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公司人事档案整理

时间:2022-11-24 21:07:20 人事档案 我要投稿
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公司人事档案整理

  人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用。以下是小编为你整理的公司人事档案整理,希望能帮到你。

公司人事档案整理

  公司人事档案管理规定范文

  一、目的

  为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的.利用档案资料,特制定本管理办法。

  二、档案管理内容

  1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

  2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

  3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

  4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

  三、档案相关规定

  1、基础管理

  1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

  1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。

  1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。

  1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

  1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。

  1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

  1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

  1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

  1.9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。

  2、档案的查、借阅

  2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

  2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

  2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

  2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

  2.5人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

  3、查、借阅档案注意事项

  3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

  3.2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

  3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。

  4、档案的销毁

  4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

  4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。

  4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。

  四、制定、修订、废除与实施

  本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。

  人力资源部

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  公司人事档案管理规定范例

  第一条 为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。

  第二条 员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。

  第三条 员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

  第四条 人事档案管理员的职责

  (一)、保管员工档案;

  (二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

  (三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

  (四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;

  (五)、为领导和有关部门提供员工的情况;

  (六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;

  (七)、定期向档案室等部门移交档案;

  (八)、办理其它有关事项。

  第五条 人事档案的内容及分类归档

  (一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

  (二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

  (三)、本人自我鉴定,组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;

  (四)、政治历史审查及甄别复查材料;

  (五)、员工参入党、团材料;

  (六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;

  (七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

  (八)、处分、取消处分的材料;

  (九)、任免、工资、职称等材料;

  (十)、学历和评定的`技能等材料;

  (十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。

  第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

  第七条 人事档案的收集、保管和销毁

  一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

  二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

  三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。

  四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

  五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责人、分管领导批准,并编制销毁清册。

  六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

  七、人事档案材料应分类,整理装订成册后方能入卷存档,不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

  八、档案应分类编号后存放,编号应与员工编号统一,防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录,以便查找。

  第八条 人事档案的利用和传递

  一、外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅。

  二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由人力资源部负责人批准后方可查阅。

  三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

  四、建立档案查阅登记制度,对查阅职工档案的情况做好记录。

  五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应提交报告,分管领导批准,严格履行登记手续。

  六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。

  七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

  八、员工被任免中层以上职务,应在任免职务后一个月内移交其档案。

  九、员工调动、辞职,解除劳动合同或被开除、辞退等,已办理离公司手续者,应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

  十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取,并履行登记手续,不准邮寄或交本人自带。

  十一、对转出的档案,必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装,加盖公章和经办人印章。

  第九条 新接收档案,档案材料不全,可不予接收。接收档案后,应将基本档案资料录入计算机内。员工调出,档案材料转出时,应从计算机内注销员工基本档案情况。

  第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

  第十一条 本管理细则由公司人力资源部负责解释。


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