公司会议管理制度范文
为了进一步规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,公司会对会议制定一些制度。下面百分网小编整理了公司会议管理制度范文,希望对你有所帮助!
公司会议管理制度范文篇一
设立会议制度,实行民主管理,是公司管理程序中的一个重要组成部分。将日常经营管理中所遇到的各类问题通过各层面会议形式,进行横向、纵向的沟通和战略战术研讨,有效的加以检查和指导,同时通过制度的确立,保证公司会议的有效性、连贯性和会议质量,达到会议预期目的特编制此管理文件。
1会议类型
公司会议分为高层会议、管理层周例会、员工大会和年会四类。
1.1高层会议
1.1.1会议组织:常务副总组织召集,总经理主持、副经理(分公司总经理)、总监参加,会后形成会议纪要,并以电子版形式发给参会人员。
1.1.2会议时间:常态下高管会议每月召开一次,时间定在每月最后一个星期五;如遇重大事件或亟待会议研究解决的事项和重大问题时,临时召集。
1.1.3会议内容:
⑴ 通过对阶段性目标及成果的总结和检验,验证经营目标及方向的正确性; ⑵ 研究调整经营战略,决策公司重大事件;
⑶ 决定公司中高层管理人员任免;
⑷ 结合公司发展战略,研究审议组织机构的变动与调整;
⑸ 审议公司规章制度修订案;
⑹ 研究决策公司投资立项、撤项、调整与具体实施步骤和方案。
1.1.4 会议要求:
⑴ 参会人员必须提前作好会议准备,带着工作成果、制约经营发展的问题及解决方案参会;
⑵ 对于公司经营思路、规划以及内部管理有建设性意见或改进建议的,提前一周提交意见建议书,提请会议研究讨论。
1.2 管理层周例会
1.2.1会议组织:企管中心组织召集,常务副总主持,部门经理(含主持部门工作的副职或主管)以上的管理人员参加,会后形成会议纪要,并以电子版形式发给参会人员。
1.2.2 会议时间:每周一8:30——9:30(冬季9:00——10:00)时为法定会议时间。
1.2.3会议内容
⑴ 传达公司高管会议精神;
⑵ 通报阶段性经营成果;
⑶ 各部门主管上级汇报总结上周工作进展及成果,通报一周工作安排; ⑷ 研究解决工作中存在和出现的问题,协调跨部门协作配合事项;
⑸ 重要或紧急工作以及专项工作布置;
⑹ 通报重大工作思路调整和重大人事变动或调整。
1.2.4 会议要求:
⑴ 工作总结与计划由各部门主管领导向会议作详尽汇报,要求统一格式(见附件),汇报内容包括:
A、本部门上周工作落实情况;
B、本部门本周工作安排;
C、一周工作计划要明确责任人、执行人、时间节点、目标成果;
D、目前工作中遇到的问题和难点及初步做出的解决方案;
E、需要其他部门配合解决或公司支持的事项;
⑵ 总结计划定于每周五下班前以电子版形式提交企管中心行政前台工作人员。
1.3员工大会
1.3.1会议组织:企管中心负责组织召集,常务副总主持,运营副总作工作报告。
1.3.2会议时间:员工大会每季度召开一次,时间定在每季度初第一个周五。
1.3.3会议内容:
⑴ 通报公司季度经营状况,季度表彰和嘉奖;
⑵ 通报公司经营战略和目标调整及重大人事变动。
1.4年会
1.4.1会议组织:企管中心负责组织召集,运营副总主持,总经理作年度工作报告。
1.4.2会议时间:每年12月下旬召开全年工作会议,时间定在12月20-28日之间。
1.4.3会议内容:
⑴ 总结公司全年经营管理状况,提出下年战略发展思路和经营目标; ⑵ 年度表彰和嘉奖;
⑶ 公司大联欢。
2会务准备
2.1除高层会议外,其它会务准备由企管中心统一负责,根据会议类型提前做好会议安排;
2.2除管理层周例会外,其它会议提前3天通知到参会人员,并明确会议主题以便做好会前准备;
2.3根据不同会议类型,必要时提前做好会议布置、材料印发等工作。 3会议纪律
3.1为保证会议质量,倡导高效会议,参会人员必须在会前3分钟到达会场,因迟到影响会议不能准时开始者,请站立参会或自觉缴纳罚金100圆整,否则不可入席,无故不参加者按旷工一次论处。
3.2 会议要求提交的材料,必须无条件、高质量按时提交。
3.3会议开始前须将手机调至静音状态,原则上不许接听,特殊情况必须接听时,可短信回复,会议结束后回拨。
3.3会议期间不得随意走动,非讨论时间请不要交头接耳,不得退席。
3.4重要会议不能按时出席者需事先向会议主持人请假,并需指派代表参加,并须提前与代理人员就发言内容进行沟通。未请假、未指派代理人员、未交流的,按无故缺席处罚。
3.5参会期间禁止吸烟。
公司会议管理制度范文篇二
1 目的
为了规范公司会议管理,明确公司会议的申请、审批及组织管理要求制定本规定。
2 范围
本规定适用于公司机关各部门、所属单位的各类会议(含视频会议)。
3 术语和定义
无
4 职责
4.1 办公室(党委办公室)(以下简称办公室
4.1.1 是公司会议的归口管理部门;
4.1.2 负责对机关各部门年度会议计划及会议费用预算的统计汇总,并组织向领导报批;
4.1.3 负责对各部门上报会议申请中有关会议执行的标准、召开会议的地点、发生费用等内容的初核;
4.1.4 负责牵头组织公司一类会议的召开;
4.1.5 协助各会议主办部门组织召开二类会议;
4.1.6 负责公司主要领导讲话等材料统一整理印制发放。
4.2 生产运行处
4.2.1 是视频会议系统的技术管理部门;
4.2.2 负责视频会议设备管理、维护、保养;根据会议要求调试设备,与各分会场保持联系,进行会前点名
4.2.3 负责监测和疏导各条广域网信道的流量,确保影像、音响、网络正常;
4.2.4 负责组织设备管理人员技术培训,为公司各级视频会议管理提供技术支持。
4.3 财务处
负责组织机关及所属各单位会议费预算的下达、调整和考核。
4.4 所属各单位
4.4.1 负责本单位会议的组织召开。
4.4.2 负责本单位各类会议(含视频会议)系统的管理、使用、维护。 5 管理内容
5.1 会议分类
会议实行分类管理,根据会议性质和重要程度,确定参会人员和会期。
5.1.1 一类会议
5.1.1.1 一类会议为公司决定召开的全局性会议,包括:年度工作会议、年中工作会议、专项治理暨迎审工作会等。
5.1.1.2 参会人员视会议内容决定,一般为公司领导,机关部门负责人、各所属单位领导、机关和基层一定比例员工代表,会期由公司领导根据实际情况确定,原则不超过2天。
5.1.2 二类会议
5.1.2.1 二类会议为以公司名义召开的年度专业会议,主要包括:年度HSE委员会工作会议、宣传工作会议、纪检监察工作会议等。
5.1.2.2 参会人员一般为主管领导、机关相关部门领导、所属单位有关领导以及与此业务相关机关和基层的人员。会期原则不超过1天。
5.1.3 三类会议
三类会议为公司领导根据工作需要召集的会议,主要包括:公司领导办公会、生产经营例会以及机关部门根据工作需要召开的业务会议。
5.1.4 受政府部门、集团公司、股份公司委托承办的会议,经公司领导批准,由公司承办的会议,按一类会议管理,由公司所属单位承办的会议,视情况按二类或三类会议管理。
5.1.5 视频会议根据会议性质和重要程度分类,并按类别执行。
5.1.6 所有会议的要求均执行附录A《会议要求》。
5.2 会议计划管理
5.2.1 机关各部门应在每年12月上旬申报下一年度计划召开的会议,申报会议的内容必须经部门主管领导审核。
5.2.2 办公室进行分类统计汇总,报公司主要领导审批后执行。
5.2.3 各单位应严格执行会议计划,未经批准不得擅自召开计划外会议。确因工作需要或不可预见因素必须在计划之外召开会议的',需经公司分管领导审批,办公室、财务处依据审批意见核定会议费用,同时主办部门需向财务处申请追加会议预算。
5.3 会议审批管理
5.3.1 会议召开前10个工作日,由主办单位提出会议申请,填写《会议费用审批单》,并附会议代表名额分配表,主办单位负责人负责审核会议是否需要召开(会议议程)、会议主要内容和参会人员范围等;
5.3.2 财务处负责审核会议的资金使用计划、费用预算,据相关批复批复核销会议费用。
5.3.3 办公室负责初核会议执行的标准、召开会议的地点、发生费用等;
5.3.4 二类会议公司分管领导负责审批;一类会议由公司主要领导负责审批。
5.3.5 在办公楼内召开的各项日常、临时性会议,不列入年度会议计划。各部门需在会议召开前一周提出申请,报办公室,由办公室统一安排。申请使用同一会议室时,以先申请为准。会议当天会议召集单位应安排专人到场,负责会场桌卡摆放、联系与会单位,并做好会议的召集和组织工作。
5.4 会议组织
5.4.1 会议组织分工
5.4.1.1 一类会议及承办政府、集团、股份的会议由办公室牵头组织,负责会议通知起草、会务指南的制作、餐饮和住宿的安排、领导讲话的撰写等,相关业务部门做好有关事项的配合工作;
5.4.1.2 二类会议由各主办部门牵头组织,办公室协助配合;
5.4.1.3 三类会议原则由各主办部门自行组织。
5.4.2 会议资料管理
5.4.2.1 各类会议材料的准备,办公室负责公司主要领导讲话等材料统一整理印制发放,其他专业类材料由各部门自行整理、印制、发放。会议指南及会议汇报材料建议采用统一格式。会议办公用品由办公室统一购置,其费用进入当次会议费。
5.4.2.2 会议资料归档应包括会议申请、会议通知、会议指南、会议签到表、会议材料、会议声像资料的纸质及电子版。承办部门留存会议声像资料作为归档会议资料的一部分,一类及需要专业摄像的会议由办公室负责声像资料的采集。会后承办部门需填制会议存档文件交接单,与各项会议资料一并提交办公室档案室。
5.5 会议费用
5.5.1 会议费用预算包括会议费和需由主办单位统一支付的参会人员住宿费。
5.5.2 会议费包括接送站、餐饮、场租、会标、印刷等除住宿以外的所有费用,主办单位不再另行收取会议费、资料费等其他费用。
5.5.3 会议费标准和参会人员住宿费用标准按照公司《五项费用管理规定》执行。
5.5.4 会议结束后,主办单位凭《会议费用审批单》及有效票据到财务处核销会议费用,财务处按审批的最终确认数核销支出。
5.5.5 会议费预算指标的下达及调整执行公司《预算管理程序》。
6 流程
暂无
7 相关文件
7.1 相关的公司体系文件
7.1.1 《五项费用管理规定》
7.1.2 《预算管理程序》
7.2 相关的法律法规、标准、规范和依据性文件
8 记录
8.1 会议费用审批单
附录
附录 A 会议要求
附录 A
会 议 要 求
一、各类会议的召开应坚持务实、节约、从简的原则,讲求实效,不安排与会议无关的活动。会议文件和材料除特殊需要外,采用普通纸张黑白印刷,不发放各种参考材料、宣传材料及纪念品等。会场安排布置简洁大方,讲求实用。
二、各类会议应当严格控制参会人员范围,不得随意延长会期,不得擅自提高会议标准、超计划开支。禁止将会议费用摊派和转嫁。
三、会议要贯彻精简的原则,会议内容可以合并的提倡一次召开,尽量采用视频会议形式。同时严格按年度计划和预算安排会议和费用支出,避免无计划和无预算先开会的现象。
四、各类会议必须按照HSE规定、保密纪律和宣传报道要求做好相关安排。
五、各类会议应根据会议内容和标准,按照就近方便的原则在公司自有会议设施和附近的石油系统内部的宾馆召开。严格限制在高消费地区、旅游景点召开会议。
六、视频会议要求
1、建立视频会议终端的单位,要指定专人负责视频会议设备管理,并保证人员相对稳定。若人员发生变动,须及时与信息中心联系。
2、与会单位接到视频会议通知后,应及时通知设备管理人员,严格按照规定时间打开视频会议设备,做好会前调试及会场的各项准备工作,确保线路、设备处于良好运行状态,使影像、声音达到最佳效果,会场灯光、环境符合公司对视频会议会场环境的要求。
3、视频会议会前调试及会议期间,各级技术管理部门要有专人在会场值守,及时协调处理各类技术问题;未经许可不得擅自接入其它会场;点名前安静等待,非特殊情况不得抢呼,更不得向会场中播放音乐或聊天;点名后等待期间不得随意退出;会议期间如无发言或未轮到发言应保持话筒静音状态;保证热线电话畅通。
4、各分会场的视频终端及网络带宽管理设备,应保持固定的网络物理线路和固定网址不变,禁止擅自改动。如出现变动应通报生产运行处。
公司会议管理制度范文篇三
一、目的
为加强企业管理,更好地完成公司的统一目标,建立、健全有序的工作秩序,提高工作效率和工作灵活性和规范工作行为,结合本公司实际情况,特制定本制度。
二、范围
全体员工
三、内容 第一条 会议种类
公司月度工作例会、公司周度工作例会、公司的季度会议、公司年度会议、公司经济活动分析会议、各部门月度工作例会、各部门周度工作例会、各部门每日工作例会。
第二条 会议具体安排
第三条 会议流程
1、会前准备:
包括议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言,对会议进程的预测和对策。
议题:不要多于三个。
主持人:主管级以上管理人员(不同层级会议)
记录人由主持人委派,即各部门文员,总经理会议有总经理秘书,行政例会有行政秘书。
将下发的文件要做到准确,有错误在会前要经过修改。
文件要按照与会人数复印,不要造成开会中途文件准备不全。要预先考虑到保密程序。
2、会议通知:
根据会前准备拟定会议通知。
会议通知包括:会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料,以及通知发放方法和途径。
3、会议纪要
由记录人整理会议纪要。会议纪要只记决议,不记讨论过程,个别重要语句可记。
会议纪要一定要有执行人和完成时间。
会议纪要整理后要由会议主持人签发。
如果是连续性会议(如例会),会议上要总结上次会议决议的执行情况。
4、会议流程
第四条 会议管理
1、公司的重要会议由行政部负责计划、布置和管理,实施前必须考虑周详,确定方案,并制定出每个操作步骤,会议结束后,由行政部负责组织各部门相关人员参加及时清理会议室,使会议室保持整洁。
2、各类会议的与会人员应主动参与相关会议。
3、与会人员必须按时参加会议,不得无故迟到。
4、如有特殊原因不能参加会议,须在会议前1天内通知行政部或各部门负责人。
5、如有特殊原因不能准时参加会议,须在会议前1小时内通知行政部或各部门负责人。
6、若无故3次不参加会议者,取消其参加会议的资格。
7、严守会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前,不得私自泄漏会议内容,以免影响决议实施。
8、与会人员按公司规定及时提交周工作报告、月工作报告、年度工作报告及考核报告,并纳入公司对各部门负责人及各级员工的绩效考核中。
9、各类会议均需要做出会议纪要。 第五条 附则
1、会议管理制度由公司人力资源部制订,经总经理审核通过后实施。
2、会议管理制度自公布之日起实行,其他规章制度中如有与此相违背的条款,以此为标准,本制度解释权归属公司人力资源部。
3、生效日期: 20xx年 月 日。 四、附件
1、附件一: 《周工作计划与总结工作考核表》 2、附件二: 《月(或季)工作计划与总结工作考核表》 3、附件三: 《周工作会议纪录表》 4、附件三: 《月工作会议记录表》
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