式，使我国医院人事档案工作面临着许多新问题，如：“弃档”、“重建档案”等现象。可见，传统的强调“人档不分”、“档随人走”的封闭式、内向型传统人事档案管理制度与模式，是与信息社会和现代人事管理相矛盾的。需要建立的推广应用社会化开放式的人事管理模式。

2、管理手段存在的问题

在信息技术高速发展，人才交流频繁的今天，老一套的人事档案管理方法凸显出了落后性和不适应性。然而目前，大多数医院的档案管理部门还处于手工填写拆装工作状态，缺乏与时俱进的现代人事档案管理设备与技术。虽说有的人事档案管理部门使用计算机等先进管理设备，但其功能没有得到最大的发挥，仅限于名字及档案号的输入、输出与检索管理，没有从根本上解决手工操作速度慢、效率低、易出错的问题。当前，虽说有许多医院开始实行人事档案信息化管理，但由于缺乏系统的理论指导和具体的实践指导，信息化建设过程中出现了许多问题。主要表现在：软硬件基础设施不齐备。很多医院没有专门管理档案的部门，即使由组织或人事部门分管的人事档案，往往也因为经费不到位，造成所需要的基础设施不能配备齐全。还有的人事管理部门即使硬件设施跟上了，但由于档案信息数据库中的数据一般都是按照职工自己填写的内容录入的，往往造成数据不准确，动态信息录入不及时，以至于数据不能反映现实情况，这就造成了数据库信息质量低下，降低了人事档案管理信息系统的使用率和可信度。另外，档案管理的信息化给我们带来了许多的便利，但同时也增加了档案保密和档案安全工作的难度。主观上，由于档案部门档案安全意识和保密意识不强，忽视对档案网页内容的审查和信息的管理；客观上，由于技术原因，电脑病毒横行，黑客大肆攻击，给档案信息安全和保密带来了严重威胁。

二、人事档案管理问题解决措施分析

1、建立集中统一的人事档案管理体制

为了节省人力物力，提高管理水平，防止部分医院之间相互推诿扯皮，而且便于社会利用，提高利用效率，就应结合现代人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部转岗分流的人事政策、全员聘任制的情况，打破原来人事档案的旧管理体制，实行相对集中统一管理的体制。如：县医院的人事档案由这个县档案馆统一管理；省级以上医院人事档案也不应分散在各科室部门，而应相对集中；对于住地集中、性质相近、人数不多几个医院的人事档案，可由联合档案室或档案馆集中统一管理。这种实行较大范围内的集中，可以减轻许多中小医院的负担，可避免或减少因中小医院条件简陋造成人事档案损毁或丢失事件发生。这种集中统一的管理方式不仅有利于维护人事档案的完整与安全，方便社会各有关方面利用人事档案信息资源。而且有利于减少档案管理成本投入，资源可集中使用。有条件的县市也可以统一建立人事档案信息服务中心。把这个地区的医院人事档案始终保存在人事档案信息服务中心，因此，不管人才流动到那里，其档案都是不动的，可以避免人为的阻碍人才的合理流动。这样做，让国家相关部门及时掌握和了解我国医学人才分布和使用的实际情况，有利于提供高质量的社会人力资源信息服务。也有利于提高人事档案管理的规范化和现代化水平，集中过去分散使用的人、财、物资源，建立起人事档案信息化管理的软、硬件平台。有利于增强档案管理人员队伍的稳定性，提高医院人事档案管理人员的业务培训水平。我们要认识到人事档案管理就是整个档案系统的一部分，应接受国家档案事业规范化、标准化的宏观指导，国家档案政策法规对人事档案应同样具有指导作用。

2、建立社会化开放式的人事档案管理模式

社会化开放式的人事档案管理模式在我国已有一定的发展，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，它们不是单纯的管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。但这些人事档案管理机构无论是服务对象，还是服务功能方面都具有一定的地域性和局限性，为此笔者提出以下设想。

对于社会化开放式的人事档案管理模式的建立，教育部学历查询网的做法可以得到借鉴。可以考虑由国家统一建立一个以居民身份证为准入号码（即终身检索号码）的档案管理体系，可称其为“人事档案管理中心”，在一定区域内（省或市）也可设立属性相同二级人事档案中心，集中管理该区域的人事档案。人事档案可以在各级人事档案中心之间流动、传递，在全国形成一个统一的人事档案网。各商业机构、政府部门及社会组织把现有的人事档案通过人事代理的方式都统一输入到该中心来集中管理和开发利用，把许多辞职或被辞退人员的人事档案也从原单位清理出来，实行社会化管理。人事档案管理中心可向所有合法的社会组织开放人事档案。在需要利用人事档案时，通过身份认证的可以到“人事档案管理中心”查阅。但各社会组织在平等享有人事档案服务的同时，也必须承担定期向“人事档案管理中心”输入其所使用的人员在使用过程中所形成的各类档案资料，由“人事档案管理中心”按一定的标准统一归档，并由各级国家档案管理中心为各用人单位提供人事信息和人事材料凭证。由于居民身份证的唯一性，可避免一人多档、重复建档、弃档、毁档等现象的发生，还可与公安、银行、社会保险等部门联合，把有关个人的信息资料全部输入到微机中，建立以学业、才能、业绩、履历、信用为主要标准的“一人一生”式人事档案系统。逐步建立通用性、先进性、标准性、可靠性的人事档案信息库，实现人事信息资源契约化、社会化、电子化、法制化。使人事档案管理由过去的单位管理转变为社会化管理。

3、建立人事档案管理信息化体系

（1）信息基础设施的建设。

基础设施是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是信息网络。医院人事档案管理部门要重视配备先进的计算机等成套硬件设备，为档案系统中大量数据的快速处理，文字图片的扫描及声像资料的录入、网络系统的建设等提高硬件方面的保障。同时，要统一选择适合医院人事特点的档案管理系统软件，以满足档案信息化建设的基本要求。

（2）信息数据库的建设。

人事档案信息数据库中的数据必须与国家档案业务管理相关标准相统一。否则，格式不一、标准各异的人事档案数据条目，是很难实现国家、地区、专业系统的人力资源信息共享目标的，在数据项目设置上可以自行增加一些有本单位、本部门特点的项目。人事档案信息分类数据库的设定内容一般包括编号、身份证号、姓名、性别、民族、出生年月、籍贯、毕业院校、毕业时间、所学专业、学制、学历、学位、个人简历、现住址、联系电话、单位代码、工作单位、科室、岗位、职务、级别、职称、工作时间、现实表现、工作业绩、入何组织、加入时间等信息。这是人事档案信息化管理方面十分重要的基础性工作，是人事档案管理工作所需要的全部基础数据。另外，我们还要注意人事档案信息数据库中数据的更新和收集工作，可以考虑建立动态信息收集网络机构，该机构负责制定人事动态信息收集的内容，及时把信息筛选、传递到人事档案信息数据库中，以保持数据库中数据的采集准确和更新动态信息。

（3）信息安全保密系统的建设。

我们在利用Internet实现人事档案信息资源共享的过程中，一定要重视人事档案信息的安全保密问题。利用先进网络及计算机防护技术对人事档案信息要采取有效的安全保护措施，防止人为破坏和泄密。档案管理人员还要有一定的责任心，要熟知计算机知识，对数据库及时备份，要结合医院的实际情况尽快制定出计算机信息安全与保密方面的具体实施办法，如计算机人事信息档案的安全与保密制度、计算机人事信息档案的安全保密防护办法，真正做到有法可依，有章可循。另外，政府还应制定和完善人事档案在建立、补充、管理、转递及实现档案信息网络化过程中各环节工作的一系列法规制度，以规范人事档案管理，从而将人事档案纳入法规化管理的轨道。

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