人事档案调研报告

人事档案调研报告

关于南宁市干部人事档案工作的调研报告

为进一步提高我市干部人事档案管理水平，推动干部人事档案工作目标管理达标升级活动的全面开展，组织部对全市干部人事档案工作的基本情况进行了调查摸底，并抽调人员组成调研组，到未评定干部人事档案目标管理等级的县、区委组织部、人事(劳)局，部分市属单位开展工作调研。从调研的情况看，全市干部人事档案工作的总体情况比较好。但是，与干部人事档案工作目标管理达标升级的有关要求相比，还存在一定的差距，有待于进一步加强和改进。

一、干部人事档案工作调研基本情况

结合我市管档单位较多的实际情况，此次干部人事档案工作调研通过面上调研和点上调研相结合的方式进行。

（一）面上调研

在全市386个县、区和单位发放《干部人事档案工作基本情况调查表》，其中县区12个，市直机关事业单位97个，市管企业19个，二层管档单位258个。

截止2009年，全市386个管档单位共管理干部人事档案350894卷(含各级人事代理机构管档数)，其中干部档案242106卷，工人档案108788卷;已审核整理的档案65906卷，其中在职干部50249卷，离退休干部15657卷。管档500卷以上的单位80个;管档50卷至500卷的202个;管档20卷至50卷的38个;管档不足20卷的66个。

管档单位中，有367个实现了库房"三铁"(即铁门、铁窗、铁柜)，占管档单位数的95.1%;有14个单位实现了"三室分开"(即档案库房、办公室、阅档室分开)，占3.6%。有105个单位实现了"二室分开"(即档案库房分开，办公室与阅档室合一)，占27.2%。

（二）点上调研

在面上调研的基础上，组织部重点选择了50个有代表性的县、区，单位开展点上调研，其中，县、区委组织部8个，市直部委办局、开发区29个，二层管档单位[含县(区)人事(劳)局]13个。调研侧重从干部人事档案工作的机构设置、人员配备、经费投入、库房建设及设施设备的配置情况;干部人事档案的管理体制;干部人事档案管理部门履行职责和建立健全有关制度的情况;在干部人事档案收集、整理、利用、转递及信息化建设等方面的情况;开展干部人事档案工作目标管理达标升级活动的情况，存在的突出问题;开展宏观业务指导的情况等七个方面进行全面深入地了解。

点上调研共邀请有关单位领导、部门负责人及主管部门、二层单位档案员220多人召开座谈会37个，发放《干部人事档案工作调查问卷》50份，抽查干部人事档案100卷，检查档案库房50个。座谈中，与会人员提出有关干部人事档案工作的意见建议近百条(大部分意见相类似)。

50个调研单位中，管档500卷以上的单位19个;管档50至500卷的27个;管档20卷至50卷的1个;不足20卷的3个。实现"二室分开"的15个，"三室分开"的2个，按照目标管理的要求，库房面积达标的17个。

二、我市干部人事档案工作的特点及存在的主要问题

（一）特点

1、领导比较重视。一是组织机构健全。各管档单位由分管干部工作的领导直接抓干部人事档案工作，均配有专(兼)职的档案管-理-员。从点上调研的情况看，有35个单位成立了工作领导小组。二是经费基本到位。大部分单位近年来都下拨了专项经费添置相关的设施设备。三是部分单位的达标升级活动正在稳步开展，制订工作方案及经费预算，并抽调人员开展档案的收集、整理和归档工作。

2、硬件配备基本到位。一是从面上调研情况看，绝大部分管档单位的档案保管都具备了"三铁"。二是"六防"设施基本到位，大部分单位配备了密集架或铁制档案柜及计算机、空调、温湿度计、灭火器等设施设备。

3、管理制度比较健全。点上调研的单位大部分都建立了查(借)阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度，管理人员职责和送交档案材料归档工作制度。部分单位做到了制度上墙。平时工作基本能做到按制度办事。

4、基本按照要求进行收集、整理和装订。点上调研的单位大部分能按《干部人事档案材料收集归档规定》的要求收集各种应归档的材料，建立有收集网络;按照《干部人事档案整理工作细则》的要求进行整理，分类基本准确，加工比较合理。

（二）存在的主要问题及原因

1、部分单位抓工作不积极主动，人员配备不到位，经费得不到保障。有些单位领导对干部人事档案工作还存在"说起来重要，干起来次要，忙起来不要"的观念，对干部人事档案工作抓得不紧，不积极主动开展干部人事档案工作目标管理达标升级活动。工作中还存在有人管但管不到位，专职不专，兼职不兼的情况。档案管理专项经费不到位，还存在计算机、档案柜等设施设备陈旧、缺配的情况。

2、分级管理体制不够合理，档案管理不到位。这一不合理现状主要存在于县、区。有的县、区委组织部管理所有机关事业单位干部的档案，管档数特别多，如横县组织部管档8398卷，上林县组织部管档5715卷;有的只管理机关(含参公)干部档案;有的只管理科级干部档案。有的县、区委组织部因库房、人员等条件的限制，未按分级管理的要求将档案管理权限下放到人事、教育、卫生等部门实行相对集中管理，导致管理不到位。

3、档案库房达标率低。从面上调研的情况看，库房实现"二室分开"、"三室分开"的单位仅占全部管档单位的30.8%，点上调研的比例也只有34%。许多单位特别是市直机关单位受办公场地的限制，干部人事档案与文书档案共放一室，还有部分单位将干部人事档案放在办公室内，这样非常不利于干部人事档案的保管保护。县、区的情况也不容乐观。个别县、区的管档单位管理上万卷档案，但因库房太窄，档案都已堆到天花板。还有的档案库房陈旧，未安装铁窗，天花板漏雨，没有落实专项资金进行维修。

4、利用计算机管理干部人事档案信息化程度太低。从点上调研的情况看，大部分单位没有利用计算机辅助管理干部人事档案工作的意识，即使意识到了，也没有下定决心花费人力和物力去建立干部人事档案信息库;即使建立信息库了，也没有对信息进行及时更新。全市在实行计算机管理干部人事档案信息方面还停留在比较初级的阶段。

5、案卷整体质量不够高。从点上调研的情况看，近半数的单位档案案卷的质量不够高，材料收集不齐全，手续不够完备，整理装订不够规范，个别单位还存在2004年以来的任免、工资、年度考核材料均未收集的情况。材料收集不齐全除了区划调整、机构撤并等客观原因外，主要是有关领导及档案员对补缺档案材料工作存在一定的畏难情绪，没有形成长效的工作机制，不主动与相关部门加强沟通联系，共同建立收集网络。

6、单位对档案管-理-员的关心爱护不够。一些单位经常抽调档案管-理-员参加其他工作，本职工作没有连续的时间完成。另外，对档案管-理-员的政治、生活待遇关心、落实不够，没有调动起他们的工作积极性。

7、档案员整体素质还不够高。近几年来，各单位档案员变动较大，一些到龄退休，一些调整了工作岗位。部分新任的档案员自学能力还不够强，工作中存在一定的畏难情绪，对开展达标升级活动的积极性不高，不主动熟悉新业务。各级管档部门基本上没有组织过专业知识培训，传帮带、衔接工作不到位。部分档案员对档案的重要性，管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应岗位的工作需求。

8、干部人事档案管理的整体水平参差不齐，发展不平衡。对干部人事档案工作重视的单位，制度执行到位，档案管理有序、规范，干部人事档案信息完整。部分单位的管档现状不容乐观：有的单位面上重视了，实际工作中没有能及时收集、整理和装订档案材料;有的单位只有几十卷档案，管理却十分混乱，近十年的材料都没有审核整理。

9、县、区委组织部对二层管档单位的宏观指导力度不够。大部分县、区委组织部都能把档案工作列入本部工作日程，但有部分县、区对人事(劳)局、教育局、卫生局的干部人事档案工作的宏观指导和监督不到位，对基层干部人事档案工作不了解，导致个别二层管档单位的档案管理比较混乱，甚至出现了由非党员的临时工管理人事档案的情况。

三、思路对策

为进一步加强干部人事档案管理的规范化、科学化、制度化，有效提高此项工作的整体水平，针对调研中发现的问题，提出以下思路对策。

（一）对全市干部人事档案工作的思路对策

1、规范管理，加大保障力度。一是研究制订并下发有关的规定性文件，进一步明确档案分级管理、经费保障、人员及硬件设施设备的配备，申报干部人事档案工作目标管理等级的程序及条件，为开展达标升级活动提供依据。二是加强与各管档单位特别是县、区的沟通联系，为基层多争取经费保障、人员配备等方面的支持，并及时掌握基层干部人事档案工作的动态。

2、提高素质，加大培训力度。举办全市干部人事档案工作业务培训班，邀请自治区党委组织部有关领导对档案的收集与鉴别、整理与归档、保管与保护等内容进行培训，并开展分组交流和研讨。定期不定期组织各单位档案员分批到组织部干部档案室进行跟班学习，提高实践技能，促进相互交流。

3、加强指导，加大申报力度。有计划有步骤地开展干部人事档案工作目标管理达标升级活动。抓好第二批申报等级工作，继续开展调研摸底和指导，在2010年带动第三批、第四批申报等级单位全面开展干部人事档案目标管理达标升级活动。

（二）对各管档单位干部人事档案工作的思路对策

1、加强领导，增加投入。要改变干部人事档案管理较为落后的状况，首先应加强对各单位干部人事档案工作的领导，把做好该项工作列入单位工作的议事日程。其次是加大资金投入。要加大资金投入的力度，有条件的单位应配全档案所需的设备设施，提高档案信息资源开发利用的速度。定期检验维修库房内必要设备设施，努力改善干部档案管理的保管保护条件。

2、提高-干部人事档案管理队伍人员的素质。一是各单位应选调那些政治可靠，作风正派，责任心强，具有大专以上学历的中共-党员和优秀干部来从事干部人事档案工作。二是档案员应保持相对稳定，用主要的时间和精力做好档案工作。只有这样，他们在档案工作岗位上才能够有一定的业绩，档案工作才能有成效。三是要定期加强档案员的业务培训，组织参加各级举办的业务培训班、档案知识讲座、经验交流会等，并采取"走出去，请进来"的办法提高档案员的业务水平和工作能力。四是要关心档案员的学习、工作和生活，解决他们的后顾之忧，在评职称、提拔等方面，给予更多的关心和照顾。

3、提高-干部人事档案管理的质量。一是坚持"标准化"整理装订干部档案，整理过程中要抓好材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料切订上求好、验收入库上求严"四个环节"。二是加大档案材料的收集归档力度。目前，档案案卷的质量不高除了整理装订不规范的原因外，更主要的是材料缺失严重。主要从以下几个方面开展工作：建立收集网络，和有关单位普遍建立起工作联系;建立一支档案收集员队伍，把产生档案材料的部门的工作人员都纳入其中，参与材料收集工作;建立常规联系制度，经常沟通材料渠道，变坐等材料为主动索要，坚持定期和有关单位联系一次，询问材料情况，督促各单位材料形成和上交速度;建立走访制度，变单纯收集为主动指导，使各单位形成的档案材料能够保证质量;掌握材料形成的规律，提高收集工作的效率。

4、建立健全干部人事档案管理制度。一是建立干部人事档案管理的各项制度，确保档案的安全。二是坚持执行各项制度，用制度约束和规范干部的行为。对干部人事档案有无建立名册，查阅借用有无履行登记，转递手续是否完备，库容室貌是否整洁等工作加强检查，并应作为干部档案管理的重要内容，使其真正落到实处。

5、建立干部人事档案数据库。逐步开展干部人事档案工作信息化建设，加强计算机的辅助管理，切实提高工作的质量和效率，实现干部人事档案信息资源的有限共享。

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