办公室如何精细化管理

时间:2023-02-03 09:35:15 振濠 精细化管理 我要投稿
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办公室如何精细化管理

  精细化管理是一种理念,一种文化。它是社会分工精细化、以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。下面是小编给大家整理的关于办公室如何精细化管理,欢迎阅读!

办公室如何精细化管理

  办公室如何精细化管理 1

  丰台局队办公室承担着服务大局、服务决策,沟通上下、协调各方等多项职能,事务繁杂、任务繁重。为更好做好2017年各项工作,局队办公室树立精细化管理理念,把握精细化管理内涵,营造精细化管理氛围,为办公室各项工作起好步、开好局。

  一、“精”,即精益求精,是做好办公室工作的目标

  树立精益求精、尽善尽美、追求卓越的态度和意识,工作中高标准、严要求,力求把每一项工作做成精品工程,实现办文出精品、办事有章法、办会无差错。

  二、“细”,即把握细节,是做好办公室工作的要求

  在工作中不断强化细节意识,养成处理好细节的习惯,时刻秉持认真负责的实干态度,细致做事、细研门道、细探规律,切实把工作想细、做细、查细。把能想到的`想到位、把能做到的做到位。

  三、“化”,即化解问题,是做好办公室工作的前提

  倡导攻坚克难的精神,对待矛盾和问题不回避、不积累、不激化、不上交,善于用新思路、新途径、新办法来控制、解决工作中可能出现的新矛盾和新问题,做到预判到位、处理到位、化解到位。

  四、“管”,即强化管理,是做好办公室工作的手段

  以完善各项管理制度为主题,明确各项工作的责任主体、责任内容,切实做到任务到岗、责任到人,使各岗位的工作人员都能按照岗位职责、制度要求,优质高效地完成工作,形成靠制度管人、靠制度管事、靠制度实现科学管理的好局面。

  五、“理”,即理清思路,是做好办公室工作的基础

  以绩效管理为主线,紧紧围绕局队中心工作,准确把握重点任务,为各项工作顺利进展提供有力保障。充分发挥办公室的服务职能,为领导、为各科、所提供过程化服务、理性化服务和人性化服务。

  办公室如何精细化管理 2

  一、办公室管理精细化的内容与要求

  推进办公室工作科学化、精细化的管理,需做好以下方面的工作:

  1、定岗定责,权责对等。按照“定岗、定责、定标准”的要求,健全办公室工作的责任体系。根据办公室工作职能和流程,科学设置工作岗位。明确界定岗位职责,确定工作衔接的节点和程序,做到分工明确、各司其职、协调配合。按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求,将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位,形成岗位工作规范。

  2、优化流程,保障有序运作。建立科学简约、清晰明了的工作流程,是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提。要借鉴现代管理理论,健全和优化办公室各项工作流程。要根据办公室职能,建立信息调研,使各项工作均依流程运行。在流程设计中要做到目标明确,环节清晰,努力实现各环节间的“无缝衔接”,有机配合,信息共享,既相互促进又相互制约,既提高效率又减少出错率。

  3、实行考核评议,提高绩效。要合理确定考核标准。对一些程序性、易于量化的工作,尽可能设计量化指标;对那些非程序性、主观因素较强的工作,设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法。充分运用信息系统,自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标,辅之以必要的人工方式,人机结合,提高考核效率。通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价。

  4、完善制度,夯实基础。要健全办公室各个环节事务管理的工作制度,避免出现管理真空。要完善督促检查制度,提高执行力。要对现行制度进行认真清理,保留合理的,补充必要的,废止过时的,形成完善、管用、有效的制度体系。

  5、强化保障,改进手段。依托先进的信息技术手段支持,实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化,是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路。

  二、做好办公室管理精细化具体措施

  1、日常管理工作。管理目标:使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化,切实加强精细化管理。

  根据单位实际情况,梳理,整合、修订、补充各项规章制度,审核、编制单位对内、对外的公文。负责公文的承收、登记、传办、存档等。保证公文的时效性和处理的规范性,为领导决策和工作的开展提供保证。

  (1)文件的.制发。包括打印、审核、校对、分发单位下发的各类文件、通知、纪要、通告等。一般文稿由相关处室的拟定清样,向办公室申请登记,填写发文登记表。

  (2)公文处理。负责上级来文,登记、送阅、审签后分类存档。省市其它部门及下属单位来文,登记、签批后送主管领导阅示。

  2、档案管理。管理目标:档案管理流程清晰、规范,提高办公效率,确保档案的安全性及延续性。

  (1)对收发文进行分级、分类、编号登记管理。

  (2)对档案的调阅、借用要按照文件密级规定,实行严格的审批、登记、回收管理。

  (3)电子文档和纸质文档同时保存,其它影音资料重点保管,做好安全保护工作。改善档案室管理条件,引进“档案电子管理信息化”管理软件,提高科学化、精细化、信息化管理的能力。

  3、会议通知及业务接待。

  管理目标:及时、准确、高效。认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、会议记录等。保证及时、准确,不出差错。做好业务接待工作。负责联系各类参观、学习、考察事宜。及时完成领导督办事项,以及督办完成情况的反馈。

  4、办公耗材管理。

  管理目标:降低办公成本,杜绝浪费现象。对于纸张的使用进行严格控制,领用时要造册登记,在不影响工作要求的前提下可将纸张二次使用。对其他单位部门借用打印、复印的情况,需经相关领导审批后,方可登记使用。

  5、加强信息管理。

  目标:上传下达,重质量,讲时效,为发展决策,提供良好企业窗口,树立企业形象。完善单位网站管理。在现有网站基础上改进版面,增加栏目内容。恢复单位原有OA办公自动化系统。运用收发文信息管理系统管理办公室收发文件。

  6、车辆调度管理。

  目标:有效使用车辆,合理控制费用。运用“三秦通”等交费系统有针对性地采取交费的措施,达到不断优化的效果,降低车辆费用。

  (1)集中管理,合理调配。严格按派车单安排车辆,并记录备案。派车单先由用车处室填写清楚用车时间、地点、事由、预计用车时间等,由主管领导审核签字,交车辆主管派车,杜绝公车私用。

  (2)在用车空闲合理安排好车辆的加油、保养、清洗等事项,保证车辆的最佳运行状态。

  (3)加强驾驶员安全教育,确保安全减少事故发生。

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