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外出差旅费用报销制度

百分网【出差制度】 编辑:郭娟娟 发布时间:2017-06-14 11:48:27

  为了确保公司业务的正常进行,加强公司差旅费报销的管理,特制订差旅费用管理规定,以下是小编为你整理的外出差旅费用报销制度,希望能帮到你。

  外出差旅费用报销制度

  一、 为规范财务管理,严格遵守出差和报销制度,特制定本规定。

  二、 本规定适用于本公司员工公务外出的审批和差旅费的报销。

  三、 出差审批程序

  (一) 出差人员必须填写出差申请单,说明出差理由和行程路线,主管以下人员出差由部门主管审核、部门经理批准,主管以上人员出差由部门经理审核,主管副总经理或总经理批准。

  (二) 出差人员如需借款,须填写借款单,总经理或总经理授权人签字后,按规定在财务中心借款。

  四、 出差报销审批程序

  (一) 部门经理或主管对出差工作效果和差旅费进行审核。

  (二) 财务中心主管会计对出差报销和差旅费的审查、计算,财务中心经理审核。

  (三) 总经理或总经理授权人对差旅费报销的批准。

  五、差旅费报销

  (一)报销要求:

  1、出差人员应在回公司后次日起的5日内到财务部办理报销手续,对于未按期报销的人员,财务部将按每逾期一天扣此次出差所借备用金1%的比例,从次月工资中开始扣除,直致出差人员报销手续办理完毕或备用金被扣完为止。

  2、“差旅报销单”应按所列项目的要求正确填写,上、下车的地点、时间及在目的地的逗留天数,应按顺序如实填写齐全,自带车辆或参加外部会议应作出说明。对于报销会务费的,报销人必须附会务证明单。不按上述要求办理的,财务部不予办理报销手续。

  3、住宿发票应将入住旅馆日期、天数、人数、单价等填写齐全:税务部门印制的服务行业定额发票,应由对方在票面上填写上述内容。否则,财务部不予办理报销手续。

  4、车辆过路费的日期、收费站名称应与出差的日期、途径路线一致;车辆加油发票上应有本车的车号。否则,财务部不予办理报销手续。

  5、“差旅费报销单”只填写车船、住宿、邮电及差旅补助,其它费用(如业务招待、办公、“三包材料”)另外粘贴报销,不得混报。

  6、出差人员为两人以上,同出同归的,必须合并报销;不是同出同归的,不能混报,但要填写差旅费报销分割单。两人(同性别)不能各自单独开房间住宿,确实必须的须报总经理批准,否则,财务部不予办理报销手续。

  7、管理人员与下属或司机一同出差时,所发生的招待、娱乐、赠礼品等费用,应由同行级别最高的管理人员作为报销人办理报销手续,而且该管理人员不得在此项报销的审核、批准栏签字。

  8、报销人应找自己的直接上级(正职)审核,更高一级领导批准。总经理的报销由执行经理签字,执行经理、会计的报销由总经理签字。

  9、出差人员的的报销发票必须与出差内容相符,票证不符的,财务部不予报销。

  (二)、交通费报销标准:

  1、 乘坐车辆标准:

                 项目

        标准

职务

火  车

轮  船

飞  机

汽  车

(不含出租车)

董事长、监事长、总经理、董事、公司副总经理及随行人员

硬   卧

二  等

可  以

据实报销

部门经理及其他人员

硬  卧

三  等

 

据实报销

  2、白天乘坐火车连续超过12小时,夜间乘车(晚8点到次日早上7点)达到6小时的,可购买卧铺票。

  3、乘火车符合坐卧铺条件未购买卧铺票的发补助;新空调车补助票价的30%,乘坐特别快车的按硬座票价的20%发给补贴,若乘坐慢车和直快列车的按硬座票价的30%补助。

  4、夜晚乘坐汽车硬座、轮船四等舱超过6小时;白天连续乘汽车、轮船超过12小时而未坐汽车卧铺和轮船的二等舱,均按每天10元补助。

  5、市内交通费实行包干,每天补助20元,自带车辆不予补助。公交车票、三轮车票、地铁车票、站台票一律不予报销。因特殊情况需要报销的,须经总经理签字后方可报销,同时取消20元/天的补助。

  6、购买车、船票发生的订票费用,每人在总计20元以内报销,超过部分自理。

  7、在车站候车室或轮船室里发生的空调费及存包费,据实报销。

  (三)住宿标准:

  1、 住宿费分类标准: (单位:元)

            包干级别

包干标准

地市标准

董事长、监事长、总经理、董事、公司副总经理及随行人员

部门经理及享受同等级别待遇人员

一般工作人员

各大中城市(含省会城市)

120

60

40

北京、上海及特区

160

80

50

南阳市区各县市

50

25

25

  2、出差人员住宿实行“费用包干、节约归己、超支自理”的办法,凭正规住宿发票报销,住宿发票必须具备税务监制章和开具单位的财务专用章,作为包干依据。若住宿无住宿发票者,按包干最低标准的50%补贴个人。南阳市内的住宿发票原则上不报销。但参加各种会议,有关会务证明者据实报销。

  3、外出安装及售后服务人员,因路途较远,中途须转车住宿或其它原因须住宿的,标准同上。

  4、外出开会,公派外出参加各种短期培训学习的人员报销时须出具会议证明或会议通知,经总经理签字后,据实报销。

  5、其它特殊原因住宿超标的,报销人应书面写明原因(存财务部备查),经总经理或总经理授权人批准后方可报销。

  (四)、伙食补助标准:

  1、出差人员到一般地区伙食补助为15元/天,特区为25元/天,路途按一般地区计算。南阳地区各县市按6元/天(含路途)。

  2、市内学习不报销伙食补助。

  3、外出学习15天以内的短期学习班,按公派出差报销。学习时间在15天以上6个月以下的,伙食每天按10元补助。

  (五)、其他

  1、特区范围:海南省、深圳、珠海

  2、随车押运产品,路途时间不超过两天(含两天)的,产品安装及售后服务人员,除路途按出差办法报销,另外每天增加补助10元;随车押运产品、路途时间超过三天的,随汽车押运人员每人每天补助40元,不再报销押运期间的任何费用。

  3、公司领导批准聘用外单位专家、教授,只报往返路费,不给补助。

  4、出差人员在出差期间因特殊情况所发生的招待费用,必须索取正规发票,由部门经理、主管副总经理、总经理签字后方可报销。但销售人员招待费一律不报销,在其业务提成中列支。

  5、外出开会,取得的会务发票,必须由税务监制章(或财务监制章)、财务专用章,并注明用途,会期不再享受补助费。若会务费不含食宿,必须由主办单位出具食宿费用自理的证明。在南阳开会或学习的,只报销会务资料费,不再给补助。

  6、出差人员在出差地因病住院期间,按标准发给伙食补助费,不再补助交通费及住宿费。

  7、出差天数计算:

  中午12:00前出差的,按一整天计算;

  中午12:00后出差的,按半天计算;

  中午12:00前返回南阳的(以车辆正常抵达时间)按半天计算;

  中午12:00后返回南阳的(以车辆正常抵达时间)按一天计算。

  六、财务报销细则

  1、收据一律不予报销;抬头印有“行政事业单位收据”字样的除外。

  2、涂改或伪造票据一律不予报销,利用票据弄虚作假者,按公司有关制度处罚;对于负责报销的财务人员及负责报销审批的相关管理人员在报销中把关不严的失职行为,除予以通报批评外,并处以直接经济损失20%的罚款。

  2、 超出本规定标准的票据一律不予报销。

  4、差旅费、办公费、招待费、通讯费,按照粘贴单设定的位置分类粘贴,分类是按车船类、住宿类、邮电类、出租车类,其他票据另贴;将票按出差行程顺序,自左向右(禁止线以内)呈长方形均匀粘贴,到右边禁止线为止,以平整为标准,再将本单所贴票据的张数、金额记录(张数、金额涂改无效)即可,不能混贴。

  5、两人以上人员出差,报销差旅费时,应有其中一人统一粘贴,住宿发票和车票统一报销,二者缺一不可,否则一律不予报销。

  6、大写金额要规范(例:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、零),小写不要连写。

  7、大写前面要封口,即画⊙。

  8、发票贴好、算好后先由财务部门会计审核后,再由领导签字后方可报销。

  9、根据《中华人民共和国发票管理办法》,以下发票属于不合格票,财务中心将拒绝接受,不予报销。

  ① 假发票和过期发票(票面上注明实效的发票以及1994年印制的增值税发票);

  ② 非专用的发票(如工业发票开具烟、酒;餐饮发票开具住宿费;商业发票、货物销售发票开具餐费、住宿费等);

  ③ 大小写金额不一致的发票;

  ④ 有涂改痕迹的发票(包括原来项目填写不全,有明显的添加现象的发票);

  ⑤ 没有加盖开票方的财务印章或发票专用章的发票(有效的财务专用章包括收款专用章、现金收讫章、结算财务专用章、财务专用章);

  ⑥ 加盖有印章但模糊不清不能辨认是否是财务印章或发票章的发票;

  ⑦ 同时盖两个单位的财务章的发票;

  ⑧ 前一年发生费用,在次年的2月底之后报销的发票;

  ⑨ 其它不合格发票。

  七、各部门举办的员工组团旅游、外出培训、邀请专家来我公司讲课、培训客户操作人员、ISO2000外审、陪同客人旅游、外购(协)件招标会及产品鉴定会、推介会、投标会、研讨会、学术交流会等,报销时均应列出所有细项开支,存财务部备查。否则,财务部不予报销。

  八、《营销人员管理办法》中另有本规定所不能涵盖的报销规定,为本规定的补充,与本规定具有同等效力。

  九、本规定的解释权归财务部。

  十、本规定自下发之日起执行,凡与本规定相抵触的,均以本规定为准。

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