公司人事档案如何建立

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公司人事档案如何建立

　　为确保人事档案的机密性，为人事决策提供信息和依据，公司人事部制定了人事档案相关管理规定。以下是小编为你整理的公司人事档案如何建立，希望能帮到你。

公司人事档案如何建立

　　第一章人事流程

　　一、招聘标准

　　l 公司对招聘员工本着精简原则，可聘可不聘者坚决不聘，无才无德者坚决不聘，有才无德者坚决不聘，真正做到任人唯贤，量才录用，按需录用。

　　2公司招聘员工的主要原则，乃视其对该职位是否合适而定，并以该职位的岗位责任书为考核的原则。

　　二、招聘计划

　　l 各部门需添置人员，需由部门经理填写"招聘申请表"交至管理部，由管理部根据公司有关组织结构规定及人事管理制度制定相应的招聘计划，确定招聘的途径、费用、形式等后，报总经理审批。

　　三、招聘实施

　　l 招聘计划经总经理批准后，由管理部安排实施。(收集应聘人员资料、指定面试人员、安排面试时间、地点及确定面试结果)

　　四、面试流程

　　1应聘人员由管理部进行第一次面试，面试人员将从个人性格、个人能力、个人素质等各方面对应聘人员进行评定，在"面试评估表"上做好相应的记录并确定第一次面试结果。

　　2第一次面试结果分为：回绝、推荐给部门进行第二次面试、其他三项。推荐给部门进行第二次面试的应聘人员将由部门经理对其进行第二次面试。面试人员将从工作经验、工作态度、工作技能及专业知识等方面对应聘人员进行评定，面试评估表"上做好相应的记录并确定第二次面试结果。

　　3第二次面试结果分为：回绝、可以录用、其他三项。经由总经理根据两次面试情况挑选出应聘人员进行第三次面试并最终确定录用人员。

　　4对于未被录用的应聘人员资料将由管理部负责录入公司人才信息库并归档。

　　五、录用、报到

　　l 经总经理批准录用人员，由管理部统一通知其报到及需携带材料.。

　　2新员工应先至管理部报到，按照"员工到任流程表"办理有关手续。

　　六、转正

　　l 试用期规定：试用过程是公司招聘人员的必要环节。自高层管理人员到一般工作人员无一免之。并坚持双向选择、优胜劣汰的原则。试用期为3个月，具体时间由所在部门确定，倘使部门主管认为有必要时，试用期可酌情延长，最长不超过六个月。

　　2试聘期满应转正或部门申请提前转正的试聘人员，由部门经理将其转正申请及试聘工作评价一起提前两周交管理部，由管理部统一报总经理审批。

　　3 经总经理批准转正的员工，由管理部安排与总经理面谈。

　　4 聘用合同的规定

　　1. 凡经公司录用的职员，公司将与每位职员签署劳动合同书;

　　2. 劳动合同书主要包括公司用工的权利和义务，职员的权利和义务，违约责任等内容;

　　3. 员工也可以其他方式与公司签署劳务合同，方式及内容由双方商定。

　　5 转正后的员工由管理部负责建立相应的社会福利和社会保险。

　　七、解聘、辞职

　　l 公司有权辞退不合格员工;员工亦有辞职的自由，但必须按离职流程规定办理有关手续;员工与公司签订聘用合同后，双方都必须严格履行合同。员工不得随便辞职，用人单位不准无故辞退员工。

　　2 辞职：员工转正后辞职必须提前以书面形式通知所属部门(提前一个月以书面形式申请)，部门经理在总经理批准后通知管理部。该人员按"员工离职流程表"顺序办理有关手续，由管理部监督办理完所有手续后，该员工正式离职，其个人资料由管理部保存一年。人事关系应在三个月内调离公司并支付相应存档费用，逾期不转的人事关系将转入其户口所在地的街道办事处。员工提出辞职后一个月内仍算公司职员，需照常上班，否则需向公司支付一个月工资总额作为补偿金。凡未办妥手续擅自离职者，公司按规定追究其法律责任和经济责任。

　　3 辞退：公司辞退转正后的职员必须提前一个月以书面形式通知本人，公司阐明辞退理由。否则公司需向职员支付一个月工资总额作为补偿金。被辞退职员在收到辞退通知的一个月内，仍算公司职员，应照常上班，一个月后应立即办手续离开公司。

　　第二章人事管理

　　一、考勤制度

　　l 工作时间

　　工作实行五天工作制：星期一至星期五工作日。星期六、日和国家法定假

　　日休息。每天工作时间为：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：30

　　2 考勤管理

　　公司考勤员由前台兼任，由管理部管理。考勤员应做好每日出勤的监督，每月1日将上月考勤统计表报管理部及各部门主管。

　　3 请假

　　1. 各部门员工请假2日以内(含2日)的，须至管理部填写"假期申请单"报本部门经理批准交由管理部存档;请假2日以上其部门经理需报总经理批准。部门经理或项目负责人请假需总经理批准。

　　2. 公司员工每月享受一天带薪病假，不得累计。凡虚报请假事由，经公司发现将给与当事人口头警告处分并扣发一定的工资。

　　3. 提前书面请假经公司同意并不计入带薪病假者，将按请假天数扣发当月工资。未经公司同意擅自休假计为旷工，旷工将按其旷工小时数以200%的比例扣发旷工者当日工资并给与书面警告处分。

　　4. 旷工三日以上(含三日者),公司有权作为自行离职处理,一切后果当事人自负。

　　4 迟到、早退

　　1. 员工无故迟于8：30上班、早于17：30下班将记为迟到或早退;超过半小时的按旷工计。

　　2. 凡一个月内达三次(含三次)无故迟到、早退将给予当事人口头警告或书面警告的处分并扣发50元工资。

　　3. 午间吃饭时间不得早于12：00，下午上班时间不得迟于13：00，否则记为迟到、早退。

　　二、休假制度

　　l 员工按国家法定节假日休息。

　　2 有薪假：员工正式聘用在公司服务满12个月后, 享受有薪假待遇。

　　3 正式聘用5年以下的员工可享受一年一次有薪年假7天，以后每年增加一天，最多不超过15个工作日。

　　4 产育假：女员工产假为90天，其中产前休假15天。以下两种情况可适当增加产假天数：

　　1. 生育时难产(如剖腹、破裂)凭医院证明可增加产假15天;

　　2. 独生子女证可增加产假90天;

　　3.产假期间发放工资总额的80%，原有的福利待遇保留;

　　4.产假期间公司将填补其职位，假期结束后，公司内如有同等薪资和职位

　　存在，将优先考虑;否则，公司将另行安排其他工作。

　　5 计划生育假：计划生育假按国家有关规定执行。假期内发放基本工资。

　　6 婚假：在本公司服务满一年且符合国家晚婚规定的员工，可享受10天有薪婚假。在本公司服务未满一年者可酌情处理。婚假天数包括星期六、星期日，但不包括法定假日。

　　7 丧假：正式员工直系亲属死亡，可享受有薪丧假3天。

　　8 休假补充说明：

　　1. 员工在试用、见习、实习期间不享受休假待遇;

　　2. 一年内病假累计超过10天者，其年假为5天;事假累计超过10天者，其年假为5天;

　　3. 女员工产假后，不再享受当年年假待遇;

　　4. 如因公无法休假者经申请公司可以给与补偿或将休假推迟到下一年度使。但不能提前享用下年度休假。如有特殊情况，须经总经理批准。

　　5. 凡符合休假条件的职员，须由公司根据情况有计划地安排休假;

　　6. 上述假期包括公休日(星期六、星期日)，但不包括法定节假日。

　　三、薪资、福利制度

　　(一)薪酬福利原则

　　1、公司的薪酬原则是提供在同行业中具有竞争力的.薪酬水平，即员工的薪酬将保持在同行业人力资源市场的平均水平以上。

　　2、基于公平对待每位员工的原则，根据员工所相应承担的责任和对公司的贡献，以及员工的业绩表现，来确定每位员工的薪酬级别。

　　3、公司将定期与其他同行业公司的薪酬水平作比较，以确保竞争力。

　　4、薪酬、福利制度每年由管理部修订一次，员工的薪酬、福利将根据新的薪酬、福利制度进行相应的调整。

　　5、公司按照"按劳取酬、多劳多得"的分配原则，根据员工的岗位、职责、能力、贡献、表现、工作年限等情况综合考虑其薪酬、福利的调整。

　　6、公司按国家有关规定为员工办理各项保险。

　　(二)薪酬组成

　　员工的月薪酬总额由基本工资和岗位工资两部分组成。

　　(三)薪酬发放

　　1、薪酬发放时间为每月6日(考勤月为每月1日至30或31日)

　　2、员工于每月6日至管理部领取工资单，并持公司为每位员工办理的储蓄卡至相关银行领取并核对，如有异议，及时至管理部查询。

　　(四)加班与加班工资

　　1、加班工资制度及补假制度仅适用于管理部，其余员工及部门主管级以上人员因工作性质和岗位职责要求，在确定薪资水平及奖励计划时已计入可能发生的超时工作报酬，故不另行享受加班工资。

　　2、公司因业务需要，可要求员工在正常工作时间以外或节假日期间加班，公司按劳动法有关规定支付加班工资或给予补假，加班以半天起算，

　　具体方法如下：

　　l 工作日加班工

　　=月薪酬总额 /30×1.5×加班时间

　　工作日加班补假=1.5×加班时间

　　2 休息日加班工资=月薪酬总额 /30×2×加班时间

　　休息日加班补假=2×加班时间

　　3 国定假日加班工资=月薪酬总额 /30×3×加班时间

　　国定假日加班补假=3×加班时间

　　3、出差或客户应酬等交际活动不计加班。

　　4、工作日加班至晚上7：00以后以及休息日或国定假日加班的员工，可申请加班餐贴，费用为8元/餐。

　　5、员工如需加班，应如实填写"加班申请表"，经部门主管批准后，方可按有关制度执行。

　　(五) 奖金计划

　　公司所有正式员工均有资格享受公司的各项奖金计划。奖金计划是根据个人、不同部门等具体核定设计的。公司有权根据经营业绩，随时对奖金计划的设计、发放、对象等作出调整。

　　(六) 社会保险福利

　　员工转正后可享受国家规定的有关福利，以2001年为例投保比率具体如下：福利总额为基本工资的35%，其中公司支付26.5%(养老保险19%、工伤保险 0.4%、失业保险 1.1%、大病医疗保险 6%)，员工本人承担8.5%(养老保险 7%、失业保险 0.5%、大病医疗保险 1%)。公司将随时依据相关法律法规的规定，对具体投保比率作出调整。

　　第三章培训制度

　　员工培训的基本任务是：通过各种形式的培训，使全体员工达到本岗位工作所要求的政治思想、专业知识和工作技能的规范标准，并根据业务发展的需要和现代科枝、管理的进步，适时地对员工进行更新知识的培训。

　　员工培训要遵循"干什么，学什么，缺什么，补什么;学以致用，学用对口"的原则，从实际出发，按需培训，灵活多详，保质保量。

　　公司将努力创造条件，积极支持员工的对口培训，保证员工接受培训的权利和义务。员工参加培训要服从公司的统一安排，培训后为公司服务。

　　一、培训方式

　　l 公司对职工进行的岗位责任培训、规章制度的培训以及基本素质的培训。

　　2 公司独立举办或与其他单位合办的各类专业知识、外语培训班、专题讲座等。

　　3 信息行业新技术认证培训班、研讨班、短训班。管理科学研讨班、短训班。

　　二、培训组织管理

　　l 员工培训由公司总经理领导，管理部负责具体组织实施。管理部负责的培训工作：

　　1. 根据公司的要求及部门主管编制的员工培训计划，制定、修改员工培训方面的制度和长短期规划。

　　2. 建立员工知识结构、教育背景及培训档案。

　　3. 收集IT业培训合作伙伴及其培训课程等最新动态。

　　4. 组织举办各种类型的技术讲座、管理知识培训班、外语辅导班、重要岗位

　　的专业培训班(含研修、考察、专题讲座)等。

　　5. 组织员工或客户参加外部著名IT公司、培训机构组织的专业培训或管理科学培训。

　　6. 与国内外著名大学合作，组织并管理公司所需相关专业的研究生班，并

　　积极吸纳优秀人才加盟公司。

　　7.转岗人员的培训。

　　2 各部门负责的培训工作：

　　1、协助管理部贯彻执行公司有关员工培训的制度和规定。

　　2、根据公司要求，制定本部门员工培训计划，并向管理部反映员工对培训工作的意见和要求。

　　3、对本部门的员工进行相关业务知识的培训和考核，并将培训计划和培训考核结果报管理部。

　　三、员工参加培训的条件

　　l 除公司安排的培训外，其参加的各类培训学习，不应占用工作时间，公司不予报销费用。

　　2 对品德素质好、工作成绩突出、具有培养前途的员工，经公司总经理批准，可优先安排参加各类培训并提供所需费用和时间。

　　3 对工作不努力或不安心在本部门工作的员工不予安排在职培训。

　　四、培训的审批程序

　　l 公司安排员工参加的各类培训，须由部门主管报管理部核批备案并报总经理审批。经批准后，派出参加培训的员工需与公司签订培训协议;

　　2 由公司统一安排的员工培训，参加人员须由公司有关部门推荐，核报总经理审批同意。参加培训的人员需与公司签订上述培训协议。

　　五、培训费用和待遇

　　l 由公司统一安排的各类培训，其培训费待本人提交培训报告、并取得合格证书后，部门给予报销。培训不合格者，学费自理。

　　2 员工参加各类培训班学习期间，工资、奖金和福利待遇按公司有关定办理。

　　六、员工培训的奖惩

　　l 员工参加业余学习所占用的考试时间，每门课程不应超过一天，并经公司总经理批准。未经批准占用的工作时间，按旷工处理。

　　2 参加培训的员工有义务在公司内传授所学内容，经管理部审查确认质量后，公司将给予表扬或奖励。

　　3 员工参加培训的专业、时间、形式、成绩、培训总结及费用开支都要详细、准确地计入员工培训档案，作为员工晋升、评聘专业技术职务及今后继续培训的重要依据之一。

　　因个人原因要求辞职、调离公司工作的，本人必须按培训协议全部或部分退还公司所支付的国内外学习费用。

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　　人事部人事档案规定条例

　　一、目的

　　为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

　　二、范围

　　本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

　　三、职责

　　3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

　　3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

　　3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

　　3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。

　　四、人事档案管理的内容

　　4.1 员工人事档案归档及管理:新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。归档的流程为首先对新的`员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

　　4.1.1确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

　　4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

　　4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

　　4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后;对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失;发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等;检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

　　4.3 转递(员工异动)：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

　　4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

　　4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

　　4.5.2 人事档案统计信息要及时更新,人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

　　五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

　　六、相关支持文件及记录

　　员工应聘申请表

　　转递人事档案通知单

　　员工离职通知单

　　员工人事档案统计表

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